Crear un RFP que obtendrá resultados
, a veces llamado RFP o RFQ para "solicitud de cotización", es un documento que emite una empresa cuando quiere comprar un producto y quiere poner sus especificaciones a disposición del público. Este suele ser el caso cuando varias empresas pujarán por el trabajo o el trabajo e invita a precios más competitivos. Pero su esfuerzo puede generar ofertas que son una pérdida de su tiempo, o peor, ninguna oferta en absoluto, si no prepara la solicitud de propuesta correctamente.
Aquí le mostramos cómo hacerlo para obtener el mejor éxito.
Dificultad: promedio
Tiempo requerido: a menudo toma varios días
Así es cómo:
- Haga su tarea: averigüe lo que necesita, lo que quiere y lo que es posible antes de comenzar a escribir su RFP. No publique un RFP para una máquina que puede producir 1.500 widgets por hora si nunca ha vendido más de 25 al mes. No tiene sentido emitir un RFP para un auto volador cuando un mensajero puede atravesar el tráfico igual de rápido en una bicicleta.
- Distinga entre sus necesidades y deseos: si desea comprar una aplicación que puede transmitir imágenes entre la sede y sus furgonetas en el sitio de trabajo, puede especificar la cantidad de imágenes que necesita por segundo, el tamaño máximo de las imágenes que necesita y la resolución necesaria. Claro, podría ser bueno tener esas imágenes en color, pero ¿es realmente necesario? Si realmente necesita un determinado específico, use palabras como "will", "shall" y "must". Esto indica que estos son los requisitos. Las especificaciones que son meramente "desea" deben identificarse con palabras como "puede", "puede" y "opcional".
- Decida cómo se verá el ganador : las propuestas que reciba en respuesta a su RFP serán diferentes. Cada compañía que responde tendrá diferentes fortalezas y debilidades. Algunos se enfocarán en el costo más bajo. Otros se adaptarán a la mejor calidad . Aún así, otros ofrecerán un conjunto completo de características. Decida de antemano lo que está buscando: el costo más bajo, la entrega más rápida o una combinación de ambos.
- Organice el documento : todo lo que escriba para los negocios debe ser considerado y debe organizarse. Un esquema es un buen lugar para comenzar. Como mínimo, necesitará secciones para una introducción, requisitos, criterios de selección, cronogramas y proceso. Muchas de estas secciones tendrán subsecciones.
- Escriba la introducción : aquí es donde explicará a los posibles postores por qué está publicando el RFP y qué espera lograr al hacerlo. La introducción también puede incluir un resumen de los puntos clave de las otras secciones, incluida la fecha de vencimiento. La introducción de un RFP para un sistema de transmisión de imágenes podría decir algo como esto: "XYZ Company solicita propuestas para un sistema altamente confiable y fácil de usar capaz de transmitir imágenes desde la oficina principal a las camionetas en cualquier parte del área metropolitana. debe recibirse antes del lunes, 5 de marzo de 2007, a las 8 a.m. PST ".
- Explicar los requisitos : esta sección es una de las más importantes y generalmente lleva más tiempo. Deberá especificar el tamaño y la claridad de las imágenes que se transmitirán y la velocidad necesaria. Sea específico, pero no le diga a los ofertantes cómo desea que se realice el trabajo a menos que sea esencial. Es posible que desee dividir esta parte en subsecciones por sistema. Por ejemplo: a) tamaño y calidad de la imagen b) transmisión (que podría incluir tanto la velocidad deseada como cualquier requisito que asegure la transmisión) yc) las opciones deseadas (donde podría incluir el color como una opción deseable).
- Criterios de selección : Aquí le indica a los ofertantes cómo seleccionará la oferta ganadora. Puede divulgar tanto o tan poco como desee. Es una buena idea incluir una oración como: "El adjudicatario, si corresponde, será seleccionado únicamente por el criterio de XYZ Company". Algunos RFP gubernamentales son muy específicos sobre los criterios de selección, pero la mayoría de los RFP comerciales son menos precisos. Es posible que desee crear una hoja de cálculo que otorgue a cada oferta un cierto rango de puntos en cada categoría, luego haga que un equipo elija la "mejor" oferta de las que tienen los tres puntajes principales.
- Líneas de tiempo : esta sección le dice a las empresas que desean hacer una oferta en su RFP qué tan rápido deben actuar y cuánto tiempo se espera que tarde el proceso. Sea razonable cuando establezca los plazos. No solicite propuestas para sistemas complejos, luego déles a los ofertantes solo unos pocos días para responder. Dedique más tiempo para preparar una oferta si su RFP es grande, si su compra deseada es complicada o si necesita una respuesta más detallada. Aquí también es donde puede decirles a los ofertantes cuánto durará el proceso de evaluación, cuándo se les notificará si tuvieron éxito y qué tan pronto deben entregarlo.
- Proceso: use esta sección para explicar cómo funcionará el proceso, desde el envío del RFP hasta la adjudicación del contrato y el inicio del trabajo. Esta sección podría decir: "Las ofertas vencen en la fecha especificada en el Paso 8. Todas las ofertas se revisarán para asegurarse de que cumplan con todos los requisitos y sean receptivas. Todas las ofertas receptivas se calificarán en X categorías (puede nombrar las categorías si si lo desea) y el equipo de la propuesta evaluará las tres mejores ofertas para seleccionar el ganador y un suplente. Se espera que las negociaciones con el adjudicatario den como resultado una adjudicación del contrato dentro de dos semanas ".
- Decidir cómo enviar el RFP : la mayoría de los RFP se envían por correo, pero no tienen que serlo. Puede enviar un RFP por correo electrónico, o puede publicarlo en el sitio web de su compañía. Solo asegúrese de especificar el nombre o número que los postores deben usar para identificar la RFP a la que están respondiendo.
- Decida quién recibirá el RFP: es posible que ya haya identificado a los proveedores de los que desea comprar. Su empresa incluso puede tener una lista de proveedores aceptables. De lo contrario, puede encontrar posibles proveedores a través de su red profesional , buscando en línea o solicitando recomendaciones a sus proveedores de confianza de otros materiales. No limite su lista de quién recibe su RFP solo a compañías "grandes" o proveedores "establecidos". Puede encontrar mejores ideas e incluso mejores precios de vendedores más pequeños que a menudo están más interesados en ganar su negocio.
- Enviar el RFP