Cuando solicite empleo , un empleador puede solicitar una copia de su expediente académico de escuela secundaria, universidad o posgrado como parte de su solicitud de empleo. Revise la información en transcripciones oficiales, transcripciones no oficiales, cómo solicitar transcripciones y cómo proporcionar copias a posibles empleadores.
Una transcripción oficial
Una transcripción oficial es una lista de las clases tomadas por un estudiante, junto con las calificaciones y el GPA (promedio de calificaciones).
Una transcripción mostrará una lista de todos los cursos y grados recibidos, especializaciones, concentraciones, cualquier honores y cualquier título obtenido por un estudiante. La mayoría de los estudiantes pueden acceder a una transcripción no oficial en el portal en línea de su escuela, pero la mayoría de los empleadores requieren un documento más oficial.
Una transcripción oficial generalmente es emitida por la Oficina de Orientación o Registro de la escuela con un sello o firma oficial. A continuación, le indicamos cómo solicitar una copia de su expediente académico oficial.
Una transcripción no oficial
Las transcripciones que han sido manejadas por estudiantes o cualquier persona en ausencia de un sello o sobre cerrado se consideran no oficiales. Las transcripciones no oficiales se imprimen en papel normal y, por lo general, son gratuitas e instantáneamente accesibles.
Las transcripciones no oficiales a menudo se pueden usar como marcador de posición temporal mientras se espera que llegue la transcripción oficial. Estas transcripciones aún describirán el trabajo del curso y los créditos de transferencia, posición académica, acción disciplinaria, honores y cómo el trabajo del curso se alinea con ciertos grados y trayectorias profesionales.
En el caso de una educación incompleta o en espera de puntajes finales, las transcripciones no oficiales incluirán el CIP (Curso en progreso) para describir un curso que aún no ha recibido una calificación.
Si se solicita una transcripción no oficial, es aceptable enviar una fotocopia de un informe de calificación o una copia descargada de una transcripción, siempre que contenga todos sus trabajos de curso, calificaciones y GPA.
Cómo solicitar una transcripción oficial
Cuando los empleadores requieren una transcripción oficial, debe ser solicitada por el alumno o ex alumno y enviada directamente desde la escuela secundaria o la universidad. La institución emisora normalmente lo enviará directamente al empleador para evitar cualquier posible alteración del documento. Una transcripción puede considerarse nula o fraudulenta si el sello se rompe o se abre antes de que el empleador lo reciba.
Los estudiantes de secundaria y los graduados deben ponerse en contacto con la oficina de Orientación y los estudiantes universitarios y los graduados deben comunicarse con el Registrador para enviar una transcripción oficial. Muchas escuelas requieren que los ex alumnos no tengan saldos pendientes adeudados a la escuela. Si los hay, se reservan el derecho de retener sus transcripciones oficiales hasta que se haya pagado el saldo.
Algunas escuelas requieren una solicitud por escrito antes de emitir el documento, pero muchas ofrecen una alternativa electrónica. Ambas formas de solicitud pueden requerir que el estudiante divulgue una prueba de identidad con las firmas, el número de seguro social, los números de identificación de los estudiantes y la fecha de asistencia.
Las transcripciones oficiales generalmente se emiten con una tarifa nominal de entre $ 5 y $ 30, excluyendo el envío, dependiendo de la institución.
Ley de privacidad y derechos de educación familiar
La Ley de privacidad y derechos de educación de la familia (FERPA, por sus siglas en inglés) les otorga a los estudiantes el derecho de acceder a sus registros educativos, independientemente de los obstáculos que les impidan obtenerlos en persona.
Los colegios y universidades están obligados a proporcionar a los estudiantes una copia de sus registros educativos, incluso si el estudiante no vive en el área o no puede visitar la escuela en persona.
Aunque muchas escuelas prefieren que los estudiantes presenten una solicitud formal en persona para una transcripción, FERPA les exige que envíen por correo o que envíen documentos educativos independientemente de la proximidad del estudiante. Sin embargo, esta copia no necesita ser una transcripción oficial, y la ley no exige que las instituciones envíen nada a terceros proveedores o empleadores.
También conocido como: transcripción de la escuela, boleta de calificaciones, lista de marcas, archivo de registro acumulativo (CRF), registro permanente, transcripción de registros, expediente académico, transcripción de la universidad, hoja de calificación,
Ejemplos:
- ABC Corporation requiere un currículum vitae , una carta de presentación , una muestra escrita y una transcripción oficial de los solicitantes para el programa de capacitación gerencial.
- La compañía requirió una transcripción oficial además de una copia del título para garantizar que los candidatos tuvieran los antecedentes apropiados para el puesto.
- John envió una copia de su transcripción no oficial al gerente de contratación como apoderado hasta que llegó la transcripción oficial.