Cómo encontrar registros importantes de forma rápida y fácil
La única vez que parece pensar acerca de sus documentos importantes es cuando los necesita. Y, a menudo, no puede encontrarlos cuando los necesita porque no tiene un sistema organizado y centralizado para almacenar sus documentos importantes y / o la última vez que los necesitó, simplemente lo arrojó de nuevo al mar de papeles en su oficina en casa en lugar de volver a colocarlos en su lugar.
¿Suena familiar?
Con todos sus documentos importantes repartidos por toda su casa, pierde una gran cantidad de tiempo y energía en su búsqueda. También corres el riesgo de perder algunos de ellos por completo. ¡Pero con unos simples pasos, puede organizar sus documentos importantes en papel en una hora este fin de semana!
Necesitará un archivador pequeño de dos cajones o un archivador colgante portátil, archivos colgantes multicolores (6 colores diferentes), carpetas manila de tercer corte y una caja fuerte incombustible (opcional). O puede comprar una carpeta grande e insertos de pestañas. Una vez que tenga los productos aquí, encontrará los seis pasos que deberá seguir para organizar su documentación.
Primer paso: Reúna todos sus documentos
Antes de poder organizar todos sus documentos importantes, debe localizarlos. Esto a veces es más fácil decirlo que hacerlo.
Verifique su oficina en el hogar como en los cajones y los papeles apilados en su escritorio o mesa. Revisa los montones de papel que abarrotan las encimeras de tu cocina, así como los cajones y cestos de la cocina.
Mire en la cómoda y la mesita de noche de su dormitorio (podría haberlos dejado allí en la prisa de la mañana y haberse olvidado de ellos). Por último, pero no por ello menos importante, revise su cartera o portafolios para encontrar documentos importantes que, por accidente, todavía lleva consigo (opps).
Paso dos: clasifica tus documentos
Los documentos más importantes se incluyen en una de las siguientes seis categorías.
Ordene todos sus documentos reunidos de la siguiente manera:
- Registros de vivienda y propiedad: hipoteca, escrituras de propiedad, proyectos y recibos de mejoras a la vivienda, manuales y garantías de electrodomésticos, información de impuestos a la propiedad, pólizas de seguros y manuales de viviendas
- Registros automáticos: títulos, registros de mantenimiento, pólizas e información de seguros, información de préstamos y registros de pagos
- Registros de salud: pólizas de seguro, manuales de beneficios de seguro médico, explicación de beneficios médicos, facturas médicas, listas de prescripción, información flexible sobre gastos, recibos médicos, directivas médicas, pólizas de seguro de vida
- Registros financieros: estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos, registros de deducción de impuestos, registros de inversiones, registros de préstamos, estados de cuenta de tarjetas de crédito
- Registros electrónicos: contratos y manuales de teléfonos celulares; recibos de compra y garantías para computadoras, laptops e iPads; planes y facturas por cable e Internet; recibo de venta de enrutador inalámbrico y manual
- Registros personales: certificados de nacimiento, certificado de matrimonio, certificado de divorcio, documentos de custodia, información de seguridad social, registros de vacunación, pasaportes, registros del servicio militar, registros de bautismo y confirmación, testamentos, plan funerario e información sobre el lugar de entierro. Si tiene mascotas, también puede incluir sus documentos importantes, como información sobre vacunas y veterinarios en esta categoría.
Paso tres: encuentra tus documentos vitales
La mayoría de sus documentos importantes se pueden almacenar en un archivador común o en un archivador colgante portátil. Sin embargo, hay algunos que realmente deberían almacenarse en una caja fuerte a prueba de fuego o en una opción de almacenamiento externo, como una caja de seguridad.
Los documentos vitales son documentos que sería muy difícil o que requeriría mucho tiempo para reemplazarlos. Pueden contener información personal confidencial que podría verse comprometida en caso de robo o robo. En el caso de que su hogar fuera destruido por un incendio o una inundación, querría que estos documentos vitales permanezcan intactos.
Para la mayoría de las personas, los siguientes documentos serían vitales: información de seguridad social, certificados de nacimiento, pólizas de seguros junto con la información de contacto de su agente, testamentos, títulos de propiedad, títulos de automóviles, su pasaporte y cualquier contrato o acuerdo que requiriera su firma original.
Haga una lista maestra de todos los documentos vitales que coloca en su caja fuerte a prueba de fuego o en una opción de almacenamiento externo.
Paso cuatro: Duplique su billetera
La mayoría de nosotros llevamos información crítica en nuestras billeteras todos los días. ¿Sabes todo lo que está en tu billetera? ¿Qué harías si pierdes o te roban la billetera?
Haga copias de su licencia de conducir, tarjeta de donante, tarjeta (s) de seguro médico, tarjetas de membresía como tarjetas de lealtad de supermercado de gimnasio, clubes de almacén y, lo más importante, todas las tarjetas de crédito y débito (copia delante y detrás). Guarde estas copias con sus otros documentos importantes en papel:
Paso cinco: crea un sistema de archivo simple
Cuanto más simple sea el sistema de archivo, más probabilidades hay de que lo uses de manera constante. Tome cada categoría de documento importante y asígnele un color de archivo colgante:
- Registros de vivienda y propiedad
- Registros automáticos
- Registros de salud
- Registros financieros
- Registros Electrónicos
- Records personales
Agregue la cantidad adecuada de archivos colgantes a su sistema de archivo para la cantidad de documentos que tiene en cada categoría.
Use las carpetas manila y cree una carpeta para cada documento individual dentro de cada categoría. Coloque las carpetas en la sección del archivo colgante coloreado apropiado.
Si compró una carpeta grande de tres anillos y separadores de pestañas, etiquete las pestañas con los nombres de registro anteriores, orquene todos los documentos y organícelos. Si los papeles no deben perforarse con un orificio, perforar una carpeta y colocar los documentos en la carpeta.
Ahora, si el papeleo no es lo tuyo, este puede ser un momento de liberación para ti. Puede escanear todos estos documentos, guardarlos en un disco duro y luego triturarlo todo. Pero use su propio criterio, ya que es mejor guardar algunos documentos. Usa tu mejor juicio.
Mantenimiento en proceso
Ahora que sus documentos importantes están organizados, manténgalos organizados. Cada mes, cuando pague sus cuentas, presente cualquier documento nuevo en la sección correspondiente de su sistema de presentación. Al mismo tiempo, busque los documentos que eliminó del sistema durante el mes que aún podrían estar fuera del sistema de archivos. Vuelva a archivarlos. Al menos dos veces al año, revise los documentos en su sistema de archivo para ver si se puede eliminar alguno. Un buen programa a seguir es el primero del año y al final de cada año escolar.
Con un poco de esfuerzo, puede obtener beneficios a largo plazo organizando sus documentos en papel importantes.
Editado por Elizabeth McGrory.