¿Cómo se les paga a los empleados cuando gastan dinero en negocios?
Los gastos de viaje pueden incluir alojamiento, vuelos, transporte terrestre, propinas a los botones, comidas y otros gastos imprevistos que un empleado puede experimentar mientras viaja.
Otros gastos comerciales pueden incluir elementos tales como llevar a clientes o posibles empleados a almorzar, comprar libros u otros materiales educativos que el empleador cubra o gastos de manejo para reciclar propiedad de la compañía.
Los tipos de gastos que una organización reembolsará se encuentran en las políticas de viaje de negocios, entretenimiento y gastos generales reembolsables de la compañía en el manual del empleado . Familiarícese con las políticas de su empresa, ya que su empleador puede cubrir gastos tan variados como limpieza en seco y membresía de gimnasio en viajes prolongados.
El entretenimiento del cliente en viajes de negocios es otro gasto reembolsable, pero conozca las políticas de su compañía para que no exceda ningún límite de gasto. Desea demostrar hospitalidad y cortesía sin exceder el presupuesto de su empleador para tales gastos.
Ahora son populares las tarjetas de crédito de la empresa que se confían a personas que son empleados de alto nivel y a otros empleados que con frecuencia deben viajar por negocios.
En lugar de pagar los gastos con su propio dinero, los empleados cobran todos los gastos imprevistos y propinas a la tarjeta de crédito de la empresa.
Este es un enfoque conveniente para el reembolso de gastos para el empleado ya que las facturas de la tarjeta de crédito documentan los gastos exactos sin que el empleado tenga que guardar los recibos y completar los informes de gastos de viaje.
Llenar un informe de reembolso de gastos
Tanto en el caso del uso de la tarjeta de crédito de la compañía como en el pago en efectivo, es probable que los empleados tengan que completar un informe de reembolso de gastos al regresar del viaje. Con la tarjeta de crédito de la empresa, tendrán que explicar los cargos no tan obvios que aparecen en la factura de la tarjeta de crédito (mucho más fácil que tener que completar un informe de gastos desde cero). También le cobrarán a la compañía los gastos imprevistos adicionales que pagaron con su propio dinero o tarjeta de crédito.
Cuando un empleado paga en efectivo, él o ella tendrá que enumerar, y de vez en cuando justificar, cada gasto por el cual se solicita el reembolso. Estos son revisados por la contabilidad al igual que las declaraciones de la compañía de la tarjeta de crédito. Un gasto injustificado, o uno que está excluido por la política de la compañía, no se reembolsa, por lo tanto, la necesidad de conocer las políticas de su empresa con respecto a los viajes de negocios.
La mayoría de las empresas establecen una fecha en la que se deben presentar los informes de reembolso de gastos para garantizar que se reembolse a los empleados y para una contabilidad adecuada. Los empleados deben seguir estas reglas cuidadosamente ya que algunas organizaciones no reembolsan los gastos que se entregan después de la fecha límite. Conozca las reglas de su empresa.
Otro método para pagar los gastos de viaje de negocios de los empleados es con un viático .
Una pregunta de lector inusual relacionada con el reembolso de gastos
Un lector preguntó: "Nuestros representantes de ventas externos tienen grandes territorios (varios estados) y viajan rutinariamente, a menudo requieren pernoctaciones. Me llamó la atención a través del departamento de contabilidad que un representante de ventas les había llevado una mascota en uno de esos viajes. y cobró la tarifa por mascota del hotel a la tarjeta de crédito de la compañía. Ella afirmó que el hotel no separaría la tarifa y que había planeado reembolsar a la compañía.
"Estoy estupefacto y buscando sugerencias sobre cómo manejar esta situación. Mis instintos de RR.HH. me dicen que escriba a este empleado por mal uso de los fondos de la compañía, pero recibo resistencia de la gerencia de ventas que quiere que haga una política específica sobre mascotas.
"Nuestro uso de la tarjeta de crédito de la compañía establece claramente, 'Esta tarjeta se utilizará SOLAMENTE para GASTOS DE LA COMPAÑÍA.
El uso personal de la tarjeta podría ocasionar el decomiso de la tarjeta o la terminación. Además, los representantes de ventas serán responsables de los cargos no autorizados. ¿Has escrito sobre un tema así en el pasado?
Respuesta de recursos humanos: esto es lo que debes tener en cuenta. ¿El empleado fue a la contabilidad y explicó el problema de que el hotel no pudo separar los cargos por mascota? O, ¿fue atrapada por una revisión cuidadosa de sus gastos en contabilidad?
En primer lugar, es difícil creer que el hotel no pudo separar los gastos de mascotas. En segundo lugar, si el hotel no pudo separar el cargo por la mascota, ¿cómo sabía ella qué pagar a la contabilidad?
Si planeaba pagar los gastos de la mascota solo si la atraparon y no se ofreció voluntariamente a pagar, dada su política, ella merece una acción disciplinaria . Esto también dependería de cómo haya abordado situaciones similares en el pasado. ¿Han reembolsado a la compañía otros gastos diversos y no han recibido ninguna medida disciplinaria?
A menudo, cuando observa una situación, encontrará que existe una política, por una parte, y cómo se ha implementado y aplicado, por otra parte. No desea tratar a esta persona de manera diferente a como otros empleados han sido tratados en el pasado.
La acción disciplinaria no está en orden si otros empleados simplemente han reembolsado a la compañía en el pasado por gastos similares. Recuerde que no soy abogado, así que esta es solo una opinión de un colega de recursos humanos.
No se recomienda hacer una política de viaje de mascotas porque ese es un ejemplo de la compañía que interfiere y se extralimita en la vida personal de un empleado. Si los empleados quieren pagar para que su mascota viaje con ellos, no es una preocupación de la compañía.
Siempre que la mascota no afecte el costo de su estancia o su capacidad para participar en los fines comerciales del viaje, no es asunto del empleador. El empleado debe, por supuesto, pagar las tarifas adicionales que genere la mascota que viaja.
Su política de viaje es un poco confusa y podría utilizar el fortalecimiento en la parte sobre "responsable de los cargos no autorizados" cuando la política ya ha establecido que solo se permiten los gastos de la empresa.
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