Los gerentes de las oficinas de Top Skills necesitan con ejemplos

Los gerentes de oficina son responsables de asegurarse de que toda la oficina o complejo de oficinas funcione sin problemas. También podría significar la administración y supervisión de asistentes administrativos. Por lo general, los gerentes de oficina no necesitan educación especializada, pero sí necesitan mucha experiencia relevante en funciones administrativas y administrativas.

Si está buscando este tipo de trabajo, puede mejorar dramáticamente sus posibilidades al saber cuál de sus habilidades y experiencias destacar durante la aplicación y el proceso de entrevista.

Cómo usar las listas de habilidades

Repase esta lista de habilidades buscadas. Puede encontrar que tiene más de lo que pensaba que tenía. Use los nombres de sus habilidades relevantes como palabras clave en su currículum y carta de presentación , para que el supervisor de contratación pueda ver claramente que tiene lo que está buscando. Asegúrese de leer la descripción del trabajo cuidadosamente, para saber qué habilidades son más importantes para su posible empleador. Investigar a la compañía también ayuda.

Cuando se prepare para su entrevista , prepare al menos un ejemplo específico de una vez en que haya demostrado cada una de las habilidades que espera discutir. No esperes que ellos tomen tu palabra para estas cosas.

También puede revisar nuestras listas de habilidades enumeradas por trabajo y tipos de habilidades .

Ejemplos de habilidades de administrador de oficina

No todas las posiciones de gerente de oficina requieren exactamente el mismo conjunto de habilidades . Mucho dependerá de cuántos asistentes de oficina debe supervisar, cuántas personas usan la oficina que administrará y qué tipo de software y otros sistemas utiliza su empleador.

Pero hay algunas habilidades que virtualmente todos los gerentes de oficinas eficaces tienen y de las cuales no pueden prescindir.

Habilidades administrativas
Como gerente de una oficina, usted será responsable de completar varias tareas administrativas . Estos incluyen contratar y despedir empleados, realizar evaluaciones de desempeño, capacitar a nuevos empleados y supervisar a otros.

La aprobación de requisiciones formales, la realización de operaciones comerciales generales y el mantenimiento de documentos y registros de personal también pueden recaer en su jurisdicción.

También tendrá que planificar, hacerse cargo del procesamiento del correo, programar y asistir a las reuniones. Es posible que se le pida que practique la resolución de conflictos , delegue el trabajo y sea también una política y un tomador de decisiones .

Capacidad de análisis
Parte de tu trabajo será encontrar formas de hacer mejor tu trabajo. Si puede identificar ineficiencias en la forma en que funciona su oficina y proporcionar soluciones, es posible que pueda ahorrarle mucho dinero a su empleador y que le ahorre a sus colegas mucho agravamiento. Un excelente gerente de oficina siempre se preguntará acerca de todos los procesos, prácticas y procedimientos, "¿tiene sentido esto? ¿Es esto lo mejor que podemos hacer? "Aquí hay una lista de habilidades analíticas que puede incluir en su currículum.

Atención a los detalles
Como gerente de la oficina, el dinero se detiene contigo. Usted será responsable de ordenar los suministros de oficina correctos de manera oportuna, de mantener registros de manera precisa y organizada, y de hacer un seguimiento de las necesidades y problemas de todos los demás en la oficina. Si lo haces bien, la oficina parecerá funcionar solo. Si obtiene un pequeño detalle mal, otras personas pueden ser incapaces de hacer su trabajo.

Habilidades de comunicación
Al igual que los asistentes de oficina, a menudo será una de las primeras personas que los visitantes verán, y usted puede ser el único que ve a veces, si el profesional cuya oficina está fuera. Por lo tanto, debe actuar como una recepcionista efectiva al tiempo que lleva a cabo sus otras funciones.

También puede ser el principal punto de conexión entre todas las personas que usan la oficina, y posiblemente entre su oficina y otras personas dentro de la misma organización. Es posible que tengas que practicar la resolución de conflictos . Definitivamente tendrá que delegar el trabajo. Todo eso se suma a una gran cantidad de comunicación, tanto escrita como verbal, todas las cuales deben ser precisas, eficientes, amigables y profesionales en todo momento.

Habilidades computacionales
Es importante que los gerentes de oficina tengan una amplia gama de habilidades informáticas .

Los detalles dependerán de su empleador, pero incluirán la entrada de datos, hojas de cálculo y tareas generales de TI.

La administración de las oficinas puede ser una enorme cantidad de responsabilidad. Los gerentes de oficina generalmente trabajan en la cima de una organización, con sus manos en todos los aspectos de la empresa. Si este rol central le atrae, revise nuestra lista de habilidades para ver si podría ser una carrera para usted.

Asuntos financieros
Sus responsabilidades pueden incluir la contabilidad, la facturación, el presupuesto y la contabilidad. También es posible que deba manejar nómina, caja chica y QuickBooks . Los informes trimestrales y semestrales también pueden caer en su rango de funciones. Por lo menos, si su oficina maneja dinero, usted será el responsable final de asegurarse de que se maneje bien.

Habilidades de liderazgo
Como supervisor de lo que puede ser un gran grupo de asistentes de oficina, deberá mantener a todos motivados y coordinados. Tendrás que hacer que el trabajo en equipo suceda. Su trabajo incluirá establecer un estándar para el trabajo de todos los demás y asegurarse de que se cumplan esos estándares. Liderar a menudo significa ayudar a otras personas a crecer en sus carreras, y ayudar a las personas a comenzar por sí mismas y comunicarse bien entre sí.

Habilidades sociales
Las habilidades interpersonales juegan un papel importante en ser un gerente de oficina. Deberá tener una actitud positiva, saludar a los visitantes y participar en el trabajo en equipo .

Fortalezas misceláneas
Los gerentes de oficina tienden a tener un conjunto de habilidades misceláneas que les ayuda a hacer su trabajo. Esto incluye prestar atención a los detalles, ser generalmente flexible sobre las tareas que tendrá que realizar y ser confiable.

Los gerentes de oficina también deben ser networkers, pensadores lógicos , multi-taskers y solucionadores de problemas . La gestión del tiempo y la organización deberían ser una segunda naturaleza para las personas que sirven en este rol.