Puede planear, liderar y administrar una reunión para producir resultados
Si descuida alguna de estas oportunidades de gestión de reuniones, sus reuniones y equipos no darán los frutos que desea desde el momento en que invierte. Tome estos doce consejos de gestión de reuniones para guiar a sus asistentes a lograr resultados esperados, positivos y constructivos.
Qué hacer antes de la reunión para garantizar reuniones efectivas
Las acciones antes de la reunión establecen las bases para lograr los resultados de la reunión. Puede hacer todos los seguimientos necesarios, pero sin un plan de reunión eficaz para comenzar, sus resultados lo decepcionarán. Estos consejos lo ayudarán a planificar e implementar la reunión.
Planifica la reunión
Las reuniones efectivas que producen resultados comienzan con la planificación de la reunión. Primero, identifique si se necesitan otros empleados para ayudarlo a planificar la reunión. Luego, decida qué espera lograr al celebrar la reunión. Establezca objetivos factibles para su reunión.
Los objetivos que establezca establecerán el marco para un plan de reunión efectivo. Como dice Stephen Covey en los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva , "Comience con el fin en mente". El propósito de su reunión determinará el enfoque de la reunión, la agenda de la reunión y los participantes de la reunión que necesita para lograr el propósito.
Asegúrese de que necesita una reunión
Una vez que haya desarrollado su plan de reuniones, asegúrese de que una reunión sea un vehículo apropiado para lograr las metas establecidas. Programar y llevar a cabo una reunión es costoso cuando contabiliza el tiempo de las personas que asisten, por lo tanto, haga esfuerzos para determinar que una reunión es la mejor oportunidad para resolver el problema, mejorar el proceso o hacer un plan continuo.
Puede encontrar que puede lograr los objetivos de la reunión con un debate por correo electrónico o distribuyendo y solicitando información a través del boletín informativo de la compañía. Asegúrese de que la reunión sea necesaria y no solo más conveniente para usted; obtendrá mejores resultados de los asistentes a su reunión cuando realmente haya evaluado sus necesidades.
Asegurar la participación apropiada en la reunión
Si una reunión es el medio adecuado para lograr sus objetivos , verifique con los participantes que deben asistir a la reunión para tener éxito. Los asistentes necesarios deben estar disponibles para asistir a la reunión.
Posponga la reunión en lugar de celebrar una reunión sin miembros críticos del personal. Si un delegado asiste en lugar de un decisor crucial, asegúrese de que el miembro del personal designado tenga la autoridad para tomar decisiones o posponer la reunión.
Distribuir y revisar el trabajo previo a la reunión
¿Cuántas reuniones ha asistido que comenzaron con el facilitador de la reunión repartiendo una pila de folletos o proyectando una diapositiva de Microsoft PowerPoint para su discusión? ¿Frustrante? Tu apostaste La reunión se convierte en una lectura grupal, apenas productiva para el logro de metas.
Cuando los propósitos declarados para la celebración de una reunión son la toma de decisiones y la respuesta a preguntas, una lectura grupal es una pérdida vergonzosa del tiempo de las personas.
Puede hacer que las reuniones sean más productivas y garantizar resultados al proporcionar el pretrabajo necesario antes de la reunión real. Proporcionar trabajo previo, cuadros, gráficos y material de lectura 48 horas antes de una reunión afecta el éxito de la reunión. Mientras más tiempo de preparación tenga, las personas mejor preparadas estarán para su reunión.
La documentación que lo ayudará a alcanzar los objetivos de la reunión puede incluir informes; datos, gráficos y enlaces a información competitiva, ventas de un mes a la fecha y planes de producción; Diapositivas de Microsoft PowerPoint que ilustran puntos clave de discusión; y actas de reuniones , notas y seguimiento de reuniones y proyectos anteriores o relacionados.
Antes del trabajo, incluso los enlaces a seguir para leer la información, distribuidos de manera oportuna, con la gran expectativa de que los asistentes leerán el trabajo previo a la reunión, ayudan a asegurar que su reunión tenga éxito.
Durante la reunión para asegurar reuniones efectivas
El uso eficaz del tiempo de reunión genera entusiasmo por el tema. Genera compromiso y una sensación de logro por parte de los participantes. Las personas se sienten parte de algo más grande que sus desafíos cotidianos. Por lo tanto, una reunión activa y bien facilitada que establece el escenario para el seguimiento producirá resultados de la reunión.
Facilitación efectiva de reuniones
El líder de la reunión establece un tono positivo y productivo para la interacción entre los participantes de la reunión. La facilitación efectiva de reuniones comienza con una revisión de los objetivos o resultados anticipados y la agenda. El facilitador ayuda a los miembros del grupo a mantenerse enfocados y productivos.
El diseño de la reunión y la agenda establecieron el marco para la reunión. Un facilitador eficaz, que mantiene a los participantes en el buen camino, garantiza el logro de los resultados esperados y deseados de la reunión.
Use el trabajo previo en la reunión
Utilice o haga referencia a la información previa al trabajo y otra información suministrada antes de la reunión durante la reunión. Usted refuerza la necesidad de que los participantes pasen el tiempo necesario por adelantado para revisar el material que es esencial para lograr los resultados deseados.
Sus participantes se prepararán antes de asistir a sus reuniones y sus resultados darán testimonio de una sólida preparación y liderazgo . Nadie quiere parecer desprevenido, desinteresado o no contribuir a los ojos de un compañero de equipo.
Involucrar a cada participante en las acciones
Cada grupo de trabajo tiene varias personalidades que se presentan a las reuniones. Tienes compañeros de trabajo tranquilos y personas que intentan dominar todas las plataformas. Ya sea para facilitar o asistir a la reunión, debe involucrar a cada asistente en el logro de los objetivos de la reunión.
Esto asegura que cada participante esté involucrado en el tema de la reunión y en el seguimiento. Conseguirás más resultados con todo el equipo tirando que con un miembro del personal dominante que intenta empujar a todos los demás a la cima.
Crear un plan de seguimiento de reuniones eficaz
Durante la reunión, haga un plan de seguimiento con elementos de acción. Los planes efectivos incluyen lo siguiente.
- El elemento de acción específico,
- el nombre de la persona que se comprometió a "ser dueño" de la realización del elemento de acción,
- la fecha de vencimiento del elemento de acción, y
- un acuerdo sobre lo que constituye la finalización del elemento de acción.
Discuta los escenarios de la vida real y las barreras al éxito que los miembros del equipo pueden experimentar al tratar de lograr los elementos que producirán los resultados requeridos. Establezca un horario para su próxima reunión, si es necesario, mientras los participantes estén presentes.
Después de la reunión para asegurar reuniones efectivas
Las acciones y la planificación antes y durante la reunión juegan un papel importante para ayudarlo a lograr los resultados esperados, positivos y constructivos. Sus acciones después de la reunión son igual de cruciales. El seguimiento en la próxima reunión programada nunca es una inversión suficiente para garantizar resultados.
Publicar minutos de reunión
Comienza publicando tus minutos y tu plan de acción dentro de las 24 horas. Las personas contribuirán de manera más efectiva a los resultados si comienzan a utilizar elementos de acción de inmediato. Aún conservan un recuerdo nuevo de la reunión, la discusión y la justificación de la dirección elegida.
Siguen entusiastas y listos para comenzar. Una demora en la distribución de minutos perjudicará sus resultados, ya que la mayoría de las personas espera a que lleguen los minutos antes de que comiencen a cumplir sus compromisos.
Seguimiento efectivo de la reunión
Respetar y observar los plazos y el seguimiento lo ayudarán a lograr los resultados de sus reuniones. El plazo fue establecido durante la reunión. Después de la reunión, cada persona con un elemento de acción también debe hacer un plan para el cumplimiento personal de su compromiso.
Ya sea que escriban los pasos en su planificador, deleguen las tareas a otro miembro del personal o simplemente completen la tarea, el individuo es responsable del seguimiento.
También lo es el planificador de la reunión. Puede mejorar los resultados de la reunión haciendo un seguimiento con cada persona que tenga un elemento de acción a mitad de camino entre las reuniones. Su objetivo es verificar el progreso y garantizar que las tareas estén en marcha. Recuerde que lo que pregunta se logra.
Responsabilidad por el seguimiento durante la próxima reunión
¿Alguna vez se ha sentado en una reunión de seguimiento que consistía en que cada participante le dijera al grupo por qué no podían cumplir su compromiso? El resultado es deplorable. El establecimiento de la norma o costumbre de rendición de cuentas para los resultados comienza temprano en su ciclo de reunión.
El seguimiento por parte del facilitador a mitad de camino entre las reuniones ayuda, pero el grupo debe hacer que el incumplimiento de los compromisos sea inaceptable . Informe sobre el progreso y los resultados en la próxima reunión y espere que todo se haya logrado. Alternativamente, verifique el progreso en la próxima reunión y si hay un obstáculo real para progresar, determine cómo proceder.
Informe del proceso de reunión para la mejora continua
La práctica de informar cada reunión es una herramienta poderosa para la mejora continua. Los participantes se turnan para discutir qué fue efectivo o ineficaz sobre el proceso actual de la reunión. También discuten el progreso que sienten que el grupo está haciendo en el tema para el cual se realizó la reunión.
Al llevar la mejora continua a otro nivel, los equipos exitosos informan todo su proyecto, así como el proceso, para determinar con qué eficacia lograron generar resultados. Las reuniones futuras reflejan la evaluación. Las reuniones evolucionan como una herramienta aún más efectiva para crear resultados de la organización.
Conclusión
Los resultados son alcanzables y predecibles a partir de reuniones bien planificadas e implementadas. Siga estas doce recomendaciones para garantizar que los asistentes a la reunión logren los resultados esperados, positivos y constructivos desde el momento en que invierten en las reuniones. Su organización recompensará su logro y sus compañeros de trabajo lo amarán cuando utilice estos consejos eficaces para reuniones.