Consolida todas tus listas en una
- Responsabilidades de trabajo
- Responsabilidades del hogar
- Horarios y actividades escolares
- Diligencias
- Llamadas telefónicas
¿Cómo se hace un seguimiento de todo? Si eres como la mayoría de la gente, no de la manera más efectiva o eficiente que podrías.
- ¿Su oficina está llena de notas amarillas pegadas a cada superficie?
- ¿Tienes listas de tareas por separado? Uno para el hogar y otro para la oficina? ¿O tal vez tienes múltiples listas para cada uno?
- ¿Coges sobres o incluso servilletas para anotar cosas que te vienen a la cabeza mientras conduces?
- ¿Cuántos blocs de notas diferentes hay en su escritorio ahora que incluyen elementos de acción o tareas pendientes? Se honesto.
- ¿Su bolsa está llena de trozos de papel que incluyen tareas pendientes o mensajes telefónicos?
- ¿Qué hay de tu barra de cocina? ¿Está lleno de notas, listas de compras y tareas personales?
Para administrar sus listas de tareas de la manera más eficiente, consolídelas en una sola lista maestra.
El experto en gestión del tiempo Kenneth Zeigler es un gran defensor del uso de una lista maestra. En su libro Organizing for Success , dice: "El propósito de una Lista Maestra es sacar todo de la cabeza. Una lista maestra es un diario de pensamientos y actividades a medida que ocurren. La mente puede organizar lo que necesita para lograr más. efectivamente cuando puede ver todo lo que necesita completar ".
Cómo empezar
- Encuentre la herramienta adecuada: debe encontrar una herramienta que funcione para que capture su lista maestra consolidada. Algunos pueden encontrar que una simple libreta hace el truco. Otros pueden desear utilizar un cuaderno espiral diseñado específicamente para seguir tareas. Considere usar un sistema de notas electrónicas como Evernote.
- Asegúrese de que la herramienta sea portátil : a medida que las cosas se le ocurran, necesita un lugar donde registrarlas, así que asegúrese de que la herramienta que elija sea portátil. Si usa un sistema de notas electrónicas, lleve consigo una pequeña libreta en todo momento para registrar sus pensamientos, ideas, tareas pendientes y compromisos. Puede transferirlos a su organizador de notas electrónicas al final del día.
- Consolide todas sus listas: una vez que haya seleccionado la herramienta adecuada, reúna todas sus diversas listas de tareas pendientes. Transfiera todas las tareas y elementos a su nueva lista maestra. No te preocupes por ponerlos en un orden particular. Simplemente está capturando en un solo lugar todo lo que necesita hacer. No se sorprenda si su lista maestra es bastante larga.
- Agregando a su lista maestra: a medida que avanza a lo largo de su día y piensa en cosas que debe hacer, agréguelos a su lista maestra. A medida que se le asignan tareas, agréguelos a su lista. Cuando sus hijos le cuenten sobre las cosas que necesitan para la escuela, agréguelos a su lista. Cuando piense en los mandados que necesita ejecutar, agréguelos a su lista.
Su lista de acción diaria
Ya sea la noche anterior o la primera cada mañana, revise su lista maestra. Seleccione las tareas, trabajos y compromisos que se deben hacer ese día y transfiéralos a una lista de acciones diarias. Recuerde ser razonable sobre lo que realmente puede lograr ese día. Su lista de acción diaria se convierte en su plan de trabajo para el día.
Mantenimiento en proceso
De manera regular, su lista de tareas ahora funciona de la siguiente manera:
- Usted tiene una lista maestra para todas las tareas pendientes;
- A medida que avanzas en tu día y piensas en tareas adicionales o las tienes asignadas, agrégalas a tu lista maestra de tareas pendientes.
- Cada día, revisará su lista de tareas maestra y transferirá las prioridades de hoy a una lista de acciones diarias.
Periódicamente, evalúa tu lista maestra. Puede encontrar, debido a los cruces y las notas adicionales que se han agregado al margen, que tiene sentido copiar los elementos restantes pendientes en una nueva lista maestra. No deseche la lista anterior. Guárdelo para su revisión histórica y futura referencia.
Al seguir este proceso, descubrirá que es más eficiente, está más al tanto de las tareas y que está haciendo más cosas.