Escribir una carta de negocios efectiva y pulida puede ser una tarea fácil de seguir, siempre y cuando cumpla con las reglas establecidas de diseño e idioma. Tenga en cuenta que su destinatario lee una cantidad significativa de correspondencia de manera regular y favorecerá las letras bien ejecutadas que están libres de errores tipográficos y gramaticales. Una buena regla empírica es corregirla dos veces y luego pedirle a un colega que la revise para asegurarse de que no se omita nada.
Secciones de una carta comercial
Cada sección de su carta debe cumplir con el formato apropiado, comenzando con su información de contacto y la de su destinatario; saludo; el cuerpo de la carta; clausura; y finalmente, tu firma.
Formato de carta comercial
A continuación se muestra el formato de carta de negocios tradicional, con consejos sobre cómo enmarcarlo en función de su relación con el lector y cuál es su resultado deseado.
Su información de contacto :
Tu nombre
Su dirección
Su número de teléfono
Tu correo electrónico
Fecha
Información de contacto del destinatario:
Su nombre
Su título
Su empresa
La dirección de la compañía
- Use "A quien corresponda ", si no está seguro específicamente a quién se dirige.
- Use el saludo formal "Estimado Sr./Ms./Dr. [Apellido], "si no conoce al destinatario".
- Use "Estimado [Nombre]", solo si tiene una relación informal con el destinatario.
El cuerpo
Conceptos básicos sobre el formato:
- Use líneas de espacio simple con un espacio adicional entre cada párrafo, después del saludo y por encima del cierre.
- Justificado a la izquierda su carta (contra el margen izquierdo).
Golpea el tono correcto:
Haga que el propósito de su carta sea claro a través de un lenguaje simple y específico, manteniendo breve el párrafo inicial. Puede comenzar con "Estoy escribiendo en referencia a ..." y desde allí, comunique solo lo que necesita decir.
Los párrafos siguientes deben incluir información que le brinde a su lector una comprensión completa de su (s) objetivo (s) pero evite oraciones serpenteantes y palabras innecesariamente largas. Nuevamente, manténgalo conciso para mantener su atención.
Si su intención es persuadir al destinatario: para invertir dinero, darle una referencia, contratarlo, asociarse con usted o solucionar un problema, cree un caso convincente para la causa. Si, por ejemplo, desea que el lector patrocine un evento de caridad, identifique cualquier superposición con los objetivos filantrópicos de su empresa. Convenza al lector de que ayudarlo sería mutuamente beneficioso, y aumentará sus posibilidades de ganar su apoyo.
Mantenga su párrafo de cierre en dos oraciones. Simplemente reitere su razón para escribir y agradezca al lector por considerar su solicitud.
Cierre de cortesía :
Algunas buenas opciones para su cierre incluyen:
- Respetuosamente suyo,
- Tuyo sinceramente,
- Cordialmente,
- Respetuosamente,
Si su carta es menos formal, considere usar:
- Todo lo mejor,
- Mejor,
- Gracias,
- Saludos,
La firma:
Escriba su firma justo debajo de su cierre y deje cuatro espacios simples entre su cierre y su nombre completo, título, número de teléfono, dirección de correo electrónico y cualquier otra información de contacto que desee incluir. Use el siguiente formato:
Su firma manuscrita
Nombre completo escrito
Título
Enviar una carta comercial por correo electrónico
Si envía una carta por correo electrónico, su firma será ligeramente diferente . En lugar de incluir su información de contacto en el encabezado de la carta, enumérela debajo de su firma. Por ejemplo:
Tuyo sinceramente,
Nombre Apellido
Título
Su dirección
Su número de teléfono
Tu correo electrónico
Incluya el tema sobre el que está escribiendo en el asunto del correo electrónico, para que el lector tenga claro el motivo por el cual está enviando el mensaje.
Consejos para escribir cartas de negocios
Puede encontrar sugerencias más detalladas en estas pautas sobre cómo escribir una carta comercial , incluida la elección de una fuente, la selección de márgenes y el formateo de su carta de manera adecuada.
Siempre es útil mirar ejemplos para obtener ideas para su propia correspondencia. Revise muestras de cartas , incluidas cartas de presentación, cartas de agradecimiento de la entrevista, cartas de seguimiento, cartas de aceptación y rechazo de trabajo, cartas de renuncia, cartas de agradecimiento y más muestras de cartas comerciales y relacionadas con el empleo.