La entrada de datos en estas hojas de tiempo, generalmente por parte del personal en el departamento creativo , registra las horas que se han gastado en cada parte del proyecto.
Eso no solo significa la creación de la campaña, sino la reunión informativa inicial, la presentación del cliente e incluso el tiempo pasado en los rodajes y los estudios de producción. Solo al obtener una idea clara de la forma en que se ha gastado el tiempo, una agencia puede manejar eficazmente la carga de trabajo, el acuerdo de facturación del cliente y la forma en que se asigna el tiempo entre los equipos.
El parte de horas en una cáscara de nuez
En los primeros días de la publicidad, como tantas tareas de esa época, el tiempo se registraba manualmente en papel con bolígrafos y lápices (y una gran cantidad de borrado). En estos días, el tiempo se ingresa en la computadora o en una tableta utilizando una sofisticada pieza de software que puede extraer informes de todas las variedades. La mayoría de las tiendas tienen una plantilla muy similar que incluye:
- El número de trabajo
- El cliente
- La tarea a mano
- Cualquiera y todo el personal asignado
- La fecha y el número de horas trabajadas
- El precio por hora
- A través del tiempo
Al iniciar un proyecto para un cliente, el administrador de la cuenta o el gerente de tráfico abrirá un número de trabajo y comenzará a registrar las horas.
Por lo general, coincidirán con la propuesta o la oferta otorgada al cliente, y se dividirán en horas dedicadas principalmente a: investigación, planificación y estrategia, desarrollo creativo , producción y administración de proyectos.
Si todo va según lo planeado, las horas reales dedicadas al proyecto correlacionarán bien con el presupuesto, pero ese no suele ser el caso.
El desarrollo creativo a menudo consume más tiempo que cualquier otra parte del proceso, debido a un cambio en la dirección, los comentarios del cliente o la incapacidad de descifrar el informe. Esto puede convertirse en un punto de discusión con el cliente porque no quiere gastar mucho dinero extra en tiempo creativo porque el departamento creativo tiene problemas para identificar una solución.
Sin embargo, la hoja de tiempo se debe completar correctamente para rastrear esa hora y mostrar al cliente cómo se gastó el dinero y cómo operaba la agencia. Es una buena forma de ver si algunos proyectos son demasiado intensivos en mano de obra para obtener ganancias, o si otros son tan lucrativos como para merecer la inversión en ese cliente para seguir trabajando. Y en pocas palabras, ese es el papel de la hoja de tiempo.
Los pros de Timesheets
He aquí por qué las hojas de asistencia son el alma de cualquier agencia:
- Dinero : Timesheets muestra una agencia (incluso interna) cuántas horas se registraron para cada parte de cada campaña. Entonces es fácil ver si el retenedor del cliente lo vale, o si es el momento de poner al cliente proyecto por proyecto. Con una agencia interna, ese tiempo puede no conducir directamente a la facturación, pero sí muestra a la gerencia la eficacia con la que están utilizando el tiempo del departamento creativo. Si se descubre que están gastando el 90% de su tiempo en solo un aspecto del negocio, eso puede generar algunas banderas rojas.
- Transparencia : si las hojas de asistencia se realizan correctamente, es fácil ver dónde funcionan las cosas sin problemas y dónde se están infiltrando los cuellos de botella o las ineficiencias. ¿Por qué un redactor dedica la mitad del tiempo a un cliente que otro? Y si se necesitan más creatividades, un vistazo rápido a la hoja de horas verá si el departamento está sobrecargado de trabajo.
- Compromiso y responsabilidad : la mayoría de los clientes esperan que se gaste una cierta cantidad de horas en un proyecto. Si no creen que se realizó la cantidad correcta de esfuerzo en un trabajo, las hojas de tiempo pueden proporcionar los datos para decir lo contrario. También es una forma de mostrarles a algunos clientes cuánto valor obtienen de la agencia.
- Análisis : el rendimiento pasado es a menudo un buen indicador del futuro. Si un cliente está chupando la vida de la agencia y causando estragos en todos, los datos de las hojas de asistencia pueden mostrar si vale la pena mantener a ese cliente cerca, o si es el momento de dejarlos ir. En el otro lado de la ecuación, puede mostrarle a una agencia la rentabilidad de algunos clientes, que requieren un mínimo esfuerzo y esfuerzo creativo, pero un rendimiento máximo de la inversión.
Los contras de Timesheets
Con todos esos puntos más, ¿cuál es el problema? Bueno, hay una razón por la que las hojas de horas son universalmente detestadas por casi todo el mundo, excepto los números crunchers de la agencia:
- Tiempo : muchas personas en agencias, especialmente en departamentos creativos, no quieren dedicar parte de su tiempo a la administración. Como creativo, puede ser perjudicial alejarse de una gran lluvia de ideas creativa para completar horas. Muchos administradores de cuentas tienen los mismos problemas. Es irónico, pero rara vez se asigna el tiempo para las hojas de tiempo.
- Errores : esto va directamente al primer punto. Muchas creatividades dejarán las hojas de tiempo hasta el último minuto antes del informe de facturación de fin de mes. Y eso significa que la precisión de una hoja de tiempo va de bastante buena a espantosa. Es difícil recordar cuántos minutos pasó en un trabajo hace dos semanas, por lo que a menudo es una conjetura. Si todas las hojas de tiempo se adivinan, las hace casi inútiles.
- Enfoque deficiente : el tiempo no es un gran indicador de excelente publicidad. Una tienda podría pasar 40 horas y no producir nada importante, otra podría funcionar 10 y producir una obra maestra. Las partes de horas no registran la calidad del pensamiento, solo el tiempo dedicado a hacerlo.
El futuro de Timesheets
Las partes de horas están aquí para quedarse, y deben hacerse manualmente. El seguimiento automatizado del tiempo no funciona, porque requiere el inicio y la detención manual. Si olvida iniciar el reloj, pierde horas. Olvídese de detenerlo y se le facturará a un cliente pobre por las horas de trabajo que se gastaron en otro proyecto. Eso, a su vez, podría generar problemas (e incluso demandas judiciales) por sobrefacturación y la pérdida de un cliente valioso.
La única manera de garantizar un buen seguimiento del tiempo es insistir en que todos en la agencia actualicen las hojas de asistencia por lo menos dos veces al día, una vez antes del almuerzo y luego otra vez antes de irse a casa. Si esto se hace, las hojas de tiempo serán precisas y útiles. Y si no se está haciendo, las agencias deben ser creativas con motivación. Encuentre una forma de incentivar el proceso de seguimiento del tiempo.
Bríndeles a los empleados que llevan un registro meticuloso de su tiempo un bono semanal, o unas pocas horas libres los viernes. Puede parecer una pérdida de tiempo y dinero, pero las hojas de tiempo precisas pueden valer mucho más para la agencia que unos pocos cientos de dólares aquí o allá cada semana.