Cómo devaluar una pregunta, no la persona que formula la pregunta
Puede suceder en cualquier reunión de negocios: algún empleado infeliz hace una pregunta que no está relacionada con el tema, relacionada solo con su propia situación, o para impulsar otra agenda. La forma en que responde a los empleados descontentos y las preguntas desafiantes es importante porque envía un mensaje a otros empleados sobre las actitudes y filosofías que tiene la administración, incluso cuando esas actitudes no son necesariamente las de la propia empresa.
Las siguientes estrategias pueden ayudarlo a responder de manera apropiada a los empleados que tratan de provocar problemas en las reuniones de negocios.
La devaluación de un empleado devalúa a los demás
Si devalúa a un empleado , sus pares también pueden sentirse devaluados. Por ejemplo, si insulta a un trabajador de la línea de ensamblaje, los insulta a todos. Si criticas a un secretario, es probable que otros también se sientan criticados. Incluso si haces declaraciones de carta blanca; "el soporte técnico falló en hacer su trabajo pero estamos trabajando para ponerlos al día" usted devalúa a los compañeros, amigos, compañeros de trabajo de otros empleados y envía el mensaje silencioso si la gerencia azota públicamente a una persona o departamento, podrían azotar al suyo , también.
Proporcionar dirección pero no cumplir con el tiempo del aire
Si alguien hace una pregunta que es hostil, no relacionada o inapropiada , dirija a la persona que hace la pregunta con un comando o instrucción específica, por ejemplo, que la escriba por escrito a la gerencia para que tenga tiempo de considerar cuidadosamente el problema o la idea más adelante.
Es posible que pueda difundir una pregunta particularmente volátil al incluir a la persona que plantea la pregunta en lugar de excluirla. Por ejemplo, puede sugerir que elaboren una agenda breve de la reunión sobre ese tema o una lista de inquietudes. Asegúrese de darles una persona específica para que lo envíe por escrito.
Si no ofrece un conjunto claro de instrucciones, sonará desdeñoso. Si no está seguro de cuál es el punto de contacto correcto, dígalo y pida al empleado que lo llame o le envíe un correo electrónico más tarde después de que haya tenido tiempo de averiguar a quién deberían plantearle la pregunta.
En la mayoría de las situaciones, es importante que no responda directamente una pregunta hostil porque:
- Da credibilidad a la pregunta (debe ser un problema si se tomó tanto tiempo para responderla);
- Puede hacerte aparecer a la defensiva (especialmente si te pillan desprevenido); y
- Tan pronto como conceda el "tiempo aire" para reunirse, o dedique demasiado tiempo a dirigirse a un interrogador enojado, puede terminar con otros saltando a bordo debido al "fenómeno de la multitud".
El fenómeno de la multitud describe cuándo un individuo que podría no hacer o decir algo por sí mismo se siente fortalecido cuando otros hacen algo, se une a lo que hacen los demás en un grupo o multitud. En una reunión, si una persona se sale con la suya, es probable que otros intenten unirse a sus propias agendas, preocupaciones o preguntas.
Nunca haga declaraciones que devalúen a la persona directa o indirectamente. Si dices que una pregunta es infundada y no merece respuesta, el mensaje que la audiencia escuchará es que estás descartando una preocupación que tienen.
Validar sin aceptar
Puede validar la pregunta de una persona sin valorarla fuera de los sentimientos de las otras personas. La validación es simplemente un reconocimiento de que algo es importante o tiene valor para otra persona, incluso si no lo es para otros.
Al incorporar declaraciones como, "Entiendo por qué piensas que eso es importante" o "Claramente la situación te molestó", no es lo mismo que admitir que estás de acuerdo.