Desarrollar un plan de comunicaciones de beneficios para empleados corporativos

Cómo comunicar los beneficios a su fuerza de trabajo

Comunicación de beneficios del empleado. CC0 Public Domain Gratis para uso comercial No se requiere atribución

¿Sus empleados saben qué beneficios ofrece su empresa? ¿Comunica esto a los empleados existentes o es algo que solo ven durante el reclutamiento y la incorporación? ¿Tiene un plan de comunicación de beneficios para mantenerlos actualizados para que no sean atraídos por la competencia?

¿Qué tan bien comunica su empresa los beneficios de los empleados?

Según la encuesta ADP HR / Benefits Pulse sobre las herramientas de beneficios para empleados , el 80 por ciento de los responsables de la toma de decisiones sobre recursos humanos piensa que es importante que los empleados entiendan todas sus opciones de beneficios.

Desafortunadamente, estiman que solo alrededor del 60 por ciento de sus empleados lo hacen. Esto indica un desglose entre las expectativas de los líderes de recursos humanos y la realidad de que muchos empleados no entienden el valor de los beneficios patrocinados por su empleador.

Cambiar una variedad de beneficios para empleados

Los empleadores gastan una gran cantidad de tiempo y dinero asegurándose de que sus empleados tengan los mejores beneficios posibles. Todo es parte de asegurarse de que los empleados estén felices y sanos para ser productivos en el trabajo. Según las investigaciones más recientes, las organizaciones en EE. UU. Gastan alrededor de $ 0.43 por cada dólar de nómina solo por beneficios para empleados , incluidos seguro médico, dental, de visión y de recetas, seguro de vida, fondos de jubilación, opciones sobre acciones, tiempo libre remunerado y empleados programas de asistencia.

Estas cifras ni siquiera tienen en cuenta las muchas ventajas y beneficios en los que las empresas invierten para mejorar el lugar de trabajo.

Por ejemplo, es difícil establecer una cifra sobre el valor que la programación flexible, los programas de descuentos corporativos y la vestimenta de trabajo informal tienen para los empleados.

La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos publicó su informe de investigación de Beneficios para Empleados 2016, que recopila 20 años de datos de beneficios para empleados.

El informe destaca que, en comparación con la década de 1990, los empleadores están ofreciendo a los empleados un paquete de beneficios mucho más rico que nunca, como resultado de tratar de aumentar las tasas de retención y mejorar los esfuerzos de reclutamiento en un mercado competitivo. SHRM encontró que:

El problema es que las empresas no están haciendo lo suficiente para comunicar el valor de los programas que pueden medir para que los empleados comprendan. A menudo limitan sus esfuerzos de comunicación a momentos específicos, como durante el reclutamiento, la incorporación o períodos de inscripción abierta.

Métodos de comunicación de los beneficios de los empleados

La buena noticia es que en el mundo impulsado por la tecnología de hoy en día, existen múltiples formas de comunicar los beneficios de los empleados con su fuerza de trabajo.

Es importante tener en cuenta que cada empleador querrá evaluar cómo los empleados prefieren ser comunicados y luego desarrollar planes para aprovechar estos recursos al crear comunicaciones. Siga leyendo para conocer algunas de las diferentes maneras en que los empleadores comparten la información del plan de beneficios con los empleados.

Documentación impresa y de marketing

Desde campañas impresas de una página hasta campañas de marketing a gran escala, muchas empresas recurren a la documentación escrita e impresa para compartir información sobre los beneficios del grupo de empleados. Esto puede ser muy eficaz porque la información se puede difundir rápidamente a todos los empleados en cualquier momento del año. Las comunicaciones de mercadotecnia también pueden reforzarse durante las horas pico, como la inscripción abierta y el procesamiento de integración de los empleados. Además, la documentación escrita e impresa de la información de beneficios se puede editar a medida que cambian los planes de beneficios.

Es importante tener en cuenta que toda la documentación escrita debe incluir el acceso a la explicación detallada de los beneficios proporcionada por los administradores del plan. Cree un conjunto de documentos de beneficios impresos para los empleados que incluyan programas de tarifas y montos de cobertura; y un conjunto separado de documentos que están diseñados para proporcionar información básica de beneficios a los candidatos antes de que sean contratados para el empleo. Si su lugar de trabajo es multicultural, también puede crear un conjunto de documentos traducidos a otros idiomas para facilitar la comunicación de beneficios a todos los empleados.

Reuniones de información sobre beneficios

Ya sea que se maneje de manera informal o mediante sesiones formales facilitadas por los administradores de su plan de beneficios, las reuniones de beneficios pueden ser una forma efectiva de obtener rápidamente información sobre el plan y las preguntas. Establezca como política que todas las nuevas contrataciones tengan la oportunidad de hablar con un administrador de un plan de beneficios antes de seleccionar cualquier beneficio para el próximo año.

Su administrador de beneficios en el sitio también puede estar disponible para programar reuniones con los empleados si tienen preguntas específicas sobre cómo usar sus beneficios. Esto puede ser especialmente importante si hay problemas con las reclamaciones. Durante la inscripción abierta, asegúrese de que el equipo administrativo de su plan también esté disponible para conversar y resaltar las actualizaciones importantes del plan de beneficios y alentar a más empleados a participar en la oferta grupal.

Métodos de comunicación digital

Ahora vivimos en un mundo donde la comunicación digital se ha convertido en la norma. La comunicación digital incluye correos electrónicos, mensajes de texto, mensajería instantánea, aplicaciones móviles y más. Considere cómo puede obtener información de beneficios a sus empleados regularmente para recordarles todos los beneficios que tienen disponibles para ellos.

Por ejemplo, durante la primera parte del año, muchos de sus empleados estarán pensando en ponerse en forma o alcanzar importantes objetivos de salud. Aproveche este momento como una oportunidad para compartir información sobre el programa de bienestar de la compañía o sobre cómo la compañía se compromete a ayudar a los empleados a dejar de fumar.

Durante los meses de verano, es posible que desee incluir información sobre cómo mantenerse seguro y cobertura de beneficios familiares. La inscripción abierta puede ser un buen momento para compartir información sobre los nuevos beneficios a los que los empleados tienen acceso e incluir información sobre cómo pueden obtener más información. Una buena regla empírica para usar la comunicación digital es mantener el mensaje breve y al grano.

Portales de beneficios corporativos y sitios web

El estudio de ADP informó que nueve de cada diez grandes empresas y siete de cada diez medianas empresas tienen un portal de beneficios basado en la web para alojar información y recursos de beneficios para empleados. Esta es una forma segura para que los empleadores compartan información importante sobre beneficios e instrucciones para inscribirse en planes de beneficios. Los sitios web de beneficios deben estar encriptados al más alto nivel posible y diseñados con un proceso de inicio de sesión único para proteger la información de salud personal y otros datos, bloqueados detrás de las credenciales del usuario.

Aprovechar al máximo un portal web para la comunicación de beneficios puede incluir:

Comunicaciones de redes sociales

Las redes sociales también pueden ser una forma muy efectiva de comunicar los beneficios a los empleados. Muchos empleados consideran que esta es una forma amigable de comunicarse con los recursos humanos. Cada empresa debe tener acceso a su propia página comercial o, al menos, crear una con el objetivo de comunicar actualizaciones importantes, incluida información sobre planes de beneficios.

Seleccione de una de las principales redes sociales como Facebook o Twitter para este propósito. Estos sitios de redes sociales permiten la mayor cantidad de opciones de contenido y compartir. Asigne un administrador de beneficios y un miembro del equipo de marketing para trabajar juntos y crear mensajes de beneficios que fomenten la participación en los planes del grupo. Comparta consejos de salud y bienestar, consejos de responsabilidad financiera y actualizaciones de los períodos de inscripción. Incluya historias de éxito e imágenes de empleados que cumplan sus metas de bienestar.

Total Compensation Statements

Para tener un mayor impacto al comunicar los beneficios, se recomienda que su empresa envíe al menos un informe anual de compensación total a todos los empleados. Este es un documento organizado por salario, beneficios y otros beneficios que la compañía ofrece a los empleados. Es un documento escrito que muestra en blanco y negro cuánto está invirtiendo la compañía en cada empleado.

Como lo demuestran las investigaciones, muchos empleados no se dan cuenta de cuánto los beneficia el lugar de trabajo, de modo que una declaración de compensación total puede crear un diálogo significativo entre usted y los empleados. Si no está seguro de cómo crear un total de recompensas o una declaración de compensación, trabaje con un proveedor externo para organizar todos sus datos en un solo documento central. Proporcione una copia del correo de caracol de la declaración de compensación total, así como una copia digital que puede enviar por correo electrónico a los empleados. Obtenga más información sobre las declaraciones de compensación totales aquí.

Reflexiones finales sobre las mejores prácticas de comunicación de beneficios

Los consejos anteriores son solo algunos ejemplos de cómo puede mejorar su comunicación en torno a los beneficios para empleados. Recuerde, no asuma que los empleados saben automáticamente cuánto invirtió la compañía en su bienestar.

De la misma manera, no asumas que entienden incluso la terminología de los beneficios básicos. Cuando se comunique con sus empleados, mantenga las cosas simples y en términos que puedan entender. Si hay conceptos complejos que necesitan mayor explicación, use su portal web para crear un glosario de terminología que puedan revisar cuando sea necesario.

Es importante planear lo antes posible antes de los períodos pico de inscripción para aumentar las posibilidades de que los empleados comprendan sus beneficios. Use una variedad de medios porque cada generación y cultura absorben la información de manera diferente.

Solicite ayuda del administrador de su plan de beneficios cuando reúna materiales adicionales, incluidos materiales de comercialización y documentos resumidos del plan. Sea creativo y mantenga los beneficios de los empleados amigables. Siguiendo los consejos anteriores, tendrá más éxito en la transferencia del valor de los beneficios a sus empleados para que puedan aprovechar estas ventajas de empleo.