Cuando las tarifas por día no se aplican
Lo que una tarifa por día no cubre es el costo del transporte hacia y desde el lugar de trabajo de un empleado. En ese caso, los empleadores pagan los costos de transporte por separado, generalmente directamente a la línea aérea, tren, autobús, etc. O bien, los empleados utilizan su propia fuente personal de transporte y se les reembolsa de acuerdo con la tasa de reembolso de millas del IRS .
Ejemplos de reembolso del empleador para viajes
Un ejemplo de los empleadores que pagan los costos de transporte de los empleados por separado es cuando un empleado trabaja en un lugar para la misma empresa que es diferente de la ubicación donde el empleado generalmente trabaja. Por ejemplo, el trabajo y la oficina de un empleado se encuentran en Michigan, pero una vez al mes viajan a Pensilvania para trabajar desde una oficina regional diferente durante varios días.
Otro ejemplo es si un empleado capacita a nuevos empleados en las ubicaciones de su compañía en todo el país y se requiere una estadía de una noche en cada ubicación.
Otro ejemplo más es un miembro del personal de recursos humanos que generalmente trabaja en la sede principal de la compañía, pero cada vez que la empresa abre una nueva ubicación, trabaja durante un período de tiempo en la nueva ubicación mientras contrata y trae personal a bordo .
Estas tres situaciones funcionarían bien si la compañía le paga al empleado una dieta porque el viaje es frecuente o prolongado.
Como tal, los empleados están contentos porque no tienen que registrar todos los gastos y guardar los recibos como prueba. Tampoco necesitan pasar tiempo llenando informes de gastos .
Ajuste de las tasas de Diem
Un empleador establece las tasas de viáticos en función de una serie de factores. Estos incluyen el costo de los gastos relacionados con los viajes en varios lugares, la cantidad de tiempo que el empleado se aleja de la oficina y la tasa actual de dietas.
La mayoría de los empleadores usan la tasa federal de viáticos y la Administración de Servicios Generales de los EE. UU. (GSA) es el organismo rector que establece las tasas de viáticos federales cada año el 1 de octubre.
La GSA establece una política de viaje que incluye las tasas de viáticos (pero solo) para los empleados federales que realizan viajes oficiales fuera de su estación local, o las áreas de ubicación laboral, según lo define su agencia. Las empresas tienden a usar la tarifa federal por día porque los pagos diarios por encima de la tasa federal son ingresos gravables para los empleados en sus formularios W-2. Para obtener más información acerca de las complejidades de las dietas y los impuestos, consulte las tasas de viáticos en la Ley de Negocios e Impuestos de EE. UU.
Comprensiblemente, las tasas de viáticos de los empleadores se fijan normalmente en montos diferentes para diferentes lugares y varían según el nivel de gastos de viaje que experimentará el empleado.
Los empleados que viajan a Las Vegas, NV, por ejemplo, reciben aproximadamente un tercio del reembolso por día que un empleado que viaja a la ciudad de Nueva York recibiría en base a los gastos locales (en tasas federales).
Beneficios de la tarifa por día
Los empleados se ahorran el tiempo que de lo contrario invertirían en hacer un seguimiento de los gastos, guardar los recibos y completar los informes de gastos cuando regresen a la oficina. Los empleados pueden conservar el dinero que no gastan mientras viajan, lo que puede alentar el ahorro y desalentar el gasto excesivo.
El empleador se beneficia porque no tiene que invertir tiempo del personal revisando los gastos, verificando la cantidad de dinero gastado y el tiempo que el empleado pasó rellenando el papeleo. En esencia, el empleador dice que han presupuestado la cantidad de dinero que están dispuestos a gastar en los viajes de los empleados y se le notificó al empleado antes de incurrir en los gastos.
El proceso de viáticos puede generar ahorros sustanciales para el empleador, en comparación con los negocios que pagan los gastos reales de los empleados. Y, por supuesto, es imprudente y anti empleado esperar que los empleados cubran sus propios gastos cuando viajan en actividades comerciales legítimas.
Empleo per diem
En algunas ocupaciones e industrias, las dietas también pueden referirse al empleo temporal a corto plazo. Este programa diario generalmente consta de varios días de empleo para un empleado por día que se le pide que complete para un empleado enfermo o de vacaciones. Dos ejemplos son maestros sustitutos y trabajadores de la salud a los que se les paga por día.