Se pueden aplicar multas si pasa por alto detalles de la autorización de trabajo I-9
Requerimientos legales
Los empleadores que no obtienen la documentación apropiada de los nuevos empleados pueden ser multados. Las sanciones oscilan entre $ 110 y $ 1,100 por infracción, cada formulario de verificación de empleo I-9 que no completan y mantienen.
Las sanciones aumentan a $ 375 y hasta $ 16,000 por seguir empleando personas que no envían formularios I-9 con la verificación adecuada.
Es contra la ley que cualquier empleador contrate a sabiendas empleados que no están autorizados a trabajar en los EE. UU. Como parte del proceso de verificación de elegibilidad laboral, los empleados deben presentar pruebas de que son ciudadanos estadounidenses o nacionales, residentes permanentes legales o personas autorizadas de otro modo. para ser empleado en los Estados Unidos.
Cada nuevo empleado debe mostrar a su empleador la documentación que establece tanto la prueba de su identidad como la prueba de su elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Dentro de los tres días posteriores a la contratación.
El Formulario I-9 se debe completar para cada nuevo empleado, independientemente de su origen nacional o si el empleado es ciudadano de EE. UU. Un empleador ha violado la ley federal de inmigración si no puede verificar la identidad y la autorización de empleo de un nuevo empleado con un Formulario I-9.
Las listas de documentos de verificación aceptables son muy específicos.
Lista A: documentos que establecen la identidad y la elegibilidad para el empleo
Estos documentos establecen la identidad y la elegibilidad para trabajar en los EE. UU. Y se consideran una prueba aceptable de ambos.
- Pasaporte estadounidense (no vencido o vencido)
- Certificado de Ciudadanía de los EE. UU. ( Formularios N-560 o N-561 )
- Certificado de Naturalización ( Formularios N-550 o N-570 )
- Pasaporte extranjero no vencido con un Formulario I-94 adjunto que indica la autorización de empleo no vencida
- Tarjeta de Residencia Permanente o Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero con fotografía ( Formulario I-551 )
- Tarjeta de residente temporal no vencida ( Formulario I-688 )
- Tarjeta de autorización de empleo no vencida ( Formulario I-688A )
- Permiso de reingreso no vencido ( Formulario I-327 )
- Documento de viaje de refugiado no vencido ( formulario 1-571 )
- Documento de Autorización de Empleo sin Vencimiento emitido por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) que contiene una fotografía ( Formulario I-688B )
Lista B-Documentos que establecen identidad
En ausencia de cualquiera de los documentos anteriores, un empleado tendría que presentar otros dos, uno como prueba de identidad y el otro como prueba de elegibilidad laboral. Los siguientes documentos pueden establecer la identidad de un empleado:
- Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión periférica de los Estados Unidos, siempre que contenga una fotografía o información tal como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección
- Tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales, siempre que contenga una fotografía o información tal como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección
- Tarjeta de identificación escolar con una fotografía
- Tarjeta de registro del votante
- Tarjeta militar de los Estados Unidos o registro de draft
- Tarjeta de identificación del dependiente militar
- Tarjeta Merchant Mariner del guardacostas de los EE. UU.
- Documento tribal nativo americano
- Licencia de conducir emitida por una autoridad del gobierno canadiense
Lista especial para personas menores de edad
Los empleados que son menores de 18 años y que, por lo tanto, no pueden presentar ninguno de los documentos anteriores, pueden proporcionar documentos apropiados para su edad, que incluyen:
- Informe escolar o boleta de calificaciones
- Registro de la clínica, el médico o el hospital
- Guardería o registro de guardería
Lista C-Documentos que establecen elegibilidad de empleo
Uno de estos documentos debe presentarse además de un documento de la Lista B.
- Tarjeta de Seguridad Social de los EE. UU. Emitida por la Administración del Seguro Social, que no sea una tarjeta que indique que no es válida para el empleo
- Certificación de Nacimiento en el Exterior emitida por el Departamento de Estado ( Formulario FS-545 o Formulario DS-1350 )
- Copia original o certificada de un certificado de nacimiento emitido por un estado, condado, autoridad municipal o posesión periférica de los Estados Unidos con un sello oficial
- Documento tribal nativo americano.
- Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense ( Formulario I-197 )
- Tarjeta de identificación para el uso de un ciudadano residente en los Estados Unidos ( Formulario I-179 )
- Documento de autorización de empleo vigente emitido por el DHS distinto de los enumerados en la Lista A
Formulario adicional I-9 Responsabilidades del empleador
Asegúrese de que los formularios I-9 estén completos correctamente y de que usted y su empleado sigan exactamente las instrucciones.
Debe conservar el formulario I-9 de cada empleado en el archivo durante al menos tres años o durante un año después de que finalice el empleo, lo que sea más largo.
Guarde y haga copias de los documentos originales provistos por sus empleados. Esto no es obligatorio, pero se recomienda. Conserve solo la cantidad mínima de documentos requeridos y guarde los formularios y las fotocopias de los documentos por separado de los archivos de sus empleados .
Si se realizan cambios en el documento del archivo I-9, cámbielos en el formulario original e inicialice y feche los cambios. No complete un formulario nuevo.
Reverifique las autorizaciones de trabajo vencidas y no permita que los empleados trabajen si su documentación ha expirado.
Asegúrese de responder de acuerdo con las instrucciones y pautas de tiempo si recibe una carta de no coincidencia de la Administración del Seguro Social que indica que un cierto número de sus empleados tienen números de Seguro Social no verificables.
Obtenga la información actual del formulario I-9 en los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS). Información adicional está disponible en la Society for Human Resources Management.
Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por la exactitud y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean las correctas para su ubicación. Esta información está destinada a proporcionar orientación, ideas y asistencia.