10 cosas que todo nuevo gerente de programa debe saber

¿Así que acabas de obtener tu primer trabajo de administración de programas? ¿O desea saber si dar el salto a la administración del programa es una opción profesional que debe hacer? Felicidades, estás en el lugar correcto!

La administración del programa es una elección de carrera gratificante y bien remunerada. Pero también puede ser un rol desafiante.

Aquí hay diez cosas que cada nuevo gerente de programa debe tener en cuenta antes de comenzar el rol.

La gestión de programas no es lo mismo que la gestión de proyectos

En general, se acepta que la gestión de proyectos tiene que ver con la planificación del trabajo, la organización de las tareas y los recursos, el control del proceso y la entrega de un objetivo específico.

Ya sea abriendo una nueva oficina, lanzando una nueva aplicación o construyendo un estadio olímpico, los proyectos tienen un comienzo, un medio y un final definidos y un conjunto claro de objetivos.

Los programas son un poco diferentes. Todavía necesita que las personas organicen las tareas, administren los recursos, trabajen a través de procesos, etc., pero informan sobre usted como el administrador del programa. Hay muchas menos tareas que se completan en un plan de proyecto pero mucho más trabajo estratégico y de construcción de relaciones.

La gestión del programa se trata de mantener todo el cambio transformador en marcha para entregar algo de valor a la organización a lo largo del tiempo. Sin alguien que actúe como gerente de programa, todo lo que tiene es una serie de proyectos que se entregan en momentos aleatorios y sin un tema unificador. El gerente del programa es la persona que lo reúne todo.

Hay incertidumbre ... Lidiar con eso

Los programas son intrínsecamente inciertos. Si bien puedes saber cuál es el panorama, es solo una declaración de visión cuando comienzas.

La ruta exacta de cómo llegar y qué proyectos serán necesarios en los próximos cinco años ... bueno, eso es algo que tienes que resolver a medida que avanzas.

Comenzará con una planificación detallada de lo que sabe y construirá una imagen de cómo abordar el resto mientras se acerca. Extiende progresivamente tus horizontes de planificación y entrega hasta que no puedas avanzar más.

Bloquee el tiempo a intervalos regulares para planear los próximos pasos. También puede utilizar esta oportunidad para asegurarse de que todavía está en camino de ofrecer valor comercial.

Cuidado con Burnout

Si bien un proyecto podría haber terminado en un año más o menos, los programas pueden extenderse una y otra vez. El trabajo de desmantelamiento nuclear en el sitio Sellafield del Reino Unido tiene hitos de entrega hasta 2025 y más allá, por ejemplo.

Los gerentes de programa deben proteger a su equipo contra el agotamiento. No puede trabajar a la máxima velocidad durante ese período de tiempo, así que asegúrese de que los miembros de su personal obtengan el tiempo de inactividad adecuado. Esto debería ser tanto períodos de tiempo más tranquilo en el trabajo con menos entregables y tiempo suficiente fuera de la oficina para las vacaciones.

Administre la baja por enfermedad, mire sus informes de horas extras y esté atento al hecho de que el bienestar de su equipo es primordial si desea recortar el desgaste y mantener a su gente talentosa durante la vida del programa.

Necesita administrar el ritmo

Cuando está entregando un programa que tiene una fecha de finalización distante, necesita administrar el ritmo del trabajo. Es difícil mantener el impulso a lo largo de muchos años, por lo que su papel como administrador de programa es hacer malabarismos con las prioridades y los proyectos para que se puedan entregar productos mensurables con regularidad.

Mezcle las victorias rápidas y el progreso constante hacia los objetivos de la imagen más grande. Esto ayuda al equipo a ver que está avanzando y asegura que hay algunas historias de éxito a corto plazo para compartir para mantener la motivación alta . Finalmente, ayuda a los inversores y al equipo de gestión ejecutiva a ver que se está progresando.

Entrene a su equipo para el éxito

Los programas a menudo ofrecen algo novedoso, único o transformador para la organización. Uno de los desafíos de trabajar en ese tipo de iniciativas es que probablemente no tenga las habilidades internas para poder completar todas las tareas y proyectos requeridos.

Eso está bien y es de esperar. Su trabajo como nuevo gerente de programa es garantizar que pueda mejorar, capacitar y desarrollar a las personas que tiene para que juntos puedan abordar todos los requisitos de recursos.

Puede haber algunas áreas donde solo necesita un cierto recurso por un período limitado. Por ejemplo, no va a entrenar a uno de sus empleados sobre cómo ser un conductor de montacargas si esa es una habilidad que necesita por solo una semana, descargando una entrega de algo. Pero si está transformando la forma en que se gestiona la presencia en línea de su empresa, probablemente sería valioso contar con habilidades de desarrollo de sitios web en la empresa junto con cierta experiencia en redes sociales o en la optimización de motores de búsqueda. Estas son las habilidades en las que la empresa contará a largo plazo.

Tome la decisión sobre cuál de estos debe tener incorporado en el equipo y cuál debe ser subcontratado. Luego, asegúrese de que su programa pueda proporcionar las tareas de capacitación y contratación necesarias para estar listo para administrar los resultados a medida que cada proyecto entrega.

La gobernanza es más compleja

Si proviene de un fondo de gestión de proyectos, el gobierno corporativo no le sorprenderá. Es la forma en que las estructuras de proyectos y programas están organizadas y controladas para garantizar que la toma de decisiones se haga de la manera correcta y que se involucren las personas adecuadas. Es crucial para garantizar que el trabajo se desarrolle de una manera que se adapte al caso empresarial general y ayude a las personas a rendir cuentas.

La gobernanza también es la forma en que la Oficina de Gestión de Proyectos y los altos ejecutivos pueden garantizar que el programa esté en camino de entregar los beneficios, y proporciona una ruta formal para cerrar proyectos o un programa completo si se puede demostrar que esos beneficios ya no serán beneficiosos. ser logrado.

La gobernanza es más compleja en un entorno de programa que en un entorno de proyecto. Las Juntas de Proyectos y los Grupos Directivos normalmente tienen membresía de nivel ejecutivo. Esto es de esperar ya que el resultado final de un programa normalmente es la transformación comercial.

Los programas también tienen un impacto en los procesos de negocio como siempre y en las operaciones diarias de la organización, por lo que la inversión normalmente es significativa, con un impacto de pérdidas y ganancias. Esto también requiere un nivel potencialmente mayor de supervisión que un proyecto de capital.

Agilice el gobierno del programa para su programa asegurándose de tener las personas adecuadas en los roles de toma de decisiones y teniendo responsabilidades claras para las personas en el equipo.

La planificación es mucho más difícil ...

¡Planear un programa es más difícil que planificar un proyecto porque hay muchas partes más móviles, pero se podría argumentar que también es más divertido!

Normalmente, los gerentes de proyecto que participan en el programa unirán sus planes de proyecto. Luego, el equipo de administración del programa se reúne y bajo su dirección, como gerente del programa, los planes están integrados.

Esto es fácil de decir, pero no tan fácil de hacer. Requiere identificar las dependencias entre los proyectos y las tareas del proyecto. Te obliga a ver los requisitos de recursos para todo el programa y a combinar actividades para adaptarlas a la disponibilidad de personas clave. Y tampoco es una tarea única.

Una vez que su plan de programa integrado se haya reunido, puede rastrearlo en un diagrama de Gantt u otra herramienta de software. A medida que los gerentes de proyecto sigan sus proyectos en tiempo real, tendrá que hacer ajustes en el plan del programa, manteniendo a todos informados sobre los cambios y explicando lo que esto significa para su área de trabajo.

... Pero no tienes que planificar cada línea

Como gerente de programa, confía en los gerentes de proyecto para realizar la planificación detallada. No es práctico ni deseable que rastree un plan con miles y miles de tareas.

Necesita una vista enrollada de alto nivel de los proyectos, con detalles suficientes para mostrarle si algo tendrá un impacto a nivel de programa.

La forma más fácil de hacerlo es con aplicaciones de software dedicadas (estas 10 herramientas probadas de software para proyectos y programas son un buen lugar para comenzar). Intentar administrar su programa multimillonario en una hoja de cálculo no será fácil.

Necesita mejorar su delegación

Por bueno que sea en delegar, tener una función de administración de programas significa que necesita mejorar aún más.

La buena noticia es que debe tener un equipo de administradores de proyectos, e incluso puede tener una Oficina de Administración de Programas dedicada para respaldar su cambio transformador.

¡La mala noticia es que quizás no!

Hay mucho trabajo por hacer en un programa, y ​​configurarlo para asegurar que todas las partes móviles se muevan juntas en el momento correcto es un gran esfuerzo. No puedes hacerlo solo y no deberías intentarlo. Calcule cuánto tiempo necesita para iniciar el programa y luego asegúrese de contar con un equipo que lo respalde.

Si no tiene a nadie en la Oficina de Administración de Programas, solicite que alguien sea enviado en comisión de servicios al equipo de administración del programa. Hay mucho que pueden hacer: alguien en una función de coordinación de proyectos estaría en una posición perfecta para entregar la coordinación requerida a nivel de programa, liberándolo para involucrarse con las tareas estratégicas.

No tengas miedo al conflicto

Hay muchos aspectos de los programas. Desde proyectos con partes interesadas difíciles hasta plazos aparentemente imposibles de alcanzar, todos los días le brindarán oportunidades para el conflicto. Tenga cuidado con las cosas que interrumpen el rendimiento del proyecto y esté preparado para intervenir cuando sea necesario para evitar una situación de conflicto antes de que comience .

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