El papel del administrador del proyecto
Directores de proyectos ...
Desarrollar la gran idea
El primer trabajo del gerente de proyecto es desarrollar la gran idea. No siempre ha sido así. No hace mucho tiempo, se esperaba que los gerentes de proyectos retomaran una idea completamente desarrollada, probablemente un caso comercial completo, y lo convirtieran en un plan de proyecto que podría ejecutarse.
Hoy, el rol del gerente de proyecto ha evolucionado un poco, y es probable que te encuentres involucrándote cada vez más temprano en el proyecto antes de que se convierta en un 'proyecto'.
Trabajará con el patrocinador del proyecto para desarrollar la idea de formar una imagen inicial del proyecto y determinar si es factible.
Unir al equipo
Si su gran idea se considera factible, su siguiente paso será formar un equipo que pueda trabajar para convertir esa idea en realidad. Necesitará varias personas que puedan cumplir diversos roles en un equipo de proyecto .
Idealmente, busca expertos en la materia en cada área funcional, pero también deberá tener en cuenta la disponibilidad. Los gerentes de proyecto no siempre pueden obtener el personal que desean en un equipo porque esos expertos están ocupados en otros proyectos. Si no puede esperar a que estén disponibles, tendrá que trabajar con las personas disponibles.
No necesitarás a todos los involucrados en el equipo todo el tiempo. Algunos expertos funcionales, como abogados o agentes de prensa, solo necesitarán unirse al equipo en puntos relevantes en el camino. Parte de la habilidad de la gestión de proyectos y la gestión de recursos es asegurarse de que les haga saber que están surgiendo sus tareas y ponerlas al día sobre el proyecto tan pronto como se necesite su experiencia.
Organizar lo que va a suceder
Durante el inicio del proyecto y las primeras etapas de puesta en marcha, trabajará con su equipo para definir exactamente lo que se debe hacer. Eso implica establecer una definición clara del trabajo y asegurarse de que todos entiendan los objetivos.
Vale la pena redactar todo esto en términos de valor comercial o beneficios: en otras palabras, explica por qué te estás embarcando en este nuevo trabajo.
Dirige el equipo
Ahora que ha reunido a su equipo y todos saben lo que deben lograr juntos, es responsabilidad del gerente de proyecto asegurarse de que todo el equipo trabaje en conjunto para lograrlo.
¡Es más difícil de lo que parece! Dirigir con éxito un equipo significa negociar los desafíos de desacuerdos, conflictos y estar al tanto de las comunicaciones en todo momento. Tienes que motivar a tu equipo para hacer un gran trabajo, incluso cuando los tiempos son difíciles. También implica el entrenamiento, la capacitación, la tutoría y el desarrollo de las personas que trabajan en el proyecto, incluso si no funcionan directamente para usted. Es un gasto que a menudo se olvida en los proyectos, pero recuerde que las personas se desempeñan mejor si sienten que se les respeta y se les alienta a hacer su mejor trabajo. Si puede hacer de su proyecto un lugar donde las personas crezcan y desarrollen nuevas habilidades, entonces la gente querrá trabajar con usted.
Liderar el equipo también implica establecer y administrar la colaboración en el equipo. Esto podría ser a través de herramientas de gestión de proyectos en línea o reuniones de equipo cara a cara, o algo intermedio. La colaboración y la construcción de un sentido de "equipo" ayudarán a que los recursos de su proyecto se resuelvan cuando hay conflictos o momentos difíciles en el proyecto, como una fecha límite que se presenta repentinamente.
Administrando el dinero
Los proyectos cuestan dinero, y ser capaz de armar un presupuesto de proyecto es una habilidad clave para un gerente de proyecto. Sin embargo, tu rol no termina allí. Debe ser capaz de administrar el dinero y controlar los costos del proyecto en el futuro.
Puedes hacer esto por:
- Desarrollo de estimaciones que cubren todas las tareas del proyecto y los recursos requeridos.
- Trabajar con los expertos en la materia para asegurarse de que sean exhaustivos y completos.
- Usando sus estimados para crear un presupuesto de proyecto.
- Usando su presupuesto para explicarle al patrocinador del proyecto y tener claro cuánto costará el proyecto.
Luego, durante todo el proyecto, puede administrar sus costos a través de un control de costos preciso. Esto implica comparar lo que está gastando en la vida real con las estimaciones y el presupuesto del proyecto que reunió. Afortunadamente, no están muy separados, pero si observa una tendencia a gastar demasiado o estimaciones incorrectas, entonces será lo suficientemente temprano para corregirlo, con un poco de suerte. Solo puedes arreglar lo que notas, por lo que un buen control de los costos es importante.
Consejo de expertos: un buen control de los costos implica algo más que el seguimiento del gasto. También debe controlar la cantidad de trabajo que se realiza en el proyecto. Es la combinación de dinero y tareas completadas lo que le permite ver si el proyecto está gastando más de lo que puede.
Tomando decisiones
Vamos a aclarar una cosa: mientras el patrocinador del proyecto está allí para las decisiones gigantescas, usted es el gerente del proyecto y es responsable de la mayoría de las decisiones tomadas en el proyecto. Incluso los grandes. Incluso cuando no esté tomando la decisión, presentará una recomendación sobre qué decisión cree que debería tomar el patrocinador, porque tiene todos los detalles y ha pasado muchas eras considerándola, y es posible que no tenga la capacidad de hacerlo. ese.
Involucrar a los interesados
No hace mucho tiempo, la literatura de gestión de proyectos hablaba de 'gestión de las partes interesadas'. Hoy se reconoce que no se puede 'administrar' a una parte interesada. Es ingenuo y un poco insultante sugerir eso, así que hablamos de "involucrarlos" en su lugar.
En términos prácticos, las herramientas involucradas no han cambiado; es solo la retórica y la actitud lo que es diferente. Seguirá planificando quiénes son los interesados en el proyecto y si son particularmente poderosos o influyentes en relación con el trabajo que está realizando. Desarrolle un plan de comunicaciones y póngalo en práctica.
La participación de las partes interesadas significa trabajar con las personas afectadas por el proyecto para garantizar que comprendan los cambios que se avecinan.
Lea a continuación: Tratar con partes interesadas difíciles (porque no todos serán fáciles de trabajar).
Entregar los objetivos del proyecto
Harás esto con la participación de tu equipo, y es a lo que todo el trabajo hasta ahora ha llevado.
Ser capaz de cumplir efectivamente con lo que prometió depende de ser muy claro sobre lo que debería ser. Deberá documentar los factores de éxito clave y las medidas que se utilizarán para evaluar si logró lo que se propuso.
Esto debe establecerse en el caso de negocio del proyecto o en el documento de inicio del proyecto (o en ambos, con distintos niveles de detalle). Por lo tanto, debería ser relativamente sencillo ver cuáles son esos objetivos; es menos sencillo asegurarse de que los está entregando.
Una buena planificación, un liderazgo fuerte y la capacidad de ver el panorama general, así como los detalles, serán de gran ayuda.
Administrar la entrega para vivir
Cumplir los objetivos del proyecto no es el final de su rol como gerente de proyecto. Lo más importante al final de la fase de ejecución es asegurarse de proporcionar un traspaso claro y completo al equipo que va a administrar el proyecto en el futuro.
Un buen traspaso significa que puedes dar un paso atrás. Ya no serás la persona indicada para el proyecto, y podrás pasar a tu próximo proyecto sabiendo que el equipo de negocios puede aprovechar al máximo lo que les has enviado.
Comparte el conocimiento
"Lecciones aprendidas" es cómo describimos lo que se aprendió a través del proyecto que podría usarse en otras iniciativas en el futuro. El gerente del proyecto debe tener una reunión de lecciones aprendidas al final del proyecto. Esto ayuda al equipo a crecer y mantener el conocimiento organizacional. En otras palabras, evita que la empresa vuelva a cometer los mismos errores.
Entonces eso es lo que un gerente de proyecto hace todo el día. Su lista real de tareas pendientes puede parecer un poco diferente de esta lista, pero esencialmente todas las tareas allí contribuirán a estos elementos de ser un gerente de proyecto. Es un trabajo amplio y desafiante, pero también es variado y una gran elección de carrera.