En un número cada vez mayor de sectores, las secretarias poseen una licenciatura u obtienen certificaciones especializadas como el Secretario Jurídico Acreditado o el Asistente Administrativo Médico Certificado.
Requisitos de trabajo para Secretarios / Asistentes Administrativos
Para trabajar en una posición administrativa , se espera que se sienta cómodo usando la tecnología de varias maneras. Se le puede solicitar que genere documentos, prepare presentaciones de diapositivas, cree hojas de cálculo, administre bases de datos y mantenga sitios web. Debería sentirse cómodo al usar Microsoft Office, correo electrónico e Internet. Para un trabajo en una pequeña empresa, es posible que necesite estar familiarizado con QuickBooks u otros programas de software de contabilidad.
Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita son esenciales. Cuando trabajas en un trabajo de oficina necesitas estar orientado a los detalles y poseer habilidades de corrección de pruebas. Debe tener un dominio sólido del idioma inglés, incluidas las habilidades de escritura / edición. Algunas responsabilidades laborales pueden implicar la creación de documentos y / o sitios web. Deberá sentirse cómodo revisando o componiendo comunicaciones o contenido web.
La función de gerente de oficina puede ser parte de sus responsabilidades. Para ser un gerente exitoso, debe ser capaz de realizar múltiples tareas y estar bien organizado. Como gerente, a menudo planeará eventos para el personal, como cenas de premios y eventos de recaudación de fondos, o programará reuniones con clientes y organizará horarios para sus compañeros de trabajo.
Cómo encontrar un trabajo como Secretario / Asistente Administrativo
Antes de comenzar su búsqueda, reúna referencias de empleadores anteriores. Si no tienes mucha experiencia laboral, puedes utilizar una referencia personal .
Los empleadores que están contratando una secretaria o un asistente administrativo están buscando a una persona con la que puedan trabajar cómodamente, que combinen bien con otros miembros del personal y a quienes se les pueda confiar información confidencial. Fuertes cartas de recomendación pueden demostrar estas cualidades.
Aproveche sus redes para obtener contactos en las ofertas de trabajo. Póngase en contacto con los contactos de Facebook y LinkedIn, amigos de la familia, vecinos y antiguos empleadores y hágales saber que agradecería las presentaciones a cualquier persona que saben que puede estar contratando.
Si está enfocando su búsqueda en un sector como el derecho, la medicina, la publicación o la educación superior, por ejemplo, pregunte a sus contactos específicamente por referencias a cualquier profesional que conozcan en esas áreas de empleo.
Aplicando en persona
Serás un representante de la compañía que lo contrata y, a menudo, proporciona la primera impresión a clientes o clientes. Esto significa que una imagen bien definida y fuertes habilidades interpersonales son importantes para las secretarias y asistentes administrativos para poseer.
Si puede encontrar una manera de hacerse notar por los posibles empleadores, puede darle una ventaja como candidato. Con sus cartas de recomendación y su currículum en mano, visite las organizaciones y empresas locales. A continuación, le mostramos cómo solicitar un trabajo en persona .
Encante a los guardianes y pregúntele si puede hablar con alguno de los supervisores o gerentes acerca de las posiciones del personal de apoyo con la organización. Si los gerentes no están disponibles, dígale a la recepcionista un par de datos clave sobre sus credenciales y pregunte si pueden ser tan amables como para compartir su currículum con sus jefes.
Buscar trabajos en línea
Haga una búsqueda en Google de ofertas de trabajo con palabras clave como asistente administrativo, asistente de marketing, asistente editorial, secretario médico, secretario legal y asistente de oficina para generar listados de trabajo. Muchos empleos administrativos también se anunciarán en la sección de empleo del sitio web de su periódico local o cámara de comercio.
Entrevista para trabajos administrativos auxiliares
Los empleadores evaluarán su imagen personal y sus habilidades interpersonales cuando realice una entrevista para un puesto vacante. Asegúrese de estar impecablemente vestido y arreglado. Salude a su entrevistador con una cálida sonrisa y firme apretón de manos. Haga contacto visual apropiado con cada uno de sus entrevistadores en situaciones grupales.
Prepárese para la entrevista investigando el negocio antes de tiempo. Familiarícese con lo que hacen en la oficina y quiénes son sus clientes. Además, prepárese para venderse destacando de 5 a 7 activos que le permitirán ser eficaz en su rol como secretario o asistente administrativo en la organización. Para cada activo, mencione, esté listo para hacer referencia a un rol, proyecto o trabajo en el que haya aplicado esa fortaleza y generado algunos resultados positivos.
Contar estas historias de cómo se ha destacado en el pasado puede ser de gran ayuda para convencer a los empleadores de que tiene las cosas correctas para sobresalir en el trabajo. Revise cuidadosamente el anuncio o la descripción del trabajo para el puesto y haga una lista de sus preferencias / requisitos. Para cada calificación, piense en un ejemplo de cómo exhibió esa calidad o aplicó esa habilidad.
Prepare respuestas a otras preguntas comunes para entrevistas administrativas, como sus debilidades y desafíos que ha conocido en el pasado. Es probable que los empleadores le pregunten sobre las relaciones con los supervisores en el pasado, así que prepárese para hacer referencia a cómo ha trabajado bien con los jefes y ha tratado eficazmente a las personalidades desafiantes y tenga a mano esas referencias escritas.
Seguimiento después de la entrevista
Inmediatamente después de la entrevista, redacte una tarjeta de agradecimiento o una carta que indique claramente que le gustaría trabajar con ese empleador. Exprese cuánto aprecia que se tomen el tiempo de reunirse con usted y explique brevemente cómo es usted un excelente candidato para el puesto.
Si se ha reunido con varios entrevistadores, intente incluir algo diferente en cada comunicación para demostrar que es una persona extremadamente motivada y considerada.