El archivo de personal del empleado generalmente se almacena en un gabinete de archivo a prueba de fuego con llave, en un lugar bloqueado al que puede acceder el personal de Recursos Humanos.
La confidencialidad de la información del empleado en el archivo de personal es de suma importancia.
De todos los archivos de empleados guardados por la empresa, el empleador, el supervisor o el personal de Recursos Humanos acceden con más frecuencia al archivo de personal del empleado para obtener información.
Consideraciones sobre el contenido del archivo del personal del empleado
Los principios y preguntas fundamentales a tener en cuenta al presentar cualquier documento en un archivo de personal de empleados son estos.
- ¿El empleador necesitará un documento particular para justificar las decisiones si el empleador fue demandado? ¿El empleador necesitaría el documento en un tribunal de justicia?
- ¿El empleado sabe y entiende que el documento se archivará en su archivo de personal? En la mayoría de los casos, los empleadores deben hacer que el empleado firme el documento, no para indicar que está de acuerdo con el contenido del documento, sino para reconocer que conoce y ha leído el documento.
- Nunca se deben colocar sorpresas, opiniones o notas personales sobre el empleado en un archivo de personal del empleado. Solo los hechos, sin pensamientos especulativos, pertenecen a un archivo de personal de empleados.
Contenido de un archivo de personal del empleado
Las siguientes son recomendaciones sobre la documentación que un empleador debe mantener en un archivo de personal de empleados.
Historial de empleo
- Aplicacion de trabajo
- Currículum
- Curriculum vitae
- Verificación educativa
- Verificación de empleo
- Carta de rechazo
- Position job description
- Registros de análisis de trabajo
- Carta de oferta de trabajo o contrato de trabajo
- Agencia de empleo o acuerdo de agencia temporal, si se usa
- Información de Contacto en caso de Emergencia
- Firma del formulario de reconocimiento del manual del empleado que muestra la recepción del manual del empleado
- Lista de verificación de la orientación de nuevos empleados que muestra los temas cubiertos y por quién
- Cualquier acuerdo de traslado y documentación
- Cualquier contrato, acuerdo por escrito, recibo o reconocimiento entre el empleado y el empleador (como un acuerdo de no competencia , un contrato de trabajo o un acuerdo relacionado con un automóvil proporcionado por la empresa), por ejemplo
- Formularios oficiales de la vida de empleo, incluidos: solicitudes de transferencia , promoción , solicitudes de trabajo internas, etc.
- Cualquier otra documentación relacionada con el empleo
Desarrollo y mejora del desempeño de los empleados
- Copias de cualquier evaluación de desempeño utilizada o planes de desarrollo de empleados
- Autoevaluaciones de los empleados
- Registros de cualquier sesión de consejería formal
- Notas sobre asistencia o tardanza
- Documentación del plan de mejora del rendimiento
- Informes de acción disciplinaria
- Reconocimiento del empleado presentado como certificados, cartas de reconocimiento, etc.
- Sugerencias y recomendaciones formales del empleado, respuestas de la organización
- Registros de entrenamiento
- Solicitudes de capacitación
- Evaluaciones de competencias
- Clase de capacitación o notificaciones de sesión o programaciones
- Evaluaciones de necesidades firmadas
- Informes de gastos de capacitación
- Quejas de clientes o compañeros de trabajo
Registros de terminación de empleo
- Carta de renuncia del empleado
- Salir de la documentación de la entrevista
- Notificación de Cobra
- Lista de verificación de finalización de empleo
- Contabilidad final de todos los aspectos del empleo del empleado, como el cheque de pago final, el pago de vacaciones, el retorno de la propiedad de la compañía, etc.
Documentos adicionales relacionados con los archivos de personal están disponibles.