Cinco reuniones que sus empleados le agradecerán por matar o reparar

El resto de este artículo ofrece algunos tipos de reuniones adicionales que separan el estrés y la lucha. Como gerente o líder responsable de unir a las personas para comunicar, compartir y generar ideas, usted está bien atendido eliminando estos tipos de reuniones de su rutina.

1. 8:00 a.m. Reunión del personal del lunes por la mañana

El problema con esta reunión es que nadie está listo para eso. Después de todo, son las 8:00 a.m. del lunes por la mañana; nada ha sucedido aún y lo que sucedió la semana pasada es en su mayoría historia antigua.

El segundo problema de esta reunión es que, para que todos estén preparados, deben trabajar el domingo por la noche, lo que está bien en ocasiones pero garantiza que los empleados y los miembros de la familia de los empleados les otorguen algunos votos importantes por "idiota del año".

La solución: si debe realizar una reunión de equipo el lunes, empújela para más tarde o temprano en la tarde. Mejor aún, empujarlo al martes por la mañana.

2. Reuniones de estado de Round-the-Table

Ya sabes esta reunión. Es el lugar donde las personas se mueven por la sala compartiendo sus últimas actualizaciones, sagas, fantasías y sueños. Siéntese en el lugar equivocado y terminará como la 22ª persona que ofrece una actualización a un grupo cuyas vejigas están sobrecargadas y los sesos entumecidos por las actualizaciones políticamente orientadas que emanan de la boca de colegas en funciones lejanas.

La solución: reunirse si debe hacerlo, pero establezca algunas reglas sobre las actualizaciones. Pídales a las personas que se concentren en las noticias importantes que impactan a todos o que identifiquen los desafíos que requieren ayuda de todas las funciones.

Haga algo para limitar la dolorosa marcha de las actualizaciones de estado gratuitas y egoístas que generan las reuniones indisciplinadas de mesa redonda.

3. Reuniones recurrentes que han perdido su propósito

Cualquier reunión recurrente en la que nadie pueda recordar por qué esta reunión todavía se lleva a cabo es un candidato para la eliminación inmediata.

Las leyes de la física se transfieren a las reuniones y una reunión en el programa tiende a permanecer en el programa mucho después de que haya agotado su utilidad en el lugar de trabajo. Un nuevo gerente revisó la lista recurrente de reuniones en el cronograma de su equipo y canceló dos de ellas porque no pudo descubrir una razón para que estas reuniones existan. Recibió más de unas pocas notas de agradecimiento y algunos comentarios de personas que se preguntaban cómo se las arregló para matar esta reunión de la que habían estado tratando de deshacerse durante el año pasado.

La solución: revise todas las reuniones recurrentes a las que somete a su equipo o en las que participa, y elimínelas de su vida y las vidas de los miembros de su equipo. Si no es el anfitrión de la reunión, informe al anfitrión de su intención y de su perspectiva sobre la utilidad de la reunión. Si usted es el anfitrión / patrocinador, haga una encuesta entre los miembros del equipo y denles voz y voto. Un poco de rodaje draconiano de reuniones periódicas abre un tiempo valioso para otras actividades más importantes.

4. Reuniones grupales de palabras

Esta es una reunión en la que reúnes a un grupo de personas para trabajar en la redacción de algo: una visión, una misión, una declaración de estrategia, una declaración de alcance en la gestión de proyectos.

El resultado de estas sesiones suele ser una serie de oraciones construidas torpemente que reflejan compromisos por parte de la persona a cargo. Nadie en la sala está de acuerdo con el producto final, pero todos asienten con la cabeza tan pronto como la redacción va más allá de ridícula a simplemente terrible en un intento de hacer desaparecer el dolor.

La solución: nunca relegue la redacción áspera de nada a un comité. Dale un puñazo al objeto en cuestión, repítelo con unos pocos colegas y cuando te acerques a algo que está empezando a funcionar para ti, muy cuidadosamente pídele a un grupo que te dé su opinión. Haga preguntas aclaratorias, tome notas excelentes y luego desaparezca y vuelva a redactar la (s) declaración (es), repitiendo el proceso según sea necesario.

5. Reuniones de estrategia de plantilla

Estoy terminando donde comencé, con la reunión de estrategia muy incompleta descrita en la apertura de este artículo.

No hay un proceso o plantilla mágica o incluso una simple serie de pasos que ayuden a que surja la claridad estratégica. Llevar a cabo un análisis DAFO (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) no siempre se encuentra en la ruta crítica para llegar a una evaluación precisa de las condiciones y oportunidades. Y los números, los objetivos y el crecimiento no son estrategias. Tenga cuidado con cualquiera que sugiera que tienen un proceso simple para este tema complejo.

La solución: invierta en un facilitador o asesor de estrategia altamente calificado y con experiencia que entienda cómo guiar, a veces lidere y, a veces, siga en la búsqueda del desarrollo de una estrategia procesable y significativa. El profesional adecuado hará que el grupo sea responsable de encontrar respuestas a las preguntas correctas (difíciles) que deben responderse en el camino hacia la claridad estratégica.

La línea de fondo

Las reuniones son oportunidades invaluables para conectarse, comunicarse, construir relaciones y estimular la resolución creativa de problemas. También son oportunidades maduras para el uso excesivo e incluso el abuso. Esfuércese por ser el gerente que respeta el poder y la importancia de las reuniones. Utilice estos foros por las razones correctas, concédalos para centrarse en cuestiones clave, solicite ideas y, lo que es más importante, respete el tiempo que todos dedican a las sesiones. Los miembros de su equipo apreciarán su enfoque positivo más de lo que nunca sabrá.