Clave de gestión de reuniones - Stand PAT
Algunos gerentes emplean un PAT
enfoque a las reuniones, que requiere un P urpose, un genda y un T imeframe. Armar a los participantes con estos puntos críticos de contexto antes de la sesión asegura que las personas se presenten dispuestas a participar y respalden la intención general de la reunión. Un esquema PAT claro ayuda a garantizar una sesión productiva.
Debería poder definir el propósito de la reunión en 1 o 2 oraciones como máximo. "Esta reunión es para planificar la nueva campaña de marketing" o "esta reunión es para revisar la nueva política de envío para el manejo de devoluciones". El propósito ayuda a asegurar que todos sepan por qué están allí, qué se debe hacer y cómo guiar el progreso y conducir a una conclusión.
Establecer una agenda. Enumere los artículos que va a revisar / discutir / inspeccionar. Me gusta asignar un límite de tiempo para cada elemento de la agenda (ver a continuación) e identificar a la persona responsable de moderar la discusión. Establecer un marco de tiempo; al menos establezca una hora de inicio y finalización.
También recomiendo establecer una duración para cada artículo en la agenda. Estos deben sumar al tiempo total de la reunión.
Comienza tus reuniones a tiempo
Si trabajas en una de esas culturas donde las personas se juntan en las reuniones hasta cinco o diez minutos después de la hora de inicio programada, es hora de comenzar una nueva tendencia.
Una firma alienta a sus gerentes a cerrar la puerta a la hora de inicio programada, y aquellos que llegan tarde no son bienvenidos. Si bien esto puede ser más draconiano de lo que le gustaría actuar, no debería tener reparos en ordenar la reunión, revisar el propósito y confirmar las expectativas y el calendario.
No esperes a que aparezcan los rezagados. Cuando alguien llega tarde, no retroceda y revise lo que ya se ha cubierto. Continúa con los temas de tu reunión. Esto será incómodo para el rezagado y mejorará las probabilidades de que llegue a tiempo a la próxima reunión.
Si el organizador / patrocinador de la reunión no se presenta a tiempo, considere la reunión cancelada y vuelva a trabajar. Un período de espera de cinco a siete minutos es razonable. Las probabilidades son que el organizador de la reunión se encontró con una dificultad inesperada y preferiría que no desperdicie su tiempo esperándolo.
Mantenga la reunión en el tema
Una buena práctica es asignarle a alguien la función de mantener a todos encaminados durante la reunión. Con demasiada frecuencia, las discusiones derivan y luego se degradan en un torbellino de opiniones, ideas, hechos y emociones. En su lugar, asigne el rol e informe a todos los asistentes que este individuo intervendrá si la discusión desaparece de la agenda y el tema específico de la discusión.
En algunas empresas, este rol se denomina "Traffic Cope", en otros, "Topic Keeper". Independientemente de la etiqueta, la función es extremadamente útil para fortalecer la eficacia y la productividad de sus reuniones.
Si surgen temas adicionales fuera de la agenda pero importantes para debatir, deben capturarse claramente y colocarse en el "estacionamiento" para su futura consideración y discusión o para una reunión discreta. El propietario de la reunión se reserva el derecho de permitir una discusión divergente menor si es compatible con el propósito general de la reunión.
Guarde y distribuya notas / minutos de la reunión
Alguien, que no sea el organizador de la reunión, debe llevar las minutas de la reunión. Una buena grabación de los minutos incluirá:
- Hora de la reunión, fecha, ubicación
- Descripción del propósito
- Copia de la agenda
- Lista de asistentes y una lista de los que no asistieron
- Una lista de resumen detallada de conclusiones, elementos de acción, responsabilidades y fechas de finalización. Muchos usuarios usan la agenda como una guía para enumerar las conclusiones y acciones.
- Reunión de seguimiento planificada si realmente se necesita.
Idealmente, distribuya las notas de la reunión tan pronto como sea posible después de la conclusión de la reunión y absolutamente dentro de un día hábil. Los minutos y notas sirven como un recordatorio importante para los participantes, así como una fuente de información para otras partes interesadas o, para aquellos que se perdieron la reunión. Los minutos son una gran herramienta para aprovechar para recordar a las personas y los equipos de sus acciones de seguimiento comprometidas.
El resultado final por ahora:
Es posible que una reunión resulte en un resultado positivo, ayudando a impulsar proyectos y personas, simplemente no cuente con ello. Un poco de diligencia y el fortalecimiento deliberado de sus técnicas de gestión de reuniones mejorará sus probabilidades de conducir un gran resultado.
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Actualizado por Art Petty