Una visión general del proceso de revisión de documentos
La revisión de documentos a menudo es la etapa más costosa y de más mano de obra del proceso de litigio , el proceso de descubrimiento electrónico y el EDRM. Durante esta fase, cada página de datos en una colección es revisada y analizada, automáticamente a través de medios tecnológicos y de forma manual a través de abogados y asistentes legales, para determinar qué documentos deben retenerse de la producción a un abogado opositor.
A menudo, los revisores de documentos son abogados que entienden los asuntos legales y fácticos en el litigio y que son capaces de emitir las decisiones necesarias sobre el privilegio y la capacidad de respuesta. Para minimizar el costo, a menudo se emplean equipos de abogados contratados y / o asistentes legales.
El proceso de revisión a menudo consta de varias etapas. El equipo legal puede realizar una revisión de primer paso para analizar los documentos en busca de relevancia y el código o marcarlos para el tema relevante. El personal de soporte de litigios luego carga los datos codificados en una base de datos con capacidad de búsqueda que permite a los equipos de litigios ubicar fácilmente los documentos clave en cada fase del proceso de litigio.
Después de procesar la información, el equipo legal lleva a cabo una segunda revisión más detallada para determinar qué documentos deben retenerse de la producción. Los documentos pueden ser retenidos por varias razones, incluyendo:
Relevancia : ¿la información es relevante para los problemas del caso?
Si es irrelevante para los hechos y las cuestiones de la demanda, demanda o investigación, no es necesario que se presente a las partes en conflicto.
Capacidad de respuesta : ¿la información responde a las solicitudes de descubrimiento de las partes en conflicto o a las solicitudes de investigación de los organismos reguladores? Si es así, ¿a qué solicitud de producción responde la información?
Los revisores de documentos también pueden etiquetar documentos "en caliente" (aquellos que contienen información crucial para el caso y que son particularmente receptivos) durante la etapa de revisión del documento.
Privilegio : ¿Está la información sujeta al privilegio de abogado-cliente, la doctrina del producto de trabajo del abogado y / o cualquier regla de confidencialidad y leyes de privacidad? Si es así, también se retiene de la producción.
Confidencialidad : si el documento es confidencial, debe excluirse de la producción. Por ejemplo, si un documento analiza un secreto comercial , como la receta de la barra de chocolate con la firma del fabricante de dulces, el equipo legal no está obligado a entregarlo a las partes contrarias. El revisor del documento analizará el documento para determinar si contiene información confidencial. Si lo hace, el revisor determinará si ciertas partes de ese documento deben ser redactadas para proteger el producto de trabajo confidencial del cliente o si el documento debe excluirse por completo de la producción.
Como parte del proceso de revisión del documento, el equipo de revisión puede identificar documentos que deben ser total o parcialmente censurados o marcados como confidenciales para proteger el contenido de dichos documentos de la divulgación. El equipo también puede preparar registros de privilegios y / o redacciones para rastrear dicha información.
Además de la revisión por relevancia, capacidad de respuesta, privilegio y confidencialidad, el equipo de revisión también puede analizar la información para relacionar documentos clave con supuestos hechos o cuestiones legales clave en el caso. Los revisores de documentos también pueden intentar relacionar los documentos clave con los principales actores que pueden testificar sobre los documentos o identificar otra información subjetiva. Con base en la revisión y el análisis de los documentos en la colección, el equipo legal puede comenzar a obtener una mayor comprensión de los problemas de hecho en un caso, formular teorías legales e identificar testigos clave para ser destituidos o convocados en el juicio.
Mediante la eliminación selectiva, la búsqueda por palabras clave, la revisión previa y otras técnicas para reducir el volumen del conjunto de datos, los documentos finalmente revisados por el equipo legal generalmente representan solo una pequeña fracción de la colección original.
Para reducir aún más los gastos, cada vez se comercializan más tecnologías que automatizan el proceso de revisión.
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