Evite esconderse detrás de su computadora o teléfono en estos escenarios
De hecho, en ciertas circunstancias, debes evitarlos. Claro, es fácil esconderse detrás de su computadora y decir lo que quiere decir a través del teclado. Pero a veces necesitas salir al mundo y usar tu voz.
Aquí hay tres situaciones en las que sería mejor si no presionas enviar.
Evite golpear Enviar para resolver conflicto
Todos hemos sido parte de un correo electrónico o secuencia de mensajes entre dos partes que intentan resolver un problema. A veces, usted puede ser uno de los dos participantes principales o tal vez usted es simplemente una de las muchas personas que alguien se sintió obligado a incluirlo.
Con cada respuesta de correo electrónico o mensaje, el problema aumenta. Al final, lo que quizás fue un problema relativamente pequeño se ha convertido en uno mucho más grande. Esto generalmente resulta en una reunión cara a cara entre las dos partes, así como un supervisor o gerente para resolver el conflicto.
En lugar de utilizar el correo electrónico o la mensajería para resolver un conflicto, llame a la persona o programe una reunión cara a cara. Si recibe un correo electrónico o un mensaje de otra persona que intenta resolver un problema, resista la tentación de responder por correo electrónico. Levante el teléfono o camine hacia la oficina de la otra persona y diga: "Recibí su correo electrónico y pensé que sería mejor si discutiéramos esta situación de forma individual en lugar de hacerlo por correo electrónico.
¿Tienes unos minutos para hablar?
Si el correo electrónico es su única opción, no copie a otras personas en él. Hacerlo aumenta el problema. Si está recibiendo este correo electrónico, no presione "responder a todos". Simplemente responda solo a la persona que envió el correo electrónico. Si respondes "todo", tu respuesta debería decir: "Aprecio que me hayas llamado la atención sobre esta situación.
Te llamaré en apenas un minuto para hablar sobre esto. "Esto alertará a todos los que han sido copiados de que usted se está ocupando de la situación de forma individual.
Evite golpear Enviar cuando está molesto
¿Alguna vez has estado molesto por algo y disparado un correo electrónico mordaz solo para sentir arrepentimiento inmediato? O tal vez ha estado en el extremo receptor de dicho correo electrónico o mensaje.
Después de una situación o interacción molesta, lo que necesitamos es un período de enfriamiento . El correo electrónico y la mensajería no se prestan a esto; es instantáneo por diseño. En cambio, una vez que te hayas calmado, llama o visita al individuo para analizar la situación. Si está recibiendo un correo electrónico mordaz, evite las ganas de responder. Tómese un tiempo para calmarse y luego llame a la persona y pida hablar cara a cara.
En el futuro, decida de antemano que nunca usará el correo electrónico o la mensajería cuando esté molesto. Haga esto un pacto no negociable consigo mismo.
Si siente la necesidad de escribir algo cuando está molesto, escriba un mensaje a mano. No lo ingrese en el correo electrónico, incluso si no tiene la intención de enviar el mensaje. No serás la primera persona que accidentalmente presiona el botón "enviar" en lugar de "guardar".
Evite golpear Enviar para enviar malas noticias
A nadie le gusta recibir malas noticias y recibirlas por correo electrónico o un mensaje puede agregar sal a la herida.
¿Alguna vez ha enviado un correo electrónico a un cliente para decirles que su pedido se retrasó? ¿O le enviaste un mensaje a un amigo para avisarle que no podías asistir a su fiesta de cumpleaños? ¿O qué tal enviar un correo electrónico a su jefe para avisarle que no terminó con un proyecto y que no cumpliría con su fecha límite?
Si la respuesta a cualquiera de esas preguntas es afirmativa, deje de usar el correo electrónico o la mensajería para comunicar malas noticias. Usar el correo electrónico o mensajes para comunicar malas noticias puede enviar el mensaje de que no te importa o que el problema no es lo suficientemente importante como para garantizar tu atención personal. Cuando utiliza el correo electrónico o la mensajería para comunicar malas noticias, no tiene forma de juzgar la reacción de la persona. Lo más probable es que las personas se decepcionen o molesten. Si no está entregando las noticias en persona, sus sentimientos de decepción pueden escalar y crear una situación aún peor.
Por último, cuando usas el correo electrónico o los mensajes en este escenario, apareces cobardemente. Los clientes, compañeros de trabajo, jefes y amigos aprecian a las personas que tienen el coraje de comunicar las malas noticias en persona.
Si no está seguro si su mensaje califica como malas noticias pregúntese: "¿Me gustaría recibir un correo electrónico o mensaje con este tipo de noticias o preferiría que se lo comunicara en persona?". Entonces actúa en consecuencia.
Si bien no hay duda de que el correo electrónico o la mensajería es un medio rápido y eficiente de comunicación, no siempre es apropiado. Siga las pautas anteriores y evite usar el correo electrónico o el mensaje cuando no sea apropiado.