Cuando los equipos de proyecto funcionan bien , pueden hacer mucho. Siempre que un gerente de proyecto tenga un buen plan de proyecto y los miembros del equipo estén dispuestos a trabajar juntos, las cosas tienden a funcionar sin problemas. Se obtienen los recursos necesarios, se cumplen los plazos y la calidad es, al menos, aceptable.
Cuando los miembros del equipo no cumplen con las normas y los estándares acordados, el cronograma, la calidad y el presupuesto de un proyecto se ven amenazados. El pobre rendimiento en los proyectos ocurre de vez en cuando. Cuando lo hace, los gerentes de proyecto deben lidiar con esto de manera rápida y efectiva para minimizar el daño que causa al proyecto. Un mal desempeño no resuelto no desaparece por sí solo.
Es importante seguir los pasos en el orden en que se presentan hasta que se resuelva el problema de rendimiento. Una vez que mejora el rendimiento, un gerente de proyecto ya no necesita seguir los pasos. Si el problema surge nuevamente, el gerente del proyecto puede elegir comenzar los pasos o continuar donde lo dejó. Un gerente de proyecto debe usar el juicio profesional para decidir qué curso de acción tomar. El asesoramiento del patrocinador del proyecto puede ser necesario.
01 Abordar el problema directamente con el miembro del equipo
A veces, las personas no saben que tienen un bajo rendimiento y necesitan que se lo digan. La mayoría de la gente está dispuesta a arreglar problemas genuinos cuando son conocidos. ¿No le gustaría saber si no estaba cumpliendo con las expectativas razonables de un colega?
Lleguen a un acuerdo sobre cómo procederán ustedes dos. Es posible que ambos tengan que asumir compromisos sobre cómo se comportará en el futuro. Por ejemplo, es posible que necesite ser más preciso al comunicar lo que espera, y el miembro del equipo puede necesitar hacer preguntas aclaratorias cuando no comprende lo que se espera. Al modificar su comportamiento, fomenta la buena voluntad del miembro del equipo hacia usted.
02 Dar al miembro del equipo la oportunidad de corregir el comportamiento
Una vez que un miembro del equipo sepa sobre su comportamiento ofensivo, dele la oportunidad de corregirlo. A medida que avance en el proyecto, busque formas de configurar al miembro del equipo para el éxito. Por ejemplo, si ha discutido las fechas de vencimiento de un miembro del equipo, consulte con el miembro del equipo mucho antes de la próxima fecha límite para ver si hay algo que pueda hacer para ayudarlo a llegar a la siguiente fecha límite.
03 Extienda el problema al supervisor del miembro del equipo
Si intentar resolver el problema entre ustedes dos no funciona, el siguiente paso es derivar el problema al supervisor del miembro del equipo. Cuando vaya al supervisor, explíquele el problema de rendimiento y describa los pasos que ha seguido para resolverlo. Si ha hecho un esfuerzo de buena fe para manejar la situación usted mismo, la mayoría de los supervisores estarán dispuestos a ayudarlo.
04 Nuevamente, otorgue al miembro del equipo la oportunidad de corregir el comportamiento
Después de informar al supervisor del miembro del equipo sobre el problema, ahora debe darle al miembro del equipo otra oportunidad de corregir su comportamiento.
En los puntos de este proceso de corrección del comportamiento, puede tener la tentación de repetir los pasos. Por ejemplo, puede llevar el problema al miembro del equipo una segunda vez antes de acudir a su supervisor. A veces, este es un curso de acción razonable. Otras veces, solo prolonga el bajo rendimiento. Cada situación es diferente, por lo que utiliza su juicio y, posiblemente, el asesoramiento del patrocinador del proyecto o su jefe.
05 Extender el problema al patrocinador del proyecto
Si el pobre rendimiento continúa, estás harto. Le ha dado al miembro del equipo oportunidades para corregir el comportamiento, y él los ha desperdiciado. Has hecho todo lo posible para solucionar el problema de abajo hacia arriba, pero ahora es el momento de traer al pegador pesado para arreglarlo de arriba hacia abajo.
Al igual que cuando planteaste el problema al supervisor del miembro del equipo, diseña toda la información pertinente para el patrocinador. Vaya a la reunión con el patrocinador del proyecto sabiendo lo que quiere que haga. Si desea que uno de los pares del patrocinador asesore al miembro del equipo, dígalo. Si desea que el miembro del equipo sea reemplazado por otra persona, dígalo. El patrocinador está allí para apoyarlo y brindarle lo que necesita para que el proyecto tenga éxito. Dígale al patrocinador del proyecto lo que necesita.
Existe una pequeña posibilidad de que el problema no se resuelva con la intervención del patrocinador del proyecto. Si ese es el caso, solicite al patrocinador que pruebe diferentes cursos de acción para resolver el problema. Una vez que el patrocinador haya aceptado abordar el problema, déjelo resolver. Sin embargo, el patrocinador no puede resolverlo si no alerta al patrocinador cuando el problema sigue siendo un problema.