Mucha escritura para los negocios es descuidada, mal escrita, desorganizada, llena de jerga e incompleta.
A menudo es demasiado largo o demasiado corto. Todos estos atributos contribuyen a la escritura empresarial ineficaz.
Ya sea que esté escribiendo una propuesta de venta, un correo electrónico a su jefe o un manual de instrucciones para un paquete de software, hay ciertos pasos que debe seguir para ser efectivo. Sigue estos cinco pasos:
- Organiza tu material
- Considera a tu audiencia
- Escribe tus pensamientos
- Revisa tu material
- Edita tu material
La organización es clave
Si no organiza su material, no fluirá bien y no tendrá sentido. Escribir puede ser simple o complicado. Al escribir un correo electrónico anunciando una reunión de personal, esto es tan simple como recopilar sus pensamientos. Por otro lado, es probable que necesite desarrollar un esquema complejo antes del material terminado si está escribiendo los resultados de una prueba farmacéutica pionera. Cualquiera que sea la tarea, sin un nivel apropiado de organización (incluso organizando sus pensamientos), es posible que no incluya todo lo que necesita o no destaque los temas más importantes.
Las omisiones o un enfoque incorrecto harán que su negocio escriba menos claro.
Conoce a tu audiencia
Antes de comenzar a escribir, piense en su audiencia prevista. Por ejemplo, una presentación sobre el nuevo programa 401 (k) de su compañía puede tener el mismo esquema cuando se le da a su CFO así como a sus empleados, pero el nivel de detalles que incluya variará.
También debes considerar el tono. Un correo electrónico rápido a su equipo, que le recuerde el picknick anual de la compañía, no tendrá el mismo tono que su misiva en relación con el informe anual de su empresa.
Además, recuerde que se comunicará de manera más efectiva con su público si se concentra en lo que desea que escuche y no en lo que va a decir .
Una palabra sobre la buena escritura
Los buenos escritores tienen diferentes estilos de escritura. Algunos prefieren escribir todo y luego volver y editar. Otros prefieren editar a medida que avanzan. A veces, su estilo preferido varía según lo que escriben.
Mientras escribe (o cuando edita), tenga en cuenta la longitud. Debe usar suficientes palabras para aclarar su significado, pero no use palabras innecesarias solo para hacerlo florido. La escritura empresarial debe ser clara y concisa, no prolija y florida. Recuerde, nadie en el negocio tiene tiempo para leer más de lo necesario.
Por otro lado, no hagas que tu pieza sea demasiado corta. Debe escribir lo suficiente para que su significado sea claro y no se malinterprete. Imagínese si un equipo en un almacén fuera etiquetado como "usado pero bueno". No estaría claro si eso significaba que la pieza del equipo se había usado mucho, o que la pieza del equipo ya no era nueva, pero seguía siendo funcional.
Algunas palabras adicionales habrían aclarado el significado. Además, evite usar jerga o abreviaturas porque pueden significar cosas diferentes para diferentes lectores. Independientemente de su estilo de escritura, todos los escritores deben revisar y editar todo el material escrito, incluso los correos electrónicos.
Revisa y edita
Independientemente de su estilo de escritura, todos los escritores deben revisar y editar todo el material escrito, incluso los correos electrónicos. Cuando haya terminado de escribir, revise su trabajo. Es posible que deba editarlo. La corrección de pruebas está volviendo a leer lo que escribió para asegurarse de que todas las palabras en su cabeza lo hacían correctamente en el papel. Debido a que nuestros cerebros trabajan más rápido que nuestros dedos, puede omitir palabras, dejar un final o usar el homónimo incorrecto (por ejemplo, "allí" en lugar de "su"). La corrección de pruebas capta estos errores. Obviamente, revisar un correo electrónico de una línea es fácil y solo echarle un vistazo mientras escribe puede ser suficiente.
Sin embargo, si está escribiendo un manual de instrucciones, su corrección será más complicada y llevará más tiempo.
Después de que haya revisado su material, es hora de editarlo. En ocasiones, la corrección y la edición se pueden realizar simultáneamente, pero es más efectiva cuando se realizan de forma secuencial.
La razón por la que edita es corregir o cambiar lo que escribió para hacer que el material suene (y lea) mejor. Al escribir para empresas, esto significa corregir los errores y hacer que el texto sea lo más claro y conciso posible.
No estás escribiendo una novela
Cuando escribes por negocios, no estás escribiendo la próxima "gran novela estadounidense". Su escritura debe ser tan descriptiva como sea necesario, pero no necesita pintar imágenes vívidas con muchas palabras grandes y figuras de voz. Si se refiere a "casas de vidrio", no escriba "domicilios vítreos", escriba "casas de vidrio".