¿Qué es un Formulario I-9?
Los empleadores deben verificar la identidad y la elegibilidad para trabajar para todos los nuevos empleados. Un Formulario de elegibilidad para el empleo (I-9) es un formulario creado por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que debe completarse para cada empleado contratado en los Estados Unidos.
El formulario I-9 se usa para verificar la identidad de un empleado y para determinar si es elegible para comenzar a trabajar para la compañía. Asegúrese de estar utilizando la última versión de la I-9, el formulario fue revisado a partir del 17 de julio de 2017.
Cuando los formularios de elegibilidad de empleo se completan
Se debe completar un Formulario de Elegibilidad de Empleo (I-9) para todos los nuevos empleados . El empleador debe verificar la elegibilidad laboral y los documentos de identidad presentados por el empleado y registrar la información del documento en el formulario I-9 dentro de los tres días posteriores al empleo.
Si un empleador no completa y mantiene los formularios I-9 por cada nuevo empleado, pueden estar sujetos a multas u otras ramificaciones legales del Departamento de Trabajo. Los empleados deben proporcionar documentación para respaldar su reclamo y demostrar que tienen el derecho legal de trabajar en los Estados Unidos.
Además, los empleados deben presentar documentos originales, no fotocopias.
La única excepción es que un empleado puede presentar una copia certificada de un certificado de nacimiento.
En el formulario, el empleador debe verificar la elegibilidad laboral y los documentos de identidad presentados por el empleado y registrar la información del documento en el formulario I-9.
Antecedentes sobre la legislación
La Ley de Reforma y Control de la Inmigración de 1986 (IRCA, por sus siglas en inglés) consideró que los empleadores estadounidenses son legalmente responsables de la verificación de elegibilidad de empleo requerida para todos los nuevos empleados.
La primera parte del formulario I-9 debe ser completada por el empleado, y el empleador debe completar la segunda sección dentro de los tres días posteriores a la fecha de inicio del empleado. Si bien el formulario I-9 no se requiere para voluntarios o empleados por contrato, los ciudadanos extranjeros con visas de trabajo deben completar el formulario para indicar su estado legal en los Estados Unidos.
Si un empleado no puede leer o escribir en inglés, el formulario permite que un traductor o preparador legal complete el formulario en nombre del empleado. A partir de octubre de 2004, el proceso de verificación I-9 puede completarse electrónicamente.
Documentación requerida para demostrar la elegibilidad para trabajar
Además de su información personal básica, cuando rellene un Formulario I-9, debe proporcionar un documento que establezca su identidad y su elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos . La documentación generalmente incluye algún tipo de identificación con foto y la confirmación del estado legal en el país para verificar la elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos.
Documentos I-9 aceptables
Hay tres categorías de documentos que puede enviar. Los empleados deben presentar uno de los documentos de la Lista A o uno de los documentos de la Lista B y uno de los documentos de la Lista C.
Lista A (Documentos que establecen la identidad y la elegibilidad para el empleo)
- Pasaporte de los Estados Unidos
- Tarjeta de Residencia Permanente o Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero (I-551)
- Tarjeta de Residencia Temporal (I-688)
- Documento de autorización de empleo (I-766, I-688B o I-688A)
- Pasaporte extranjero con sello I-551 temporal
- Para extranjeros autorizados a trabajar solo para un empleador específico, pasaporte extranjero con el Formulario I-94 que autoriza el empleo con este empleador
Lista B (Documentos que establecen identidad únicamente)
- Licencia de conducir emitida por un estado o posesión periférica
- Tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica
- Documento tribal nativo americano
- Licencia de conducir canadiense o tarjeta de identificación con una fotografía (para extranjeros canadienses autorizados a trabajar solo para un empleador específico)
- Tarjeta de identificación escolar con fotografía
- Tarjeta de registro del votante
- Tarjeta militar de los Estados Unidos o registro de draft
- Tarjeta de identificación de dependiente militar
Lista C (Documentos que establecen la elegibilidad para el empleo solamente)
- Tarjeta de número de cuenta de la Seguridad Social sin restricciones de empleo
- Copia original o certificada de un certificado de nacimiento con un sello oficial emitido por una agencia del gobierno estatal o local
- Certificación de nacimiento en el extranjero
- Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense
- Documento tribal nativo americano
- Formulario I-94 que autoriza el empleo con este empleador (para extranjeros autorizados a trabajar solo para un empleador específico)
- Informe consular de nacimiento en el extranjero (formulario FS-240)
Cuándo no necesita completar un formulario I-9
Desde que se instituyó la ley el 6 de noviembre de 1986, la mayoría de los trabajadores remunerados deben presentar los formularios I-9. Sin embargo, hay algunas excepciones a la regla. No necesita un formulario I-9 si usted:
- Fueron contratados el 6 de noviembre de 1986 o antes, y continúan en su empleo con la expectativa de continuar con su compañía en el futuro.
- Lo contratan para un "trabajo doméstico informal", como niñera, niñera o limpieza, en un hogar privado de forma intermitente.
- Usted es un contratista independiente.
- Usted no está trabajando físicamente en los Estados Unidos.
¿No hay documentación I-9?
Un empleado que no presenta el documento requerido, o un recibo por un documento de reemplazo (en el caso de documentos perdidos, robados o destruidos), dentro de los tres días hábiles posteriores a la fecha de inicio del empleo, puede darse por terminado . Un empleado que muestra un recibo tiene noventa días para presentar los documentos originales.
Proceso de reverificación de formularios I-9
Los formularios I-9 del ciudadano de los Estados Unidos son válidos indefinidamente a menos que ocurra una brecha en el empleo superior a un año. Los ciudadanos extranjeros con una visa de trabajo o estudiantes y visitantes de intercambio deben volver a verificar su I-9 con cada extensión, o después de que su visa expire con la emisión de un nuevo permiso de autorización de empleo.
Los formularios I-9 deben ser retenidos por el empleador por tres años después de la fecha de inicio de un empleado o un año después de que se termine su empleo, lo que ocurra más tarde.
Cláusulas antidiscriminatorias
El IRCA también incluye cláusulas antidiscriminatorias . Bajo el IRCA, a los ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes y solicitantes de asilo legalmente autorizados a trabajar en los Estados Unidos legalmente no se les puede negar empleo o se les puede despedir por la fuerza en base al origen o la ciudadanía. Además, los empleadores deben aceptar cualquiera de los documentos antes mencionados para el formulario I-9, siempre que los documentos sean originales o copias certificadas. El IRCA es aplicable para todos los empleadores con tres o más trabajadores.
Verificación del empleador de la información I-9
Los empleadores pueden verificar la información de un empleado I-9 en línea para evitar multas o penalidades mediante el uso del sistema E-Verify. Es un servicio en línea provisto por el gobierno federal que compara información del Formulario I-9 del empleado, Verificación de Elegibilidad de Empleo, con información del Departamento de Seguridad Nacional y registros de la Administración del Seguro Social para confirmar la elegibilidad laboral.
Sanciones para los empleadores que contratan trabajadores no autorizados
Los empleadores que contraten a trabajadores no autorizados pueden recibir una multa de entre $ 250 y $ 5,500 por trabajador, dependiendo de la gravedad de la situación. La aceptación de documentos fraudulentos también puede hacer que una empresa pague entre $ 375 y $ 3,200 por la primera ofensa, y duplique la última por cada documento para las ocurrencias adicionales.
Finalmente, los empleadores pueden ser multados o sujetos a otras repercusiones por discriminación basada en ciudadanía, origen nacional, fraude o rechazo de documentos, o represalias.