No obstante, a veces solo tenemos que encontrarnos. Y sí, hay algunos buenos consejos disponibles de expertos en gestión del tiempo, control de la agenda y reglas de orden.
El enfoque aquí es un poco diferente, y ofrece algunas pautas comprobadas y verdaderas que ayudarán a los gerentes a convertir cinco tipos de reuniones comunes en eventos indoloros y productivos.
Cinco soluciones comunes para reuniones
1. Elimina la Muerte mediante actualizaciones de "Alrededor de la mesa" . Ya sabes esta reunión. Atrapa a dieciocho personas en una habitación y luego solicita a cada persona que comparta una actualización que normalmente suena como un intento de justificar su existencia y justifica su consagración en el gran salón de la fama de los empleados. Los CEOs y los líderes senior son conocidos por dirigir estas reuniones, ingenuamente creyendo que esta es una gran manera para que todos escuchen lo que sucede en la empresa. En realidad, la mayoría de las personas se desconecta y se enfoca en planear su propia actualización que nadie escuchará.
En su lugar: por todos los medios, reúnase con sus pares, miembros del equipo o colegas clave, pero no sucumba al enfoque "alrededor de la mesa". Ofrecer información sobre una base de excepción.
Comparta las noticias relevantes, incluidos los resultados financieros, las grandes ganancias de los clientes o las actualizaciones de las iniciativas de toda la organización. Además, amplíe la oferta para que las personas planteen cuestiones importantes. Si ha ocurrido algo notable y poco conocido, alguien debería compartirlo. Si un grupo necesita ayuda de otro grupo, eleve la solicitud.
De lo contrario, no obligue a todos los asistentes a compartir.
2. Reuniones de estado en general. Estos pueden ser brutales asesinos del tiempo, especialmente cuando se encierran como eventos recurrentes y están mal administrados.
En cambio : nunca llame a una reunión por algo que pueda buscar. Aproveche las herramientas tecnológicas del día para garantizar que sus equipos de trabajo mantengan una actualización de estado actual y visible donde todos puedan verla con un clic del mouse. Si debe cumplir, reduzca a la mitad el tiempo planificado para la reunión o utilice enfoques ágiles y realice sesiones breves de "stand-up". Sé draconiano sobre las digresiones y las distracciones que alargan estas sesiones. Concéntrese en compartir el estado y exija que las personas aborden problemas fuera de este foro.
3. Reuniones de intercambio de ideas no estructuradas. La mayoría de las reuniones de intercambio de ideas están tan mal facilitadas que terminamos reprimiendo ideas, apoyando la idea del jefe o generando grandes listas de cosas interesantes en post-it que nunca se escuchan ni se vuelven a ver.
En su lugar: trabaje para definir el tema de la lluvia de ideas y compártelo con los invitados antes de la sesión. Reúna sus comentarios y consolídelos, publíquelos o compártalos sin atribución a las ideas. Use la sesión en vivo para saltar y construir sobre las ideas enviadas, agregando a la lista.
Resista el impulso de evaluar ideas en esta sesión. Incorpore otras técnicas que minimicen las presiones de socialización, como la escritura cerebral. Y, sobre todo, consolide las ideas y cree un proceso para evaluarlas y archivarlas para facilitar la referencia grupal en futuras sesiones y situaciones.
4. Revisiones de operaciones que hacen que la Inquisición parezca dócil. Si alguna vez has sufrido una sesión en la que el líder de la reunión -generalmente un ejecutivo- se centra en una función problemática o busca el punto débil en la presentación de todos y luego interroga a los mensajeros sin piedad, ya sabes cuán destructivo es este formato. No perpetúes este proceso.
En cambio: mantenga las inmersiones funcionales profundas y los exámenes de proctología corporativa en privado y concéntrese en compartir indicadores operativos, problemas y oportunidades clave.
La reunión del grupo no es el momento ni el lugar para destrozar un área o individuo de bajo rendimiento. Establezca una reunión de seguimiento en el lugar, pero no someta a todos los demás a su contrainterrogatorio visible sobre este tema. No desista de la responsabilidad por la mejora, pero elimine la crueldad y lo que equivale a la humillación pública de su repertorio de gestión de reuniones.
5. Reuniones que plantean cuestiones que exigen decisiones espontáneas. Irónicamente o irónicamente, la sala de reuniones es uno de los peores lugares para tomar decisiones rápidas . Plantear un problema por primera vez y pedir una decisión pone a las personas en el lugar, y le molestarán por usar este enfoque.
En cambio: trabaje incesantemente antes de las reuniones del grupo para involucrar a las partes interesadas clave en cuestiones y opciones. Solicite su opinión, ofrezca sus perspectivas y trabaje para intermediar intereses compartidos. Utilice el foro de la reunión para validar los intereses de las partes interesadas e identificar sus recomendaciones. Si bien es posible que aún no obtenga la decisión inmediata sin otro paso o dos, habrá fortalecido sus relaciones de trabajo con su trabajo previo a la sesión.
The Bottom-Line por ahora:
Somos criaturas comunales por naturaleza e incluso con una variedad de herramientas tecnológicas que nos permiten conectarnos sin estar en el mismo lugar, a veces, solo ayuda a estar cara a cara. Aproveche este momento sabiamente y muestre su respeto por los participantes produciendo reuniones que minimicen la inversión de tiempo y maximicen el intercambio de información de alta calidad en un entorno no amenazante.