Las presentaciones eficaces se tratan de conocer a su audiencia
Conoce a tu audiencia Sepa lo que les importa. Sepa lo que quieren escuchar
Y al conocerlos y enfocar su mensaje, puede mostrarles que usted es un recurso. Involucras a tu audiencia y tienes un mayor impacto.
¿El problema? Conocer a su público toma tiempo, y siempre es más fácil hacer un análisis del cerebro de todas las cosas que usted sabe o quiere contarle a su audiencia acerca de un tema. Pensar críticamente sobre lo que tu audiencia quiere o necesita escuchar es más difícil.
Muchos profesionales de RR.HH. se ven atrapados en dar a su audiencia todo lo que deben saber o hacer sobre la presentación de un problema. Sabes que has caído en esta trampa cuando te encuentras poniendo puntos en las diapositivas en lugar de pensar en:
- lo que realmente le importa al público,
- cuáles son tus puntos más importantes, y
- cómo mapearlos en una historia clara que crea una conversación interesante.
La segunda trampa en la que se encuentran muchos profesionales de Recursos Humanos es repetir esa misma presentación día tras día ante diferentes audiencias.
El problema es que las diferentes audiencias se preocupan por las cosas y responden a ellas, por lo que si desea participar, debe personalizar su mensaje cada vez que hable .
Así es cómo asegurarse de personalizar su mensaje , cortar el ruido y mantener a su público involucrado con lo que les está diciendo, sin importar quién sea ni dónde se encuentre.
Estos cinco recordatorios clave garantizarán que sus palabras alcancen el impacto que merecen, cuando gane la atención y el compromiso total de su audiencia.
Sepa qué le importa a su audiencia
A su audiencia no le importará lo que diga hasta que haya demostrado que se preocupa por ellos . Mientras planifica su presentación, pregunte cuáles son los desafíos y las necesidades de su audiencia esperada. ¿Cuáles son las tres o cuatro preguntas principales o problemas en sus mentes sobre su tema?
Si no sabe, pregunte a algunas personas que asistirán a su presentación, pregúntele al gerente del departamento o, si no hay información disponible, haga su mejor estimación.
Luego comience su presentación recordando a su audiencia sus preocupaciones identificadas. Diga: "Sé que muchos de ustedes se han estado preguntando sobre nuestras opciones de beneficios, o" Me imagino que estas tres cosas son lo que realmente quieren obtener de este taller ".
Cuando habla primero sobre su público y sus problemas y necesidades que abordará en su charla, usted demuestra que se preocupa por ellos. Eso hace que la gente quiera escuchar .
Mapa de sus puntos principales para su audiencia
La mayoría de las presentaciones de recursos humanos se sienten como un vertedero de información, no una historia clara con un conjunto de puntos principales. Los profesionales de recursos humanos generalmente saben mucho más de lo que otras personas quieren o necesitan saber sobre cualquier tema necesario.
Los autores Chip y Dan Heath, en su libro "Made to Stick" llamaron a esto "la maldición del conocimiento". ¿Cuándo fue la última vez que sintió que una presentación era demasiado corta o cubría muy poca información? Probablemente raramente si alguna vez.
Las personas que se destacan como presentadores, los que se escuchan y tienen influencia , comienzan reconociendo el problema de la audiencia que están ayudando a resolver. Luego, mientras preparan su presentación, separan lo que debe saber del bueno saber.
Tómese la mitad del tiempo de preparación que tenga para enfocarse en el corazón de su presentación y lo que su audiencia necesita saber para ayudarlo. La mejor manera de romper la "maldición del conocimiento" es enfocarse en lo que es más importante para usted y para el público.
Ubique su presentación en una pizarra o en un pedazo de papel, o use un conjunto de notas adhesivas.
¿Qué secuencia de puntos es la mejor? ¿Hay un orden para los puntos que tengan más sentido para tu audiencia? ¿Cómo se relacionan sus puntos el uno con el otro? Hágales claros. Si no lo hacen, dígales a las personas: "Aquí hay un tema totalmente diferente, pero importante".
Cuente historias y use ejemplos que su audiencia encontrará relatables
Además de tratar de presentar demasiadas cosas a la vez, con demasiada frecuencia las presentaciones de recursos humanos suenan abstractas y no relacionadas con la vida diaria y el trabajo de la audiencia. Lo que ocurre entonces es que las personas se desconectan, se sientan a conversar, suponen que no se trata de ellos y no toman ninguna medida. Esto hace que la presentación sea una pérdida de tiempo y tuya.
Para relacionarse con ellos, para ayudarlos a tomar medidas, las personas necesitan ideas basadas en historias y ejemplos. Los cerebros humanos están conectados para relacionarse con las historias y recordarlas . Por lo tanto, cubra menos puntos, mejor, con muchos ejemplos. Y, siempre que sea posible, haga que los ejemplos de su departamento y su experiencia cotidiana en el trabajo.
Cuente historias sobre cómo usar la idea que está compartiendo. Ya se trate de cómo resolver un problema de compensación , cómo dar su opinión , cómo inscribirse en su plan de visión , o cómo la nueva organización es diferente de la anterior, cuente historias. Haga un puente claro entre su tema y sus vidas e intereses.
Mostrar, no solo decirle a tu audiencia
Una imagen vale más que mil palabras en muchos casos. Los videos se están convirtiendo en la norma para una comunicación efectiva. En este día de herramientas de video accesibles, los presentadores que usan demasiado texto a menudo usan excusas. Dicen: "Pero tengo que comunicar información muy específica" o "Mi público podrá digerir mejor esta idea complicada si la escribo". No, no lo haces, y no, no lo harán.
A menos que su objetivo sea aburrir, alienar y abatir a su audiencia, y no tener influencia en el peor de los casos, corte el texto. Envíelo en un correo electrónico de seguimiento o compártelo en un documento de Google. Los elementos visuales que utiliza deben respaldar la historia, no convertirse en su secuencia de comandos. Una vez que tenga su conjunto claro de puntos principales y un buen flujo respaldado por historias y ejemplos, solo entonces debe lanzar una herramienta de presentación.
De lo contrario, terminas con tus diapositivas cumpliendo una doble función a medida que las notas de tu interlocutor. En ese caso, debería haber enviado por correo electrónico la presentación en lugar de perder el tiempo de su audiencia.
Personalice e improvise conociendo a su audiencia
Una vez que ha creado una buena presentación que visualmente respalda su mensaje principal, tiene la libertad de adaptarla a cada audiencia a la que atiende. Puede expresar su punto y luego preguntar en voz alta: "Entonces, ¿por qué debería preocuparse por esto?" Y adaptar su respuesta a la audiencia que está frente a usted. Lo que les preocupa a los miembros de su equipo de marketing puede ser muy diferente de las necesidades de su personal de desarrollo.
En años de proporcionar capacitación y hacer presentaciones para líderes en docenas de organizaciones como Apple, Oracle, SAP y T-Mobile, ha brotado el poder de un conjunto simple de mensajes. Cuando los mensajes fueron apoyados por imágenes simples y entregados por un presentador enfocado que podía aclarar puntos y conectarlos con la vida cotidiana de su público, se produjo una comunicación. Y, ¿no es ese el objetivo de hacer una presentación?