Los empleadores inteligentes mantienen 4 archivos diferentes para los registros de los empleados
Archivos de personal de registros de empleados
Se mantiene un archivo de personal para cada empleado. Estos archivos de personal contienen documentos confidenciales y son administrados y mantenidos por el personal de Recursos Humanos.
Los archivos de personal son los principales registros de empleados utilizados por el empleador, el empleado y el gerente del empleado en algunas compañías.
En otros, y este es el enfoque recomendado, el acceso al archivo de personal del empleado está restringido a Recursos Humanos y al empleado bajo supervisión.
Los documentos típicos en un archivo de personal incluyen la solicitud de empleo , un formulario de contacto de emergencia familiar, historial de acción disciplinaria documentada, un currículum vitae, el empleado del recibo del manual del empleado, hojas de firmas del empleador a voluntad , la evaluación periódica, la evaluación del trabajo o el desempeño plan de desarrollo, certificados de capacitación y evidencia de asistencia, e información de contacto personal actual sobre cada empleado.
No todos los archivos de personal contienen los mismos documentos, pero cada archivo de personal tiene algunos documentos iguales. La documentación del desempeño de un empleado no debe incluirse en el archivo de personal a menos que requiera una acción disciplinaria, un premio o alguna otra señal de logro sobresaliente.
Dichas notas de desempeño diario pertenecen al archivo que los gerentes mantienen para rastrear el desempeño, los objetivos y las contribuciones de sus empleados.
Archivos de nómina de registros de empleados
Los archivos de nómina también mantienen registros de empleados. Los archivos de nómina contienen un historial de los trabajos, departamentos, cambios de compensación, embargos, préstamos y otra información esencial del empleado para pagar a un empleado y conservar una copia del historial de compensación del empleado.
El archivo de nómina también contendrá el historial de formularios del gobierno, como el W-2, W-4 y los documentos de retención de la seguridad social completados por el empleado. El archivo también contendrá información de beneficios para empleados y permiso para retirar pagos del cheque de sueldo del empleado.
Archivos médicos de registros de empleados
Un archivo médico del empleado también es mantenido por el empleador. Los registros de los empleados en el archivo médico no están disponibles para nadie, excepto el personal designado de Recursos Humanos y el empleado cuyos registros se conservan en el archivo. Los archivos médicos contienen notas del médico, documentación de la solicitud FMLA, información de la prueba de drogas, información física requerida y otra documentación relacionada con la salud médica de un empleado o miembro de su familia.
Los archivos médicos, debido a la confidencialidad de los registros de los empleados, reciben el más alto grado de almacenamiento seguro y confidencialidad. Se recomienda que los archivos médicos se guarden en cajones de archivos bloqueados que estén encerrados en una habitación que no sea accesible para empleados que no sean personal designado de recursos humanos.
Archivos I-9 de registros de empleados
I-9 Registra registros de empleados de la casa que se mantienen para todos los empleados en un archivo que está separado de otros registros de empleados.
Los empleadores mantienen este registro de empleados separado de otros registros de empleados para mantener la confidencialidad de los empleados de los funcionarios del gobierno y otras entidades que están autorizados a revisar los I-9 de los empleados.
Mantener los I-9 en un lugar separado garantizará que si es seleccionado para una revisión federal de archivos I-9, los empleados del gobierno no tendrán acceso a ningún otro registro sobre el empleado o su empleo con su organización, con la excepción de la Forma I-9. Estas investigaciones están aumentando cada año, así que asegúrese de que sus empleados hayan llenado correctamente los formularios I-9 o puede estar sujeto a multas y posiblemente a prisión.
Acceso a los registros de empleados por parte de los empleados
Los empleados pueden ver sus registros de empleados poniéndose en contacto con un miembro del personal de Recursos Humanos durante el horario comercial normal.
Ningún empleado puede alterar o eliminar ningún documento en sus registros que deba ser visto en presencia de un miembro del personal de Recursos Humanos.
Debe tener una política de visualización de registros de personal de empleados en su manual del empleado y seguirla indiscriminadamente con respecto a las solicitudes de los empleados para ver sus archivos.
Si un empleado envía una solicitud por escrito para una copia de sus registros de personal después de que dejan su empleo, debe enviar una copia.
Ocasionalmente, se encontrará con un empleado que sospecha qué tipo de registros de empleados conserva el departamento de Recursos Humanos. Estos son los empleados que con mayor probabilidad solicitarán una copia de sus archivos de empleados. De nuevo, sin discriminación , haga una copia del archivo y envíela. (Es probable que reciba comentarios de que el empleado se sorprendió por la poca documentación que el personal de RR. HH. Retuvo).
En algunas jurisdicciones, es lícito cobrarle al empleado el costo de duplicar y enviar el archivo.
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