Las habilidades y calificaciones de un secretario legal

El papel de los secretarios legales , también conocidos como asistentes administrativos y asistentes legales, ha evolucionado en las últimas dos décadas. A medida que la tecnología continúa transformando el bufete, los secretarios legales han trascendido los roles tradicionales de tipeo y contestación de teléfonos para realizar actividades de alto valor reservadas para el personal profesional y gerencial, como seleccionar proveedores, administrar relaciones con clientes y redactar documentos legales.

Sin embargo, a pesar del entorno de práctica de la secretaria legal, el tamaño de la empresa o la especialidad jurídica, ciertas responsabilidades básicas siguen siendo las mismas. Para tener éxito en la oficina de derecho de hoy o en el departamento de derecho corporativo, las secretarias legales deben dominar las 10 habilidades a continuación. Para obtener más información sobre el éxito como secretario legal o asistente legal , revise estos rasgos de una secretaria legal exitosa .

  • 01 Habilidades tecnológicas

    Muchos abogados no tienen ni el tiempo ni la experiencia para operar la tecnología de la oficina de abogados. Cuentan con secretarios legales conocedores de la tecnología para realizar una variedad de tareas basadas en computadora, tales como: crear hojas de cálculo, preparar presentaciones, ingresar el tiempo para fines de facturación, crear y escribir documentos, mantener calendarios y realizar el seguimiento de los plazos.

    Por lo tanto, las secretarias legales que sean competentes en una variedad de aplicaciones de software tendrán la mayor cantidad de oportunidades de carrera . Algunas de las tecnologías más comunes que las secretarias legales deben dominar incluyen:

    • Procesamiento de textos
    • Hoja de cálculo
    • Presentación
    • Gestión de documentos
    • Tiempo y Facturación
    • Calendario y Docketing
    • Transcripción
    • Publicación de escritorio
    • Videoconferencia
  • 02 Habilidades Interpersonales

    Las secretarias legales interactúan diariamente con abogados, asistentes legales, personal, clientes, abogados opositores, personal judicial, proveedores y otros terceros.

    Por lo tanto, las habilidades interpersonales y de comunicación de primer nivel son esenciales. Además del contacto cara a cara, las secretarias se comunican por correo electrónico, teléfono y sistemas de videoconferencia.

  • 03 Habilidades de escritura

    ¿Piensan que los abogados realizan toda la escritura? Piensa otra vez. Con frecuencia, los secretarios legales son responsables de redactar correspondencia de rutina y memorandos de archivo, así como de revisar documentos legales como solicitudes, escritos, documentos de descubrimiento y transaccionales.

    La escritura es una parte integral del trabajo del secretario legal; aquellos que desarrollan fuertes habilidades de escritura serán indispensables para los abogados a los que asisten.

  • 04 Habilidades Organizacionales

    Los abogados son notoriamente desorganizados. Como las secretarias legales son la "mano derecha" del abogado, las habilidades organizativas son esenciales para administrar eficientemente una práctica legal o un departamento jurídico corporativo .

    Los secretarios legales deben mantener archivos en papel y electrónicos, administrar proyectos, seguir múltiples fechas límite, mantener calendarios, programar reuniones, organizar eventos y mantener todo ordenado y accesible.

  • 05 Habilidades de transcripción

    Las habilidades de transcripción son fundamentales para la práctica secretarial. Además de una velocidad de escritura rápida (los requisitos del empleador varían de 50 a 100 palabras por minuto), se requieren habilidades de escucha para comprender los archivos de dictado de voz.

    Se necesita una gramática, ortografía, vocabulario y habilidades lingüísticas sólidas, así como una comprensión de la terminología legal. Además, las secretarias deben ser competentes en aplicaciones de procesamiento de textos y equipos de transcripción.

  • 06 Atención al detalle

    La atención al detalle es fundamental en la profesión legal. Por ejemplo, escribir $ 600,000 en una oferta de liquidación en lugar de $ 60,000 podría costarle a su empresa un cliente. Los secretarios legales manejan las minucias de la práctica legal diaria y la atención a los detalles es importante en casi todas las tareas de secretariado desde la redacción y corrección de documentos hasta la programación de reuniones y el calendario de fechas límite.

  • 07 Familiaridad con los documentos legales y la terminología

    ¿Cuál es la diferencia entre una secretaria y una secretaria legal ? Las secretarias legales están familiarizadas con todo lo legal. Los términos como citación, pro se y voir dire no los desconciertan.

    Comprenden los matices del procedimiento legal y saben cómo crear y formatear alegatos, documentos de descubrimiento y transaccionales.

  • 08 Trabajo en equipo

    El trabajo en equipo es crucial para el papel de los secretarios legales en la prestación de servicios legales. En todos los entornos de práctica, desde grandes departamentos jurídicos corporativos hasta profesionales independientes, las secretarias jurídicas deben formar equipo con abogados, asistentes jurídicos, secretarias, empleados de archivos , proveedores y otros para brindar servicios legales de manera efectiva.

    Las secretarias legales más eficientes saben cómo llevarse bien con los compañeros de trabajo y colaborar con terceros para hacer el trabajo.

  • 09 Habilidades Multi-Tareas

    La mayoría de las secretarias legales trabajan para más de una persona en más de un archivo. La realización simultánea de múltiples tareas es algo natural para una secretaria legal competente.

    Saben cómo hacer malabarismos con asignaciones múltiples y prioridades en competencia y cómo administrar las crecientes cargas de trabajo en el concurrido bufete de abogados de hoy en día donde una persona realiza con frecuencia el trabajo de tres.

  • 10 habilidades de investigación

    Los secretarios legales realizan búsquedas en Internet para una multitud de tareas, como encontrar direcciones, recopilar información de clientes, investigar sobre la competencia y localizar testigos expertos.

    Muchos secretarios legales, particularmente aquellos en pequeñas oficinas de abogados, también realizan tareas paralegales , que incluyen investigación legal, citar y rastrear la jurisprudencia. Aprender plataformas de investigación legal como Westlaw o Lexis / Nexis puede darle una ventaja competitiva.