Los gastos pueden incluir alojamiento, reembolso de millaje de automóvil personal , vuelos, transporte terrestre, propinas a los botones, comidas, propinas a los camareros, servicio a la habitación y otros gastos imprevistos que un empleado puede experimentar mientras viaja.
Los gastos que una organización reembolsará se encuentran en la política de viajes de negocios de la compañía. Familiarícese con la política de su compañía porque los gastos tan variados como la limpieza en seco y la membresía en un gimnasio se pueden cubrir en viajes extendidos.
El entretenimiento del cliente en las conferencias, en las llamadas de ventas y en las visitas al sitio es otro gasto reembolsable, pero conozca las políticas de su compañía para que no exceda los límites que se le asignan a los costos de entretenimiento.
Por lo general, las organizaciones pagan los gastos de viaje de los empleados de estas tres maneras.
- Las tarjetas de crédito de la empresa se emiten a los empleados que deben viajar con frecuencia para hacer negocios. Los empleados pueden cargar la mayoría de los gastos que incurren en un viaje de negocios a la tarjeta de crédito de la compañía. Para el reembolso de gastos imprevistos como propinas y comida rápida, los empleados deberán completar un informe de gastos .
Las tarjetas de cargo son convenientes para los empleados, ya que no tienen que aportar efectivo para pagar los gastos comerciales antes del reembolso. Sin embargo, conozca las políticas de su empresa; es posible que aún deba entregar recibos y otra documentación de respaldo.
- Efectivo: las organizaciones sin tarjetas de crédito de la compañía de empleados requieren que los empleados llenen un informe de reembolso de gastos para cada gasto mientras el empleado está en el camino. Generalmente requieren recibos y algún nivel de justificación para cada gasto.
Rara vez una organización podría pedirles a los empleados que paguen los artículos importantes como la tarifa aérea y buscar el reembolso más adelante. Una orden de compra de la empresa o una tarjeta de crédito de la empresa pagan grandes gastos por adelantado. Sin embargo, a menudo se requiere que los empleados paguen en efectivo los gastos diarios de viaje que luego se reembolsan.
- Per diem: una dieta es una asignación diaria de una cierta cantidad de dinero que se le da a un empleado para cubrir todos los gastos. El empleado es responsable de tomar buenas decisiones de gastos de viaje dentro de los parámetros de la cantidad de dinero que se le asigna diariamente.
Algunas compañías pagan directamente por el transporte y la vivienda, pero les dan a los empleados que viajan una dieta por todos los demás gastos, incluidas las comidas y el transporte terrestre. Se sabe que los empleados gastan menos en gastos para mantener el dinero extra de las dietas. Las empresas generalmente lo permiten.
Se aconseja a los empleados que viajan por negocios que se mantengan actualizados sobre las políticas de viaje de la compañía y los costos cubiertos para el reembolso. Los gastos que quedan fuera de las políticas generalmente no se reembolsan ni cubren.
La mayoría de las compañías requieren recibos, excepto aquellos que pagan un viático. Es probable que su empresa también tenga un formulario que esperan que los empleados usen para devolver los gastos de viaje.
Para estar al tanto de los gastos reembolsables, a los empleados a menudo se les da una fecha límite en la que deben presentar un informe de gastos y entregar los recibos correspondientes. El departamento de finanzas tendrá pautas que lo ayudarán a mantenerse actualizado.
Si tiene preguntas sobre qué constituye un gasto de viaje apropiado en su organización, consulte con su gerente y con el Departamento de Recursos Humanos.
No quiere gastar el dinero y recibir una sorpresa más tarde.
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