Publicación 01/08/2015
Lo más probable es que, cuando alguien ascienda a su primer rol de administración, sea la primera vez que administre el presupuesto de un departamento.
La mayoría de los nuevos gerentes reciben poca o ninguna capacitación formal sobre cómo desarrollar un pronóstico de presupuesto, realizar un seguimiento de sus gastos o cómo hacer ajustes a mitad de año. A menudo se les entrega una hoja de cálculo o informe de su gerente o del departamento de finanzas, y se espera que sepan cómo hacerlo, o aprenden por ensayo y error.
Si bien el "ensayo y error" puede ser una forma efectiva de aprender una nueva habilidad, sería mejor si un nuevo gerente no tuviera que hacer demasiados errores dolorosos.
Aquí hay algunas lecciones aprendidas de mi propio aprendizaje de prueba y error, que creo que la mayoría de los nuevos gerentes podrían beneficiarse de:
Invierta el tiempo para aprender desde el principio
No hay mejor momento para hacer preguntas "estúpidas" que cuando eres nuevo en algo y nunca lo has hecho. Es mejor preguntar y pasar el tiempo de aprendizaje inicial, en lugar de esperar hasta que alguien tenga que señalar sus errores . Solicite tiempo de su gerente (o predecesor si puede) para revisar la filosofía subyacente, los objetivos generales, el formato y cada línea de pedido. Si su organización tiene una persona de finanzas, pídale a esa persona que pase tiempo con usted también. La mayoría se sentirá halagada y deseosa de compartir su experiencia. Después de todo, si pueden enseñarle cómo hacer las cosas de acuerdo con sus especificaciones por adelantado, más adelante les será menos dolor de cabeza.
Realice un curso de "Finanzas y presupuesto para gerentes no financieros"
Consulte con las escuelas de negocios de su universidad local, bajo "Educación ejecutiva". La mayoría de las escuelas de negocios ofrecen cursos de uno a tres días, sin crédito. Durante o después del curso, tómese el tiempo para revisar el informe anual de su empresa y comprenda los diversos índices e informes financieros.
Administre el presupuesto de su departamento como si fuera su propio negocio
Cuando trabajamos para grandes organizaciones, terminamos tratando el dinero de "la compañía" como crece en los árboles. No es así, y ahora es su trabajo como administrador asumir la propiedad personal de los recursos de su departamento.
Sé un jugador de equipo
De ser posible, revise el presupuesto de su gerente. Si bien es importante hacerse cargo de su presupuesto, su unidad es parte de una entidad más grande. Pídale a su gerente que le muestre dónde encaja su presupuesto y que respalde el panorama general, así como las interdependencias con sus pares. Puede haber momentos en que otro departamento necesite dinero para objetivos que son una prioridad más alta que la suya. No espere a que se lo pidan o que se lo lleven: sea proactivo y ofrezca ayudar a su supervisor. Serás visto como estratégico y colaborativo .
No juegues juegos estúpidos
El hecho de que "todos lo hagan" no significa que no sea estúpido y malo para la empresa. Un ejemplo de un típico juego de presupuesto estúpido que los gerentes juegan es "usarlo o perderlo gastando". Es cuando se está acercando al final del año y su presupuesto se está ejecutando según su pronóstico. En años anteriores, cuando no gastaba demasiado, el presupuesto del próximo año se estableció en función del año real.
Por lo tanto, para no tener que recortar nuevamente tu presupuesto, te vas de compras: compras cosas que no necesitas o las reservas solo en caso de que las necesites.
Haga un seguimiento de sus gastos mensualmente y realice correcciones proactivas
No suponga que "alguien" le dirá cuándo está por encima del presupuesto. De hecho, incluso podría tener que solicitar informes mensuales o hacer un seguimiento usted mismo. No espere hasta el final del año, cuando sea una sorpresa (para usted y su jefe). Para entonces, es demasiado tarde para investigar y hacer correcciones. Sé responsable, mídete e informa de manera proactiva a tu gerente.
Sea transparente e involucre a su equipo
Comparta su presupuesto con su equipo, tal vez incluso involucrándolos en la preparación del pronóstico. Involucrar a su equipo y ayudarlos a comprender el proceso de presupuestación crea un sentido de propiedad compartida y alienta a sus empleados a encontrar formas creativas de administrar los gastos.
Sé estratégico
No solo tome los datos reales del año pasado y agregue el diez por ciento al pronóstico del año próximo. Comience con el desarrollo de una estrategia y objetivos, y luego determine los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos. Si necesita más que el año pasado, entonces prepare un caso comercial para justificar su solicitud de fondos adicionales.
No exagere
Si bien la administración del presupuesto es un rol importante para un gerente, nunca pierda de vista los activos más importantes: ¡su gente! Asegúrate de gastar al menos cinco veces la cantidad de tiempo que desarrolla tu equipo para calcular números.