Arte y ciencia
La administración es arte y ciencia. Es el arte de hacer que las personas sean más efectivas de lo que hubieran sido sin ti.
La ciencia está en cómo haces eso. Hay cuatro pilares básicos: planificar, organizar, dirigir y supervisar.
Hazlos más efectivos
Cuatro trabajadores pueden hacer 6 unidades en un turno de ocho horas sin un gerente. Si lo contrato para que los administre y aún ganan 6 unidades por día, ¿cuál es el beneficio para mi negocio de haberlo contratado? Por otro lado, si ahora ganan 8 unidades por día, usted, el gerente, tiene valor.
La misma analogía se aplica al servicio, o al por menor, o la enseñanza, o cualquier otro tipo de trabajo. ¿Puede su grupo manejar más llamadas de clientes con usted que sin él? ¿Vender mercadería de mayor valor? Imparte conocimiento de manera más efectiva? etc. Ese es el valor de la gestión: hacer que un grupo de individuos sea más efectivo.
Plan
La gerencia comienza con la planificación. La buena gestión comienza con una buena planificación. Y una planificación previa adecuada previene ... bueno, ya sabes el resto de eso.
Sin un plan, nunca tendrás éxito. Si llega a la meta, habrá sido por suerte o por casualidad y no se podrá repetir.
Puede hacerlo como un flash-in-the-pan, una sensación de la noche a la mañana, pero nunca tendrá la trayectoria de los logros de los cuales se logra el éxito.
Averigua cuál es tu objetivo (o escucha cuando tu jefe te lo diga). Luego averigua la mejor manera de llegar allí. Qué recursos tienes? ¿Qué puedes conseguir?
Compare las fortalezas y debilidades de las personas y otros recursos. ¿Poner a cuatro trabajadores en una tarea que lleva 14 horas cuesta menos que alquilar una máquina que puede hacer la misma tarea con un trabajador en 6 horas? Si cambias el primer turno de un inicio de las 8 a.m. a un comienzo a las 10 a.m., ¿pueden manejar la prisa de la tarde para que no tengas que contratar a una persona extra para el segundo turno?
Mira todos los escenarios probables. Plan para ellos. Calcule el peor escenario posible y planifique también para eso. Evalúe sus diferentes planes y desarrolle lo que, a su juicio, funcionará mejor y lo que hará si no lo hace.
- CONSEJO : Una de las herramientas de planificación de gestión que con más frecuencia se pasa por alto es la más efectiva. Pídale a las personas que hacen el trabajo su contribución.
Organizar
Ahora que tienes un plan, tienes que hacerlo realidad. ¿Está todo listo antes de tu grupo para que las cosas correctas lleguen a tu grupo en el momento correcto? ¿Tu grupo está preparado para hacer su parte del plan? ¿Está la organización aguas abajo lista para lo que su grupo entregará y cuándo llegará?
¿Están entrenados los trabajadores? ¿Están motivados? ¿Tienen el equipo que necesitan? ¿Hay piezas de repuesto disponibles para el equipo? ¿Ha pedido la compra el material?
¿Es lo correcto? ¿Llegará aquí en el horario apropiado?
Haga el trabajo de campo para asegurarse de que todo lo que necesita para ejecutar el plan está listo para comenzar o lo estará cuando sea necesario. Vuelva a verificar para asegurarse de que todos entiendan su rol y la importancia de su rol en el éxito general.
Directo
Ahora enciende el interruptor "ON". Dile a las personas lo que deben hacer. Nos gusta pensar en esta parte como dirigir una orquesta. Todos en la orquesta tienen la música frente a ellos. Ellos saben qué sección está jugando qué pieza y cuándo. Saben cuándo entrar, qué jugar y cuándo detenerse nuevamente. El conductor transmite cada sección para hacer que la música suceda. Ese es tu trabajo aquí. Le has dado a todos tus músicos (trabajadores) la partitura (el plan). Tiene el número correcto de músicos (trabajadores) en cada sección (departamento) y ha organizado las secciones en el escenario para que la música suene mejor (ha organizado el trabajo).
Ahora solo necesita golpear suavemente el podio con su bastón para llamar su atención y dar el golpe de gracia.
Monitor
Ahora que tiene todo en movimiento, debe vigilar las cosas. Asegúrese de que todo esté funcionando de acuerdo con el plan. Cuando no va según lo planeado, debe intervenir y ajustar el plan, del mismo modo que el director de orquesta ajustará el tempo.
Los problemas surgirán. Alguien se enfermará. Una parte no se entregará a tiempo. Un cliente clave irá a la quiebra. Es por eso que desarrolló un plan de contingencia en primer lugar. Usted, como gerente, debe estar siempre al tanto de lo que está pasando para que pueda hacer los ajustes necesarios.
Este es un proceso iterativo. Cuando algo no está sincronizado, debe planificar un arreglo, organizar los recursos para que funcione, dirigir a las personas que lo harán posible y continuar supervisando el efecto del cambio.
Administrar puede ser una experiencia muy gratificante
La administración de personas no es fácil. Sin embargo, se puede hacer con éxito. Y puede ser una experiencia muy gratificante. Recuerde que la gestión, como cualquier otra habilidad, es algo que puede mejorar con el estudio y la práctica.