Ver ejemplos de documentación correcta e incorrecta en recursos humanos
Documentación sobre un registro de empleo
La documentación es un registro escrito de las acciones de un empleado, discusión, incidentes de coaching de desempeño , violaciones de políticas observadas, acción disciplinaria, contribuciones positivas, recompensa y reconocimiento, investigaciones, incumplimiento de requisitos y metas, evaluación de desempeño y más.
La documentación le permite al empleador o empleado conservar un registro escrito de los sucesos y discusiones que ocurrieron en torno a un evento específico. La documentación de la relación laboral proporciona un registro escrito que puede ser necesario para respaldar acciones tales como la promoción del empleado, aumentos salariales de los empleados y medidas disciplinarias, incluida la terminación del empleo .
La documentación sobre empleados generalmente es positiva y negativa, cuando es necesario. Es real y no crítico. Describe los eventos a medida que ocurren, no las opiniones y opiniones del espectador sobre el evento. La documentación también describe las acciones que se tomaron en instancias notables, como cuando se brinda reconocimiento formal a los empleados o se toman medidas disciplinarias.
Recuerde que debe crear la documentación lo más cerca posible de la ocurrencia del incidente para que la documentación sea oportuna, detallada y precisa.
En un procedimiento legal, la documentación sobre el desempeño pasado de un empleado a menudo es crítica para el resultado que el empleador experimenta del evento.
El objetivo es ofrecer una imagen fiel del rendimiento del empleado sin centrarse exclusivamente en los acontecimientos negativos.
Tipos de documentación
Las políticas, los procedimientos, el manual del empleado y los planes de desarrollo del desempeño también son formas de documentación que registran el comportamiento esperado del empleado y los requisitos del lugar de trabajo para mantener un lugar de trabajo ordenado y justo en el que los empleados saben lo que se espera de ellos.
La documentación es también el registro escrito de las declaraciones del acusado, el acusador y los testigos de eventos hostiles en el lugar de trabajo que involucran mala conducta de los empleados, como el acoso sexual .
La documentación puede ser formal y retenerse en el archivo de personal del empleado . Se espera que los empleados firmen esta documentación para reconocer que han recibido una copia y han revisado los contenidos. (La firma no significa acuerdo con las declaraciones en la documentación).
Esta documentación también incluye registros permanentes tales como la solicitud de empleo firmada, referencias de empleo escritas, materiales de solicitud tales como hojas de vida y cartas de presentación, y verificaciones de antecedentes. Aparte del archivo de personal del empleado, también se mantiene la documentación como el formulario I-9 que verifica la elegibilidad del empleado para trabajar en los EE. UU., Al igual que los registros médicos, los registros FMLA , etc.
La documentación también puede ser informal, como en el registro de un gerente de sus conversaciones con un empleado en el transcurso de un año. Es importante que los gerentes mantengan esta documentación en todos los miembros del personal que informan; ningún empleado debe ser destacado por su desempeño. (Esto podría interpretarse como discriminación en una fecha posterior).
Uso de la documentación
También se recomienda documentar incidentes críticos, ya sean positivos o negativos, para que los gerentes tengan un registro del desempeño de los empleados durante un período de tiempo.
La documentación se usa de otras maneras en las organizaciones. Estos pueden incluir procedimientos, instrucciones de trabajo e instrucciones de software, por nombrar algunos, pero a los fines de la función de Recursos Humanos, estos son los usos comunes de la documentación. Y estas son instrucciones acerca de cómo documentar apropiadamente .
Ejemplos de documentación de rendimiento
La documentación sobre el desempeño de un empleado le permitirá disciplinar , terminar o promover, recompensar y reconocer a los empleados de manera justa. Sin documentación, presentar un caso para cualquiera de estas acciones es difícil y potencialmente riesgoso para el empleador.
El empleador debe evitar cualquier acusación potencial sobre el trato discriminatorio de los empleados .
Dejando a un lado la legalidad, los buenos empleadores quieren crear un ambiente de trabajo justo, consistente y que apoye los objetivos y planes de carrera de los empleados.
Este entorno está respaldado por la documentación profesional del gerente sobre el desempeño de los empleados, tanto el comportamiento laudatorio como las acciones que necesitan corrección o mejora. Anteriormente, cómo se documentó se discutió en detalle. Estas muestras le dan más ejemplos de documentación apropiada.
Muestras de documentación
Incorrecto
Mark suele llegar tarde al trabajo. Mark pierde demasiado trabajo.
Derecha :
1 de abril: Mark llamó por enfermedad y perdió 8 horas de trabajo.
4 de abril: Mark llegó al trabajo a las 10 a.m., dos horas tarde de su horario de inicio programado.
6 de abril: Mark programó una cita médica y luego, se quedó en casa para instalar un nuevo horno.
12 de abril: Mark llamó enfermo y perdió 8 horas de trabajo.
Incorrecto
Mary no es confiable. Ella casi nunca hace lo que se comprometió a hacer.
Derecha :
2 de mayo: Mary prometió que el primer borrador de la propuesta de producto estaría disponible para su revisión en la reunión semanal de hoy. Mary no produjo un borrador del documento como se esperaba. Dijo que había estado demasiado ocupada y que la gente cuya ayuda necesitaba no había vuelto con ella.
El gerente respondió: ¿Qué ayuda necesitabas? ¿Información? ¿Quién no te ha respondido y qué necesitas de ellos?
Carl y Michael necesitaban actualizar a Mary sobre su progreso.
¿Qué te hace estar tan ocupado que no tienes tiempo para cumplir con tu compromiso? Hace demasiados compromisos con horas limitadas para cumplirlos.
¿Qué puedo hacer para ayudarte?
¿Cuándo hará que el borrador del documento esté disponible para su revisión?
Estas muestras proporcionan una descripción general de cómo se ve la documentación efectiva frente a la documentación escrita incorrectamente. Siga este consejo para documentar de manera efectiva y legal las políticas, el desempeño y los eventos en su lugar de trabajo.
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