La diferencia es que los asistentes personales solo ayudan a una sola persona y también pueden ayudarlo con tareas personales como comprar o programar compromisos sociales.
Algunas personas delegan el trabajo del proyecto a sus asistentes o tienen sus asistentes para ellos en su ausencia.
Requisitos de trabajo para asistentes personales
Si bien no existe un requisito mínimo establecido para los asistentes personales en términos de educación, una formación en negocios o trabajo administrativo ayuda. Un segundo o tercer idioma también puede ser importante en algunos casos. En general, las habilidades que tienes son más importantes que tu educación. Una discusión sobre algunas de estas habilidades necesarias puede ayudarlo a decidir si este tipo de trabajo es para usted.
Aquí hay una lista de habilidades de asistente personal para hojas de vida, cartas de presentación, solicitudes de empleo y entrevistas. Las habilidades requeridas variarán en función del trabajo para el que está postulando, así que también revise nuestra lista de habilidades enumeradas por trabajo y tipo de habilidad . Consulte esta lista y vea si ha utilizado estas habilidades en trabajos anteriores o las ha adquirido a través de la capacitación.
Tome nota de cuándo y cómo usó o desarrolló estas habilidades.
A continuación, agréguelos a su currículum vitae y carta de presentación o manténgalos a mano para completar las solicitudes de empleo. Las personas que examinan las aplicaciones a menudo buscarán habilidades clave. Haga coincidir sus habilidades con las publicadas según sea necesario para el trabajo. Luego, asegúrese de que se mencionen en su carta de presentación y que figuran en su currículum.
También debe desarrollar respuestas de entrevista sobre cómo utilizó sus habilidades en puestos anteriores. Tenga un ejemplo de cómo resolvió un problema en el lugar de trabajo usando una o más de estas habilidades. Muestre cómo el uso de sus habilidades contribuyó al éxito de un proyecto.
Ejemplos de habilidades de Asistente Personal
Esta lista no es exhaustiva, pero incluye algunas de las habilidades más importantes y buscadas para los asistentes personales.
Organización y gestión del tiempo
Como asistente personal, una gran parte de su trabajo será mantener a otra persona organizada y en el horario previsto. Debe, por lo tanto, estar bien organizado usted mismo. Afortunadamente, la organización se puede aprender. Existen técnicas específicas que puede adaptar para hacer que su uso del tiempo sea más eficiente y para mantener su vida y la de su gerente en orden.
Comunicación escrita y verbal
Deberá comprender y seguir las instrucciones, y deberá transmitir información clara y honestamente. Dependiendo de los detalles de su posición, también puede recibir clientes, responder a la correspondencia o crear informes y presentaciones. Todas estas tareas requieren habilidades de comunicación de primer nivel que incluyen hablar y escribir, escuchar y leer.
Precisión y atención al detalle
La atención al detalle es un componente crítico para mantenerse organizado y comunicarse bien.
La vaguedad o la inexactitud crean ineficiencia en el mejor de los casos, y también pueden causar errores graves o alienar a los colegas de su gerente.
Conocimiento del software relevante
El software que deberá manejar puede variar, pero probablemente incluya procesamiento de texto, hojas de cálculo, bases de datos, calendarios, autoedición y PowerPoint, o algo equivalente. Ser capaz de proporcionar al menos soporte técnico mínimo es una ventaja. Puede que tenga que evaluar varios programas y aplicaciones diferentes para elegir por sí mismo, que proporciona las mejores herramientas para lograr los objetivos de su gerente. Siempre, su trabajo es facilitar y simplificar el trabajo de su gerente, y eso podría requerir mucha resolución de problemas detrás de escena.
Tacto y discreción
Como asistente personal, con frecuencia estará expuesto a material confidencial, desde secretos comerciales hasta información altamente personal que deberá mantener confidencial.
Una habilidad relacionada es el tacto, la capacidad de reaccionar con suavidad o no responder a la información que otras personas puedan encontrar difícil o vergonzosa. En otras palabras, debe ser una persona segura para que su gerente sea vulnerable. Después de todo, solo sabrá cuánta ayuda necesitan.
Lista de habilidades de asistente personal
Habilidades administrativas
Estas habilidades a menudo son parte de la descripción del trabajo de un asistente personal o son habilidades de valor agregado. Su empleador puede necesitar a alguien que pueda hacer estas tareas por ella.
- Administrativo
- Equipo
- Correspondencia
- Diligencias
- Eventos
- Evento planeado
- Presentación
- Procedimientos de implementación
- Mantenimiento de horarios
- Reuniones
- Administración de oficinas
- Gestión de proyectos
- Investigación
- Programación
- Tomando dictado
- Tomando mensajes
- Tomando notas
- Arreglos de viaje
- Planificación de viajes
Habilidades de comunicación
Como asistente personal, todos los aspectos de las comunicaciones son importantes para el trabajo. Prepárate para mostrar tu experiencia o entrenamiento.
- Responder Teléfono
- Comunicación
- Visitantes de saludo
- Manejo de consultas
- Redes
- Comunicación no verbal
- Llamadas de detección
- Comunicaciones verbales
- Comunicaciones escritas
Habilidades Financieras
¿Tienes experiencia o entrenamiento para estas tareas?
- Contabilidad
- Presupuesto
- Adquisitivo
- Abastecimiento
- Compras
Habilidades tecnológicas
¿Eres capaz de usar diferentes plataformas y dispositivos y hacer una resolución de problemas básica?
- Computadora (PC, Mac, tableta)
- Gestión de base de datos
- Microsoft Office
- Preparación de la presentación
- Informes
- Procesamiento de textos
Habilidades de dominio personal
Estas habilidades a menudo son parte de tu personalidad. Muestre cómo los ha usado y desarrollado.
- Confidencialidad
- Diplomático
- Discreción
- Flexibilidad
- Interpersonal
- Multitarea
- Organización
- Actitud positiva
- Resolución de problemas
- Actitud profesional
- Auto motivado
- Jugador de equipo
- Gestión del tiempo
- Trabajar independientemente
Si no ha utilizado estas habilidades en un trabajo anterior, mire cómo las ha desarrollado en trabajos voluntarios o no remunerados o úselas en su vida personal. ¿Usas estas habilidades como parte de una comunidad de fe o para un proyecto de estudiante en la escuela? ¿Ha desarrollado habilidades como parte de un equipo deportivo o un deporte individual? Esa experiencia también puede ser valiosa y hacerte un mejor candidato para el puesto.
Ejemplo de currículum de asistente personal
En el siguiente currículum de muestra diseñado para un asistente personal, tome nota de cómo se incorporan al texto algunas de las habilidades mencionadas anteriormente, particularmente del "Resumen de calificaciones" inicial.
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Teléfono celular: 870.123.4567
Asistente personal
Asistente personal orientado a detalles y altamente organizado, bien versado en brindar soporte sin interrupciones a los ejecutivos de nivel C. De forma impecable e independiente, realiza tareas administrativas, de citas y de planificación de viajes, compras y planificación de eventos con una eficiencia sin esfuerzo. Competencias principales:
- Administrativo : procesa datos confidenciales y maneja toda la correspondencia y el dictado con total integridad y confidencialidad. Asegurar un ambiente libre de estrés para la toma de decisiones ejecutivas mediante la coordinación proactiva de reuniones y eventos especiales y la resolución de complicaciones en etapas formativas.
- Comunicaciones: cree fácilmente una buena relación con los clientes, proveedores y partes interesadas del proyecto, tanto en persona como por escrito. Adepto en la creación de redes diplomáticas entre las partes para garantizar la ejecución de calidad de los proyectos y eventos.
- Administración financiera: Capaz de aprovechar la educación en contabilidad para equilibrar libros con precisión y realizar funciones de presupuesto y compras.
- Fortalezas clave: actitud positiva y profesional en su totalidad, con capacidad para inculcar la confianza y el compromiso de los demás. Las competencias técnicas incluyen Microsoft Office Suite, QuickBooks y Adobe Creative Suite. Fluidez en español.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Asistente personal del presidente (20XX hasta el presente)
Proporcionar apoyo administrativo y personal integral al fundador de la firma de asesoría financiera boutique, con un alcance de responsabilidad que incluye dictado, correspondencia, administración de oficinas, relaciones con proveedores, programación de citas, coordinación de viajes y funciones de planificación de eventos.
- Planificó todos los detalles para eventos de relaciones con clientes de gran éxito, incluidos los fines de semana de golf y tenis, seminarios sobre planificación financiera y banquetes de accionistas.
- Proveedores rentables y seguros de viajes y entretenimiento de bajo costo, que reducen los gastos de viaje en un 15%.
- Utilizó Adobe Creative Suite para crear nuevos folletos de marketing visualmente atractivos y un boletín mensual.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Asistente Administrativo (20XX a 20XX)
Sirvió como asistente administrativo para un grupo de tres CPA. Recibí clientes y reuní información personal y financiera; archivos organizados del cliente. Programe y tome notas en las reuniones, maneje la recepción del teléfono y la correspondencia procesada.
- Con frecuencia, tanto clientes como empleadores elogian la actitud alegre y la atención al detalle.
- Ayudó a entrenar a los clientes y al nuevo personal en el uso de software de gestión de impuestos de propiedad.
Educación
Licenciatura en Administración de Empresas (Menor: Contabilidad); 3.52 GPA
Universidad de Missouri, Columbia, MO
Equipo de tenis, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, año en el extranjero en Madrid, España