Mejores prácticas para la comunicación de correo electrónico de beneficios para empleados de OE
Cada año, la inscripción abierta permite a los empleadores ofrecer beneficios grupales a sus empleados por un tiempo breve, generalmente entre 30 y 45 días. Durante esta ventana crítica, se debe informar a los empleados sobre los beneficios de los empleados para los que pueden registrarse, cuándo hacerlo y dónde inscribirse. Desafortunadamente, muchos equipos de recursos humanos luchan por comunicar la información necesaria a los empleados, por lo que pueden perderla.
El correo electrónico puede ser una poderosa herramienta de comunicación para educar a los empleados durante los períodos de inscripción abierta, cuando se usa correctamente. Debido a que es ampliamente aceptado y accesible como una herramienta de comunicación, esta puede ser una buena forma de llegar a todos los empleados. Conozca 10 consejos de expertos para comunicar los beneficios durante la inscripción abierta para que sus empleados aprovechen al máximo sus ofertas de beneficios grupales este año.
Consejo # 1: tener un plan para comunicar los beneficios antes, durante y después de la inscripción abierta
Meses antes de la fecha de inscripción abierta, es importante tener un plan de comunicación sólido para entregar la información pertinente a los empleados antes de la inscripción, durante la inscripción activa, y una vez que finalice la inscripción. Esto puede ser una serie de correos electrónicos que alientan a los empleados a tomar medidas específicas, con enlaces al sitio de inscripción e información de beneficios .
Consejo n.º 2: asignar un representante de comunicación de beneficios central
La capacidad de respuesta es crítica durante la inscripción abierta porque los empleados tendrán innumerables preguntas durante este tiempo.
Asegúrese de asignar al menos una persona que servirá como punto de contacto para todos los correos electrónicos entrantes de los empleados que tengan preguntas e inquietudes. Debería ser alguien muy familiarizado con los detalles, las tasas y los plazos del plan.
Consejo n.º 3: utilice un sistema interno para recopilar información relacionada con los beneficios y análisis
¿Su empresa rastrea activamente suscripciones, suscripciones parciales y otros aspectos del proceso de inscripción?
De lo contrario, un sistema interno puede ser útil para mantenerse al tanto de la administración de la inscripción en toda la organización. Utilice un servidor de correo electrónico gratuito como Outlook para configurar alertas de correo electrónico para cambios de datos.
Consejo n.º 4: cree una serie de mensajes para los puntos de contacto semanales con los empleados
La inscripción abierta puede hacerse más fácil y productiva cuando hay un intercambio constante entre el equipo de recursos humanos y los empleados. Como parte de su estrategia de comunicación por correo electrónico, cree una serie de mensajes que hablen sobre temas de salud y bienestar, las características de los programas de beneficios y otros asuntos relacionados. Envíe correos electrónicos con puntos de contacto semanales a todos.
Consejo # 5 - Brinde a los gerentes una cuenta semanal de los esfuerzos de inscripción de beneficios
Siempre es bueno obtener el apoyo total de los gerentes durante los esfuerzos de inscripción de beneficios. ¿Por qué? Los gerentes pueden ayudar a los empleados a priorizar la inscripción en sus beneficios para el próximo año del plan, y pueden compartir cómo los beneficios respaldan los objetivos de los empleados. Utilice una campaña de correo electrónico enfocada para los gerentes durante los períodos de OE para mantenerlos al tanto de las tareas y fechas importantes.
Consejo # 6: hacer que los correos electrónicos de beneficios sean divertidos
El período de inscripción abierta no tiene que ser estresante. De hecho, puede ser una oportunidad para divertirse un poco.
Desarrolle correos electrónicos que incluyan juegos divertidos como preguntas triviales, datos interesantes sobre la compañía y obsequios gratuitos de bocadillos saludables.
Consejo # 7 - Asegure la gramática correcta y la ortografía en los correos electrónicos
Antes de enviar cualquier correo electrónico de beneficios, asegúrese de revisar bien la gramática y la ortografía. Esto puede garantizar que ningún error tipográfico llegue a los lectores y que los correos electrónicos tengan sentido. Typos puede confundir a los empleados y se ven poco profesionales.
Consejo # 8 - Use una plantilla de correo electrónico estándar y omita el HTML
Al desarrollar correos electrónicos para la comunicación de beneficios, los expertos dicen que es mejor seguir con la plantilla de correo electrónico estándar y mantenerlo simple. Stray HTML puede interferir con algunos programas de lectura de correo electrónico, especialmente en dispositivos móviles.
Consejo # 9 - Escribir líneas de asunto potentes
Los correos electrónicos solo se leerán una vez que se abran.
Y esto no sucederá si la línea de asunto no obliga a los destinatarios. Al escribir correos electrónicos, enfóquese en crear una línea de asunto de correo electrónico que intrigará a los destinatarios para que abran el correo electrónico con palabras potentes como "urgente", "sensible al tiempo" y "atención" puede ayudar a lograr este objetivo.
Consejo # 10 - Use las declaraciones de recompensas totales en los correos estacionales
Para ayudar a los empleados a comprender el valor total de sus beneficios para empleados, use los estados de recompensas totales al menos una vez durante este trimestre. Esto se puede adjuntar como un PDF a correos electrónicos individuales o se puede incluir un hipervínculo en el correo electrónico para ejecutar un resumen de recompensas total a conveniencia de los empleados.