Su preparación determina si logrará los resultados deseados
En combinación con las actas de la reunión , la documentación que los participantes reciben después de una reunión, la agenda es el plan para la reunión y el seguimiento informado para la reunión anterior.
Cuando desarrolla una agenda para una reunión que no está programada regularmente, los siguientes pasos lo ayudarán. Más adelante en este artículo, verá una plantilla de agenda para una reunión programada regularmente. Los dos tipos de reuniones comparten elementos similares de la agenda, pero no son exactamente iguales.
Desarrollar una agenda de reuniones
Primero, identifique si se necesitan otros empleados para ayudarlo a planificar la reunión. Luego, decida qué espera lograr al celebrar la reunión. Establezca objetivos factibles para su reunión . Los objetivos que establezca establecerán el marco para un plan de reunión efectivo . Asegúrese de no haber planificado más de lo razonable dentro del tiempo de su reunión.
Como dijo Stephen Covey en los "Siete hábitos de personas altamente efectivas", "Comience con el fin en mente". El propósito de su reunión determinará el enfoque de la reunión, la agenda de la reunión y los participantes de la reunión.
Crear una agenda es hacer un plan para la reunión.
Comienza con el objetivo principal o el objetivo que está tratando de lograr mediante la celebración de la reunión. Una vez que haya decidido su objetivo, debe determinar si necesita la asistencia de empleados adicionales para planificar su agenda. En caso afirmativo, invítelos a que se unan a usted en la elaboración de la agenda de su reunión por lo general por correo electrónico o mensaje de texto para no crear la necesidad de una reunión adicional.
Decisiones a tomar a medida que desarrolla su agenda de reuniones
Después de determinar su objetivo general, usted o su equipo deben tomar las siguientes decisiones. Además del propósito u objetivo de la reunión, cada uno de estos elementos aparece en la agenda de la reunión.
- Participantes necesarios para la reunión real,
- Los elementos que necesitan discusión o acción que conduzcan al logro de la meta o propósito,
- La cantidad de tiempo que anticipa que necesitará el grupo para la discusión de cada elemento,
- Una fecha y hora para la reunión,
- Una ubicación adecuada, que mantendrá a todos los participantes cómodamente, para la reunión,
- Pre-trabajo para la reunión. Esto incluirá cualquier lectura, documentación , datos, actas de reuniones de una reunión anterior o cualquier otra preparación que haga que su reunión sea exitosa. Esta preparación debe adjuntarse al aviso y agenda de la reunión cuando los distribuya a los participantes invitados.
Además de los ítems de decisión arriba mencionados, los ítems estándar de la agenda de la reunión deben incluir:
- Revise el propósito de la reunión, la agenda y los resultados esperados y el producto.
- Revise el acta de la reunión anterior.
- Revise el progreso de los participantes sobre los compromisos y los puntos de acción hechos en la reunión previa.
- El tomador de notas o el líder debe revisar los compromisos asumidos por los participantes durante la reunión actual como punto final de la agenda.
Decida quién debe participar para cumplir su agenda de reuniones
Una vez que haya decidido que una reunión es necesaria para lograr su objetivo, debe desarrollar la lista de participantes.
No todos los empleados pueden o deben participar en todas las reuniones, pero invitar a los participantes correctos aumentará sus probabilidades de éxito.
Cómo identificar a los participantes necesarios para cumplir con la agenda de su reunión
Determine a sus participantes ya sea para una serie breve o única de reuniones o para una reunión regularmente programada o en curso formulándose preguntas como la siguiente.
- ¿Quién debe ser dueño de la solución que desarrolla el grupo?
- ¿A quién pertenece el proceso que el grupo está discutiendo?
- ¿Quién necesita saber la información que está distribuyendo?
- ¿Quién puede proporcionar datos y hechos para guiar la toma de decisiones?
- ¿Quién tiene experiencia o experiencia para compartir con el grupo?
- ¿Quién debe apoyar la implementación de cualquier solución o tarea?
- ¿Quién debe proporcionar permiso o recursos para lograr el resultado de la reunión?
- ¿Quién podría oponerse a la implementación de cualquier solución o dirección?
¿Necesita una agenda de reuniones para las reuniones programadas regularmente?
No todas las reuniones necesitan una agenda desarrollada a medida. La mayoría de los empleados tienen reuniones programadas regularmente para sus departamentos o grupos de trabajo. También tiene equipos y proyectos en los que participa.
Un proyecto en curso puede no requerir una agenda recientemente desarrollada para cada reunión, pero su equipo estará bien servido al adoptar un enfoque estándar para su reunión.
La reunión de empleados programada regularmente se divide en tres segmentos para los cuales cada uno tiene elementos estándar de la agenda: elementos informativos, elementos de acción y planificación futura.
Componentes de una agenda de la reunión para las reuniones programadas regularmente
Artículos informativos
Escriba cualquier tema de la agenda que sea informativo para cada reunión. Por ejemplo, el gerente actualiza al grupo sobre los resultados de la reunión de la alta gerencia.
Elementos de acción
Coloque en la agenda todos los elementos que espera que el grupo quiera revisar en cada reunión programada regularmente. Por ejemplo, el rendimiento para presupuestar el período de tiempo y la identificación del ahorro de costos y las mejoras continuas que el grupo planea lograr.
Planificación anticipada
Coloque en la agenda cualquier artículo que el grupo quiera planificar o preparar con anticipación. Por ejemplo, las metas a corto plazo para el próximo mes o la necesidad de asistencia de un compañero de trabajo en próximas tareas.
Si sigue estas pautas cuando desarrolla su agenda de reuniones, aumenta la probabilidad de que su reunión produzca resultados.
Modelo de agenda de reuniones para una reunión programada regularmente
Use esta agenda de muestra para una reunión programada regularmente para asegurarse de que su reunión produzca los resultados que busca.
- Calentamiento y saludos. Considere un breve rompehielos según la frecuencia con la que se reúna el grupo.
- Revise el propósito de la reunión, la agenda y los resultados esperados y el producto.
- Revise el acta de la reunión anterior.
- Proporcione la información departamental y de compañía apropiada que el equipo necesita.
- Revise el progreso en los elementos de acción, planes de acción y compromisos. Revise el progreso del grupo en los objetivos.
- Discuta y tome decisiones sobre los puntos de la agenda para esta reunión.
- Identifica los próximos pasos.
- Identifique el propósito, el resultado y la agenda para la próxima reunión.
- Al final de la reunión, el tomador de notas debe revisar los compromisos asumidos por las personas durante la reunión.
- Identifique cualquier ayuda necesaria de personas que no estén en el grupo y asigne participantes para hacer contacto.
- Determine quién fuera de la reunión los participantes necesitan saber qué y cómo va a realizar la comunicación.
- Envíe las actas dentro de las 24 horas de la reunión o inmediatamente si el tomador de la nota tomó las notas electrónicamente (la norma).
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