Habilidades clave para curriculums vitae, cartas de presentación y entrevistas
Si bien muchas empresas esperan que los asistentes ejecutivos hayan completado algunos cursos universitarios relevantes, pocos requieren un título. La experiencia laboral relevante es más importante, idealmente varios años como asistente ejecutivo o administrativo.
Deberes del Asistente Ejecutivo
Los deberes del asistente ejecutivo incluyen los mismos deberes que un asistente administrativo: hacer y aceptar llamadas telefónicas; enviar memos, correos electrónicos y cartas en nombre del ejecutivo; recibir visitantes y manejar la programación. Pero también actúan como guardianes, tomando decisiones sobre quién tiene acceso al ejecutivo y qué información recibe el ejecutivo.
A menudo realizan investigaciones y preparan informes que influyen en la política de la empresa. Estas responsabilidades significan que los asistentes ejecutivos deben comprender a fondo el trabajo de su empleador. Como resultado, estos trabajadores también pueden actuar como enlace entre el ejecutivo y el resto del personal administrativo.
Cómo usar las listas de habilidades
Asegúrese de escribir su carta de presentación y curriculum vitae para destacar las habilidades que su posible empleador desea. Puede usar la siguiente lista para hacerse una idea de cuáles podrían ser estas habilidades deseadas, pero recuerde siempre leer cuidadosamente la descripción del trabajo, porque no todas las empresas buscan lo mismo en un asistente ejecutivo.
Además, revisa nuestras compilaciones de habilidades enumeradas por trabajo y tipos de habilidades . Mientras se prepara para su entrevista , planee dar ejemplos de momentos específicos en los que ha incorporado las diversas habilidades que su posible empleador desea.
Ejemplos de Habilidades de Asistente Ejecutivo
La siguiente lista no es exhaustiva, y las habilidades requeridas pueden variar ligeramente de una empresa a otra, o incluso de una oficina a otra dentro de la misma empresa. Sin embargo, la mayoría de las habilidades más importantes y buscadas que debe tener un posible asistente ejecutivo están aquí.
Habilidades de comunicación escrita y verbal
Una forma de pensar sobre el rol del asistente ejecutivo es, de hecho, como especialista en comunicación. Una parte importante del trabajo incluye la comunicación y la coordinación con las personas en toda la empresa, y en ocasiones también con los clientes, según el tipo de negocio. La capacidad de ser profesional, clara, elocuente y precisa, tanto verbalmente como por escrito, encabeza la lista de requisitos para las habilidades de comunicación impecables .
Habilidades computacionales
Los asistentes ejecutivos necesitan algo más que una simple competencia con programas de procesamiento de textos y hojas de cálculo. Las habilidades necesarias basadas en computadora también incluyen la capacidad de configurar y mantener sistemas de correo electrónico, sistemas de intercambio de archivos y calendarios, así como la competencia con software estadístico, software de publicación y bases de datos.
Ser el propio especialista en soporte técnico siempre es una ventaja, especialmente porque se espera que los asistentes ejecutivos hagan todo, desde arreglar la impresora hasta sugerir nuevos programas.
Habilidades interpersonales
Las fuertes habilidades interpersonales también son una necesidad para interactuar con los clientes, capacitar a otro personal administrativo y trabajar con los directores generales y gerentes de alto nivel. Dado que los asistentes ejecutivos a menudo manejan información sensible de la compañía, es importante no solo poder mantener la confidencialidad adecuada sino también comportarse siempre de una manera que sugiera la discreción e integridad personal. En resumen, es necesario inspirar confianza.
Gestión del tiempo
Un asistente ejecutivo no solo necesita manejar bien su propio tiempo, sino también el del jefe. Eso significa coordinar las necesidades y demandas de varias personas para crear un horario viable y, a menudo, cambiar ese horario con poca antelación a medida que cambian las situaciones.
El trabajo también podría incluir discretamente asegurarse de que el ejecutivo se mantenga dentro del horario previsto, sin distraerse.
Habilidades de investigación
La investigación en sí misma es una habilidad que requiere familiaridad con múltiples motores de búsqueda, así como los recursos de información que son relevantes en los campos particulares de interés para la empresa. Sin estas habilidades, un asistente ejecutivo no podría preparar los informes que necesita el ejecutivo.
Lista de habilidades de ayudante ejecutivo
Habilidades técnicas
- Coordinación de conferencias de audio y video
- Creando y Manteniendo Bases de Datos
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Equipo de oficina
Habilidades administrativas
- Contabilidad / contabilidad
- Soporte administrativo
- Equipo
- Gestión del calendario
- Clerical
- Relaciones con el cliente
- Diseño y mantenimiento del sistema de archivo
- Organización de reuniones
- Mantener calendarios
- Mantenimiento de registros
- Arreglos de viaje
- Mecanografía
- Evento planeado
- Preparación de informes
- Procesamiento de informes de gastos
- Corrección de pruebas
- Programación
- Tomando minutos de la reunión
Habilidades de comunicación
- Correspondencia
- Servicio al cliente
- Gestionar las relaciones con los clientes
- Procesamiento de llamadas telefónicas y solicitudes
- Comunicaciones Escritas / Verbales
Características personales
- Exactitud
- Escucha activa
- Capacidad de seguir las instrucciones
- Habilidad para trabajar de manera independiente
- Asertividad
- Analítico
- Colaboración
- Energético
- Diplomático
- Toma de decisiones
- Confianza
- Orientado al detalle
- Flexibilidad
- Seguir adelante
- Iniciativa
- Buen juicio
- Motivado
- Multitarea
- Mantenimiento de información confidencial
- Cumplimiento de plazos
- Priorizar
- Proactivo
- Resolución de problemas
- Gestión de proyectos
- Confiabilidad
- Auto confianza
- Auto Dirigido
- Trabajo en equipo
- Gestión del tiempo
- Trabajando rápidamente
- Trabajando bien bajo presión
Más sobre empleos y habilidades de asistente ejecutivo
- Cómo obtener un trabajo como asistente administrativo
- Habilidades de Office Manager
- 7 consejos para una gestión eficaz del tiempo
- Cómo trabajar más rápido y de manera más eficiente