Recepcionista Descripción del trabajo
Los recepcionistas realizan tareas administrativas y de oficina, como contestar teléfonos y correos electrónicos, recibir visitas y brindar información general sobre su organización al público y a los clientes.
Una recepcionista es, por definición, la primera persona que un visitante normalmente ve. La entrada principal de un complejo de oficinas o una instalación médica generalmente tendrá una recepcionista cuyo trabajo principal es dirigir a los visitantes a la oficina correcta dentro de la instalación. Las oficinas individuales también pueden tener su propia recepcionista, o un asistente de oficina o un gerente de oficina puede cumplir esa función. De hecho, los tres grados el uno al otro hasta cierto punto. Aunque a veces se pasan por alto, las recepcionistas ocupan un lugar central y de confianza en cualquier empresa.
Salario
El salario medio para los contadores fue de $ 27.920 por año en mayo de 2016, según la Oficina de Estadísticas Laborales. Variará según el área y los niveles de experiencia.
Los 5 mejores recepcionistas de habilidades necesitan
Aquí hay información sobre las principales habilidades que los empleadores buscan al contratar recepcionistas:
1. Profesionalidad
Como recepcionista, se supone que eres la primera persona que ve un cliente u otro visitante al llegar.
Eso significa que usted es responsable de proporcionar la primera impresión de todos sobre su empleador. Por lo tanto, debe incorporar los ideales de su empresa, tanto en su comportamiento como en su apariencia. Mira la parte. Salude a todos con una sonrisa y una palabra amable y demuestre que están felices de ayudar.
2. Habilidades de comunicación
La comunicación es muy importante ya que su trabajo principal es saludar a las personas, descubrir lo que necesitan y ayudarlas a obtenerlo.
La mayor parte de esta comunicación será verbal, ya sea en persona o por teléfono.
Además de interactuar con los visitantes, también tendrás que trabajar de cerca con todas las personas que los visitantes ven. Si una reunión importante fracasa, puede que tenga que explicar por qué. Si alguien está teniendo un mal día, puede llevar la peor parte.
Si se desarrolla una emergencia en o delante de su lugar de trabajo, puede ser la primera persona que debe responder y decidir qué hacer. Y siempre tendrá que asegurarse de que la información fluya a través de usted de manera precisa y eficiente.
3. Habilidades tecnológicas
Obviamente, usarás un sistema telefónico, probablemente uno con múltiples líneas internas y externas que debes seguir operando sin problemas. También es probable que deba familiarizarse con las hojas de cálculo, el software de procesamiento de textos, el correo electrónico de su empresa y los sistemas de intercambio de archivos, y posiblemente varias plataformas de redes sociales, y las soluciones de software de su empresa. Siempre hay una fotocopiadora, y el papel siempre se atascará. ¿Puedes arreglarlo?
4. Organización
Serás el nexo de una gran parte de la comunicación interna de tu empleador. Eso significa que no solo tendrás que mantenerte organizado , también tendrás que mantener a todos los demás organizados.
Usted también puede ser responsable de almacenar y enderezar materiales de lectura o recursos informativos en su área de espera.
5. Capacidad multitarea
Raras veces tendrá una sola cosa que atender. Es posible que reciba una nueva llamada mientras todavía está en línea con la primera, por lo que debe saludar a la nueva persona que llama y luego volver a regresar. Mientras tanto, tres personas pueden estar esperando en persona para hablar con usted. Deberá mantener las necesidades de cada persona por separado en su mente, no descuidar a nadie, y no sentirse abrumado o frustrado. Algunas personas disfrutan el desafío. Algunos no. Si puede hacer múltiples tareas bien , puede ser un activo para su empleador y su empresa, y es probable que tenga éxito como recepcionista.
Recepcionista Lista de habilidades
Las habilidades requeridas para el trabajo de recepcionista variarán según el trabajo para el que está postulando.
Aquí hay una lista de posibles habilidades que puede necesitar para ser contratado.
A - G
- Exactitud
- Soporte administrativo
- Respondiendo preguntas
- Programación de citas
- Ayudando a otros
- Atención a los detalles
- Apoyo clerical
- Relaciones con el cliente
- Comunicación
- Computadora
- Confirmar citas
- Correspondencia
- Enfoque en el cliente
- Servicio al cliente
- Entrada de datos
- Entregando correo
- Diplomacia
- Visitantes que dirigen
- Correspondencia por correo electrónico
- Evento planeado
- Presentación
- Reenviar llamadas telefónicas
- Amistoso
- Operaciones de recepción
- Visitantes de saludo
H - M
- Interpersonal
- Emisión de pases de seguridad
- Correo
- Administrar libros de visitas
- Reuniones
- Toma de mensajes
- Microsoft Office
N - S
- Responsabilidades en la oficína
- Equipo de oficina
- Apoyo administrativo
- Organización
- Llamadas telefónicas
- Priorización
- Proporcionar información
- Proporcionar materiales de lectura
- Puntualidad
- Registro de invitados
- Confiabilidad
- Investigación
- Selección y dirección de llamadas
- Auto motivado
- Tablero de conmutadores
T - Z
- Trabajo en equipo
- Teléfono
- Gestión del tiempo
- Validación de pases de estacionamiento
- Comunicación verbal
- Mantenimiento del área de espera
- Bienvenidos visitantes
- Procesamiento de textos
- Comunicación escrita
Frases para incluir en un currículum de recepcionista
Un currículum para la posición de recepcionista debe contener una serie de secciones, como un objetivo o perfil , un resumen de las calificaciones , áreas de especialización, logros, historial de empleo, habilidades y educación.
Las siguientes frases lo ayudarán a elaborar su currículum. Puede usar estas declaraciones en la sección de habilidades, calificaciones o fortalezas de su currículum:
• Muy hábil para saludar a los visitantes y dirigirlos a la persona o sección adecuada
• Bien versado en la gestión de los huéspedes libro y emisión de pases de seguridad
• Experiencia práctica en dar información a los visitantes y responder sus preguntas
• Registro probado de responder / reenviar llamadas y tomar mensajes
• Capacidad demostrada para atender consultas telefónicas y por correo electrónico
• Capaz de mantener un área de recepción organizada
• Conocimiento completo de organizar el material de lectura en el área de espera
Las siguientes declaraciones de deberes laborales de la recepcionista se dan en tiempo pasado y se pueden usar para describir sus experiencias con un trabajo que tuvo en el pasado. Si desea escribir una descripción de su trabajo de recepción actual en su currículum, debe cambiar estas frases para presentarlas.
• Invitados recibidos, asistidos y dirigidos, trabajadores, visitantes y público en general
• Respondí todas las llamadas entrantes y manejé las consultas de la persona que llamaba
• Proporcioné servicios de soporte de oficina para asegurar la eficiencia
• Respondió a invitados y consultas públicas
• Recibido, dirigido y pasado por mensajes de fax por teléfono
• Dirigió a los empleados, invitados y al público en general hacia el miembro del personal adecuado
• Mantuvo un registro suficiente de suministros de oficina
• Proporcionado procesamiento de textos y soporte administrativo
• Recogido y entregado el correo
• Mantuvo el sistema de archivo común y archiva todas las cartas
• Coordinar la reparación y el mantenimiento de suministros de oficina
• Brindé servicios administrativos al gerente de la oficina
Recepcionista Ejemplo de currículum
Siempre es útil tener un ejemplo, así que aquí le damos un vistazo a cómo debería ser un currículum de recepcionista y se puede adaptar a sus necesidades de búsqueda de trabajo:
Nombre Apellido
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Experiencia laboral
Recepcionista / Asistente Administrativo
Oficinas legales de Smith y Reilly
Colonie, NY
Enero 201X - Presente
- Programe y asista a las reuniones, tome las minutas de la reunión, distribuya las minutas por correo electrónico a todos los socios.
- Organice documentos en preparación para las fechas de la corte
- Primera persona de contacto para clientes.
- Pedido y mantenimiento de suministros de oficina para la empresa.
- Organizado y respondido a los correos electrónicos según sea necesario.
Recepcionista
Oficina Dental del Dr. Smith
Albany, NY
20 de diciembre - diciembre - 20XX
- Saludó a los pacientes cuando llegaron.
- Citas programadas en persona y por teléfono.
- Manejo de archivos médicos (hacer anotaciones, clasificar y archivar).
- Reclamaciones presentadas con compañías de seguros dentales.
- Manejo de correos y correos entrantes y salientes.
Representante de Servicio al Cliente
Compañía Nacional de Energía y Gas
Albany, NY
20 de septiembre de 20XX - 20 de diciembre
- Respondió llamadas de servicio al cliente.
- Resolvió problemas y preocupaciones del cliente.
- Dirigió a los clientes a los recursos apropiados.
- Sistema de atención al cliente basado en computadoras de uso cómodo.
Otra experiencia
Camp Happiness - Consejero del campamento
Verano 199X
Latham High Gazette - Editor de periódicos
Junior y Senior Years of High School
Educación
ABC College, Albany, NY
Licenciado en letras
Mayor: Administración de empresas
Habilidades
- Excelentes habilidades de MS Office.
- Excelentes habilidades gramaticales.
- Experimenta llamadas de respuesta en teléfonos de varias líneas.
- Cómodo usando una variedad de equipos de oficina.
- Capacidad de mantener un espacio de trabajo organizado y ordenado.
- Fuertes habilidades de servicio al cliente.
Consejos para escribir tu currículum
Al compilar su currículum, asegúrese de mencionar todas sus habilidades relevantes, teniendo en cuenta el tipo de oficina en la que trabajará. Escriba su currículum específicamente para el trabajo que está solicitando.
Por ejemplo, si está postulando para un puesto en un consultorio médico, asegúrese de destacar sus habilidades que se utilizarán en ese tipo de entorno, como el servicio al cliente, el teléfono o las habilidades de archivo que tiene. A continuación, le mostramos cómo hacer coincidir sus habilidades con una descripción del trabajo .