¿Cuáles son las alternativas de un empleador para supervisar a los empleados en línea?
Como la mayoría de los estudios dependen de los datos autoinformados por los empleados, esta pérdida de productividad, combinada con las preocupaciones que los empleadores tienen por el lugar donde sus empleados navegan en la web en el trabajo, hace que más empleadores supervisen el uso de Internet por parte de los empleados.
Los empleados compran, hacen actividades bancarias, visitan sitios deportivos, pagan facturas, chatean en Facebook, twitean en Twitter y más.
Con la mayoría de los empleados, estas son actividades ocasionales que realizan durante los recreos y el almuerzo. Si pasan unos minutos de tiempo de trabajo, probablemente compensen el correo electrónico de respuesta después de que los niños se van a la cama.
Pero, un pequeño porcentaje de empleados abusan del privilegio. En una compañía, un supervisor descontento pasaba de 6 a 7 horas al día haciendo todo, desde buscar trabajo hasta buscar recetas y descargar cupones.
En otro, el cambio en la posición de la computadora de un empleado, haciendo que la vista de su pantalla sea imposible por cualquier persona, excepto el empleado, lo hizo sospechoso. Descubrieron que el empleado estaba descargando y viendo películas pornográficas. Entonces, a veces los peores miedos de los empleadores están justificados.
En este segundo ejemplo, sin enterarse de la pornografía, el empleador habría sido puesto en una posible demanda por acoso sexual o por un reclamo de ambiente de trabajo hostil . Ninguno hubiera sido bienvenido, por lo que el empleador dejó ir al empleado.
Vigilancia del empleador de los empleados que navegan por la Web en el trabajo
Los empleadores que bloquean el acceso a los empleados que navegan por la web en el trabajo están preocupados por los empleados que visitan sitios para adultos con contenido sexual, romántico o pornográfico; sitios de juegos; sitios de redes sociales; sitios de entretenimiento; sitios de compras / subastas; y sitios de deportes.
Además, algunas compañías usan bloques de URL para evitar que los empleados visiten blogs externos. Otros bloquean el acceso a sitios como Facebook en el trabajo.
Dependiendo de la compañía, el monitoreo de la computadora toma muchas formas: algunos empleadores rastrean el contenido, las pulsaciones de teclas y el tiempo dedicado al teclado; algunos almacenan y revisan archivos de computadora; otros monitorean la blogosfera para ver qué escriben sobre la compañía los empleados, y otros monitorean los sitios de redes sociales .
De las empresas que monitorean el correo electrónico, algunas usan herramientas tecnológicas para monitorear el correo electrónico y otras le asignan a un empleado que lea y revise el correo electrónico de forma manual.
Por qué los empleadores supervisan a los empleados que navegan por la Web en el trabajo
Los empleadores creen que la vigilancia de este empleado es necesaria para la productividad de los empleados, las razones legales, la seguridad de la información de la empresa y para evitar un entorno de acoso .
Según Manny Avramidis, vicepresidente senior de recursos humanos globales para la AMA:
"Hay razones principales por las que los empleadores monitorean el comportamiento de los empleados en Internet en el trabajo, dependiendo de la organización y sus empleados. La productividad de los empleados es clave. Algunas compañías dirán que los asuntos secretos comerciales son importantes, no necesariamente porque los empleados comparten información intencionalmente, pero los empleados pueden no darse cuenta de la importancia para los competidores de tales elementos como las características de nuevos productos y organigramas.
"Los sitios de intranet comparten información que los empleadores no quieren que los foráneos conozcan por la competencia y la necesidad de vencer competidores al mercado. Otras compañías están preocupadas por el fraude en cuanto a la seguridad de los datos, asegurándose de que la información no sea robada.
"Algunas empresas dirán que la seguridad y la productividad son sus principales preocupaciones, que pueden incluir monitorear la ubicación de los empleados a través del GPS [satélite de posicionamiento global], cámaras de video en áreas de trabajo de producción y guardias de seguridad para verificar las identificaciones y el contenido de los elementos puestos en funcionamiento. otros empleadores citarán una posible responsabilidad porque han sido quemados en los tribunales. La mayoría de las organizaciones tienen algo de capital para monitorear y es bastante barato hacerlo. Así lo hacen ".
Más preocupaciones del empleador sobre navegar en la Web en el trabajo
Además de la preocupación sobre los tipos de sitios que los empleados visitan en el trabajo por estas razones, hay una serie de preocupaciones adicionales que motivan a los empleadores a monitorear a los empleados que navegan por la web en el trabajo.
Los litigios son un problema serio para los empleadores, dijo Nancy Flynn, directora ejecutiva de The ePolicy Institute y autora de The ePolicy Handbook , 2nd Edition (AMACOM, 2008) y otros libros relacionados con Internet.
Según SHRM (accedido el 1-11-18, debe ser miembro): "En esta era de información digital, los gerentes comerciales, profesionales de recursos humanos, profesionales de TI y profesionales del derecho deben trabajar en estrecha colaboración para desarrollar políticas y procedimientos relacionados con el registro de empleo En el caso de un litigio relacionado con el empleo, es probable que se realice una búsqueda exhaustiva de los registros electrónicos de un empleador.
"Los datos electrónicos incluyen correo electrónico, páginas web, archivos de procesamiento de textos, bases de datos informáticas y cualquier otra información almacenada en una computadora y que existe en un medio que solo se puede leer mediante el uso de computadoras. También puede incluir pistas electrónicas Dejados atrás, como cuando un gerente agrega o elimina texto a una revisión de desempeño, las fórmulas que los empleados usaron para hacer cálculos o ediciones de hojas de cálculo a un memorando y otros datos almacenados involuntariamente.
"Los datos electrónicos son cada vez más importantes en los procedimientos legales. La consulta con el asesor legal sobre almacenamiento, retención y destrucción de datos electrónicos es especialmente importante ya que las Reglas Federales de Procedimiento Civil: la Regla 34 fue enmendada específicamente para abordar las reglas de descubrimiento de información almacenada electrónicamente".
De acuerdo con Avramidis:
"Cada vez más empleadores ponen bajo vigilancia el uso de computadoras de los empleados porque la tecnología es cada vez más barata y barata. No importa cómo se sienta al respecto, los empleadores que no supervisan serán cada vez menos, no para contratar empleados, sino porque cada vez tiene más sentido para los negocios. Se volverá cada vez más importante en Estados Unidos. Los empleados realmente necesitan leer y estar al tanto de las políticas.
"Los empleadores deben establecer políticas claras con los empleados sobre su relación laboral. Una política actúa como elemento disuasorio. En Florida, por ejemplo, no es inusual estacionar automóviles de la policía en la carretera durante la noche como un elemento disuasivo para el exceso de velocidad de los automovilistas.
"Donde los empleadores a menudo se quedan cortos es que les dicen a los empleados que serán monitoreados pero no describen exactamente qué comportamiento se espera o no. Para explicar exactamente cuáles son sus expectativas sobre la política, es importante. Educar a los empleados y explicar el Se recomienda la definición de lo que es justo y aceptable el uso de Internet y correo electrónico anualmente ".
Si bien un número creciente de estados y jurisdicciones requieren que los empleadores notifiquen a los empleados sobre el monitoreo electrónico, la mayoría de los empleadores están haciendo un buen trabajo para alertar a los empleados cuando son vigilados.
La mayoría de los empleadores informan a los empleados que la compañía está monitoreando el contenido, las pulsaciones de teclas y el tiempo dedicado al teclado, y la mayoría les informa a los empleados que la empresa revisa el uso que hacen de la computadora. La mayoría también alerta a los empleados sobre la supervisión del correo electrónico.
¿Deberías supervisar a los empleados?
A pesar de este aumento, el monitoreo del tiempo y el uso de los empleados en línea es una señal de desconfianza e incongruencia con una cultura orientada a los empleados que considera a los empleados como los principales activos de la empresa.
Si menos del 1 por ciento de los empleados, según algunos informes, abusan de su día de trabajo y la confianza del empleador en línea, ¿por qué hacer que el 100 por ciento de los empleados se sientan incómodos y desconfiados? Entonces, la práctica de monitorear electrónicamente a los empleados en el trabajo tiene fuertes pros y contras.
La vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo puede arrojar resultados beneficiosos para el empleador en el control del abuso. Pueden proteger los intereses de un empleador en una demanda o no.
Sin embargo, existen razones poderosas por las que un empleador podría no querer usar la supervisión de Internet de los empleados. Avramidis dice que esta decisión depende de la compañía y del ambiente de trabajo que un empleador quiera crear :
"Dependiendo del nivel de libertad permitido en una empresa o el tipo de empleador, la vigilancia electrónica de los empleados puede no ser deseable. Las empresas que emplean graduados universitarios nuevos, que tienen líneas absolutamente borrosas, y están en línea todo el día, son un ejemplo.
"De hecho, el 99 por ciento de la población estará bien sin vigilancia electrónica, menos del 1 por ciento de los empleados está causando el daño que permite que todas las cosas malas para los empleadores entren en juego".
En días como Cyber Monday, Black Friday, los campeonatos de la NCAA y otros eventos populares , los empleadores podrían sentirse tentados a reaccionar de forma exagerada ante los empleados que compran y ven juegos en línea. Y, los empleados pueden sentir que necesitan escabullirse y hacer trampa para realizar sus actividades en Internet. Pero, un equilibrio saludable beneficia a todas las partes.
Los empleadores pueden pensar dos veces antes de desarrollar e implementar políticas que prohíban todo el uso personal de computadoras en línea durante el día de trabajo con los empleados que todavía responden correos electrónicos a las 8 de la noche.
Los empleados también deben practicar el uso razonable de Internet para compras personales y similares en el trabajo. Pocos empleadores objetarán unos minutos para realizar un pedido, pero muchos objetarán merecidamente que un empleado compare los precios en línea durante la mitad de la jornada laboral.
Sería conveniente que los empleados comprendan las políticas y expectativas de internet, correo electrónico y computadora de su empleador. Más de la mitad de todos los empleadores encuestados despidieron empleados por correo electrónico y abuso de Internet.
Los empleadores que han despedido a trabajadores por mal uso del correo electrónico lo hicieron por estos motivos: violación de una política de la compañía; lenguaje inapropiado u ofensivo; uso personal excesivo; o incumplimiento de las reglas de confidencialidad de la empresa.
Conozca las políticas de su empleador sobre el uso de internet y correo electrónico. Debido a que el porcentaje de empleadores que monitorean el comportamiento de la computadora aumenta cada año, lo que usted no sabe o le presta atención podría perjudicar su posición con su empleador.
A la mayoría de los empleadores no les importa una parte o una pequeña cantidad de uso de la computadora para negocios personales en el trabajo. Necesita saber cómo su empleador define algunos.
Alternativas al monitoreo de empleados
Es una elección que toda empresa tiene que hacer. Y, cada vez más compañías eligen monitorear a los empleados y su uso en línea. No recomiendo el monitoreo de internet de los empleados. Recomiendo las siguientes acciones para crear un entorno organizacional en el que los empleados no abusen de la confianza de su empleador.
- Desarrolle una política sólida de internet y correo electrónico que les brinde a los empleados expectativas claras sobre la postura del empleador respecto del tiempo personal en línea en el trabajo. Esta política puede prohibir ampliamente ciertas actividades y visitas al sitio sin que los empleados se sientan criminales. La política puede enfatizar la responsabilidad, la fe y la confianza.
- Comunique la política usando muchos ejemplos para que los empleados no estén confundidos acerca de sus requisitos. Comunique continuamente sus expectativas y diríjase a los empleados que aprovechan el tiempo de su empleador de forma individual. Si se desliza la productividad o la contribución de un empleado, comuníquese con el empleado para determinar si el uso en línea está afectando el rendimiento. Use la disciplina progresiva con los empleados que violan repetidamente sus expectativas y confianza.
- Capacite a sus gerentes y supervisores sobre cómo establecer y mantener las expectativas y políticas de su lugar de trabajo. Enséñeles a reconocer cuándo un empleado podría estar abusando de la hora o los sitios de Internet en el trabajo. El personal de TI, en el ejemplo anterior, recibió orientación y capacitación claras sobre qué buscar en casos potenciales de abuso de Internet. En lugar de monitorear toda la actividad de los empleados en línea, monitorearon de manera selectiva cuando pensaron que podría existir un problema potencial.
- Desarrollar y mantener una cultura de confianza . Desarrollar un entorno en el que los empleados supervisen el tiempo personal en línea en el trabajo es el enfoque más efectivo. Trate con los empleados que están sobre la línea caso por caso. No cargue a la mayoría de sus empleados trabajadores con políticas excesivamente onerosas debido a las acciones de unos pocos. Deshazte de los pocos.
El abuso de tiempo en línea ocurre en los lugares de trabajo. Sin embargo, el monitoreo de Internet de los empleados es una reacción demasiado amplia a las actividades de un pequeño porcentaje de empleados. Contribuye a un entorno en el que los empleados no se sienten seguros. Fomenta el comportamiento furtivo por parte de los empleados.
Hace que los empleados desperdicien energía preocupándose si lo que están haciendo está bien o no, y fomenta una mentalidad de 9 a 5. Un empleador de elección encuentra alternativas al monitoreo de Internet de los empleados.