Usar su tiempo sabiamente también significa determinar qué tareas deben hacerse primero, cómo evitar distracciones y cómo hacer las cosas cuando aparecen nuevas prioridades. Cuando los empleadores le hacen preguntas en una entrevista sobre la administración del tiempo, están tratando de evaluar cómo maneja sus recursos y si puede ser flexible y ágil al mismo tiempo que produce un producto de trabajo de calidad.
Consejos para responder a las preguntas de la entrevista de gestión del tiempo
Estar preparado con una respuesta minuciosa y detallada, cuidadosamente razonada, impresionará a un posible gerente. Al mencionar cómo maneja los diferentes aspectos de la administración del tiempo, lo distinguirá de otros candidatos, especialmente si brinda ejemplos específicos.
Priorización diaria
Los empleadores quieren saber que puede manejar sus propias tareas todos los días sin que se le informe directamente cada paso de lo que se debe hacer. También quieren saber que puedes lograr priorizar el trabajo de manera adecuada. Puede lograr esto en su respuesta diciendo que crea una nueva lista de tareas para usted al comienzo de cada día de trabajo, ordenada por un plazo y por el nivel de importancia. Como sabe que pueden ocurrir sorpresas e interrupciones, crea tres "ventajas para todos" de las tareas que deben completarse para el final del negocio.
También podría explicar cómo utiliza la "Regla 80/20" (también conocida como "Principio de Pareto") para priorizar las tareas laborales.
La regla 80/20 establece que, en cualquier proyecto, el 20% de las actividades rinde el 80% de los resultados. Normalmente, el primer 10% y el 10% final del tiempo dedicado a un proyecto consumen la mayor cantidad de recursos y son los que requieren más mano de obra. Por lo tanto, puede explicar cómo programa su tiempo para que pueda prestar toda su atención a las etapas más críticas de cualquier proyecto dado (por lo general, el comienzo y el final / lanzamiento).
Evitando la multitarea
Aunque hubo un momento en el que se valoraba a los empleados que podían hacer muchas cosas a la vez, estudios recientes han demostrado que, en general, la multitarea está muy sobrevalorada. Con demasiada frecuencia, las personas que intentan completar múltiples tareas al mismo tiempo terminan haciendo un trabajo descuidado, perdiendo el tiempo que han "guardado" cuando posteriormente se ven obligados a corregir sus errores.
Un elemento clave de la gestión efectiva del tiempo es la capacidad de programar su tiempo para que pueda concentrarse en una cosa a la vez. Si puede demostrar, con un ejemplo o dos, su capacidad para asignar tareas de trabajo desafiantes de "una sola tarea" de manera eficiente, le dará a su entrevistador la impresión favorable de que está dedicado a proporcionar un trabajo de calidad.
Cumplimiento de plazos
Cumplir con plazos importantes es un aspecto importante de su trabajo. Cuando un posible empleador le pregunta cómo maneja los plazos, enfatice su comprensión de los procesos y de la importancia de trabajar en el futuro. Por ejemplo, su respuesta podría ser que trabaja hacia atrás desde la fecha límite cuando planifica su enfoque para un proyecto, dividiéndolo en tareas más pequeñas y estableciendo plazos mínimos para cada tarea hasta la fecha de vencimiento general del proyecto. De esa manera, usted está progresando continuamente todos los días y se asegura de que el proyecto se complete a tiempo.
Manejo de interrupciones
Las interrupciones y las distracciones son comunes en el lugar de trabajo. Su capacidad para bloquearlos y manejarlos adecuadamente es fundamental para su rendimiento general. Los empleadores están buscando trabajadores que puedan establecer límites firmes, evitando distraerse en el trabajo con compañeros de trabajo o sitios web divertidos. Mencione las estrategias que implemente, como el uso de audífonos para bloquear el parloteo, colocar bloques en su computadora para ciertos trozos de "tiempo de trabajo" central y limitar los chismes sobre el agua fría.
Equilibrio trabajo-vida
Para un buen empleador, asegurarse de que los empleados estén equilibrados y no estresados o agotados es importante para la moral y la productividad de la empresa. Cuando los empleadores preguntan sobre esto, realmente no están buscando a alguien que diga "el trabajo es mi vida" o que no tienen pasatiempos u obligaciones fuera del lugar de trabajo; los gerentes saben que no es saludable.
En lugar de eso, enfoca tu respuesta en cómo das tu máximo esfuerzo en el trabajo y estás completamente presente mientras estás en el reloj, y que tu eficiencia te permite desconectarte cuando estás en casa.
Las preguntas sobre la administración del tiempo pueden ser complicadas, ya que los gerentes realmente están buscando más información que solo el uso de su tiempo. Enfoca tus respuestas en estos factores importantes para demostrar tu efectividad y productividad.