La información médica del empleado nunca se encuentra en un archivo de personal del empleado
Debido a que el archivo médico contiene información sensible y confidencial, debe residir en un lugar seguro, cerrado e inaccesible.
El archivador que aloja los archivos médicos de los empleados también debe cerrarse y el personal de Recursos Humanos debe tener las únicas claves. El acceso a los archivos médicos de los empleados está restringido solo al personal de Recursos Humanos.
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos de 1996 (HIPAA) requiere que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales; los registros médicos deben almacenarse por separado y aparte de otros registros comerciales. Nunca almacene registros médicos de empleados en el archivo de personal general del empleado.
Debido a la confidencialidad de la información, los registros deben estar aislados de los archivos a los que los empleados como supervisores o gerentes pueden acceder. (En realidad, esto también se recomienda para los archivos de personal en general, solo para el personal de Recursos Humanos).
Contenido del archivo médico del empleado
Estos son los tipos de artículos que deben almacenarse de manera segura en el archivo médico del empleado. En caso de duda, preocúpese por proteger la información médica de sus empleados.
- Solicitudes y formularios de seguro de salud
- Solicitudes y formularios de seguro de vida
- Información del beneficiario designado
- Solicitudes para cualquier otro beneficio para empleados que pueda requerir información médica, como seguro de la vista
- Solicitudes de permisos médicos pagados o no remunerados
- Los informes de Family Medical and Leave Act (FMLA) y las solicitudes y trámites relacionados
- Papeles FMLA firmados por el médico
- Documentación sobre las enfermedades de un miembro de la familia o un niño para quien solicita el tiempo FMLA para brindar atención continua
- Documentación de licencia relacionada con la salud para los empleados que no son elegibles para el tiempo libre de FMLA
- Exámenes médicos, notas, correspondencia y recomendaciones
- Las excusas relacionadas con el médico para el ausentismo o tardanza de un médico
- Restricciones laborales médicas con documentación del médico recomendante
- Informes de accidentes y lesiones, incluidos los documentos requeridos por OSHA
- Informes de compensación laboral de lesiones o enfermedades
- Cualquier otra forma o documento que contenga información médica privada sobre un empleado.
Si mantiene estos archivos en un 100 por ciento de confidencialidad, sus empleados confiarán en usted y usted mantendrá el espíritu y el significado de la ley.
Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por la exactitud y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean las correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.