No deje su mensaje fuera de las manos de otra persona
Aquí hay más de una explicación para ayudarlo a comprender la importancia de su mensaje de "fuera de la oficina" y por qué debe programar un tiempo para trabajar en él.
Establece expectativas ... para todos
(Afortunadamente) tomará una licencia de maternidad después de que nazca su bebé. Esta vez lejos de la oficina es privado y muy especial. Nunca volverás a tener este tiempo con tu recién nacido. Nunca. Por lo tanto, es importante proteger este período en su vida.
Ya sabes cómo se siente recibir un correo electrónico de trabajo mientras estás de vacaciones, ¿verdad? ¡Te sientes obligado a enviar una respuesta rápida! Pero mientras estás de licencia, realmente no tienes tiempo para una respuesta "rápida".
Tú y tu familia están dando la bienvenida a otro miembro en el mundo. Este tiempo de vinculación estará lleno de noches de insomnio, un horario impredecible, fluctuaciones hormonales, citas con el médico, visitas y quién sabe qué más. Además, habrá una buena cantidad de cambios dentro de usted y de todos a su alrededor que desee administrar.
Escribir correos electrónicos bajo estas condiciones no producirá su mejor trabajo. Su mensaje de "fuera de la oficina" lo protegerá de las interrupciones del trabajo y de los correos electrónicos mal pensados.
Establecer límites es imprescindible durante este tiempo. Para ayudarlo a poner su vida laboral en pausa, establezca una nueva prioridad para su recién nacido y todo lo que viene con ella es lo primero.
Cuando crea el mensaje correcto de fuera de la oficina, sus clientes, compañeros de trabajo y cualquier otra persona que intente comunicarse con usted entienden cuál es su nueva prioridad y con suerte no la cruzarán.
Entonces, ¿cómo se crea un mensaje impresionante de "no molestar" para ayudar a proteger un momento tan especial?
Dele a su mensaje "Fuera de la oficina" algo de pensamiento
Cuando tenga alrededor de 26 semanas de embarazo, comience a trabajar en su mensaje "Fuera de la oficina". Si tiene la opción de guardar un título para este mensaje, titule "Permiso de maternidad - Fuera de la oficina".
Preparar el mensaje antes de tiempo le brinda más control sobre lo que dirá su mensaje. Usted es quien conoce su trabajo, quién asumirá sus responsabilidades y cuándo podrá regresar a la oficina. Decide si quieres decir que volverás un día en particular, durante una semana específica, o que no mencionarás una fecha. Si no le da una persona específica, el remitente puede contactarla, decidir si desea mencionar el correo electrónico de su gerente o un número de teléfono al que podría llamar.
Al crear este mensaje con anticipación, usted ahorrará a todos, incluido usted mismo, tiempo y energía. Es posible que deba salir de la oficina de manera inesperada (ya sabe, para entregar a su bebé) para que el mensaje configurado le brinde a su administrador de TI o a su gerente un mensaje preparado para usar.
¿Desea que el departamento de TI o su gerente establezca el tono de este mensaje? ¡Diablos no!
Una vez que haya guardado el mensaje de "fuera de la oficina", infórmele a su gerente. Les encantará saber que está preparado para su salida y que tendrán que hacer algo menos para ayudarlo.
Cosas para incluir en su mensaje
A continuación se muestra un mensaje de muestra "fuera de la oficina" que puede usar. Una vez que habilite el mensaje en su software de correo electrónico, este responderá automáticamente a cualquier correo electrónico que se le envíe durante el tiempo especificado que configuró.
Depende de usted si desea informar a los destinatarios dónde se encuentra. Simplemente podría decir que está "fuera de la oficina" o puede informarles que se encuentra en su permiso de maternidad. Si prefiere no informar a todos que está de baja por maternidad , simplemente elimine las tres palabras "para la baja por maternidad". ¡También puede usar una variante de este mensaje de correo electrónico para vacaciones prolongadas o viajes de negocios!
Donde vea (paréntesis), inserte las palabras o frases apropiadas para sus circunstancias.
Gracias por su correo electrónico. Estoy fuera de la oficina con licencia de maternidad hasta (fecha en que espera regresar).
Si necesita asistencia inmediata, comuníquese con (nombre del colega que lo cubre, con detalles de contacto, el correo electrónico de su gerente o un número de teléfono).
(Si tiene ciertos proyectos que cubre, enumere el nombre del proyecto y la persona que lo cubre).
Si su asunto no es urgente, responderé a su correo electrónico a mi regreso.
Saludos cordiales,
(Tu nombre)