Lea a continuación para obtener consejos sobre cómo escribir una carta de referencia, así como qué materiales pedirle al candidato, y cuándo decir que no (y cómo decir que no) a escribir una carta para alguien.
¿Qué es una carta de referencia?
Una carta de referencia, también conocida como carta de recomendación, es una carta que habla sobre la experiencia laboral, las habilidades, la experiencia, las cualidades personales y el rendimiento académico de una persona. Está escrito por un antiguo empleador, colega, cliente, maestro u otra persona que pueda hablar positivamente sobre esa persona.
Cuando necesita cartas de referencia
Necesita cartas de referencia, por lo general aproximadamente tres de ellas, cuando se postula a empleos, pasantías, puestos de voluntariado, universidades y programas de postgrado. Una carta de referencia es un aval positivo de sus habilidades y atributos, escrito por alguien familiarizado con su trabajo, carácter y logros.
La carta de referencia explica por qué el lector debe seleccionarlo y qué lo califica para la oportunidad que está solicitando. Las cartas pueden ser solicitadas por la organización que está considerando a la persona para el empleo o la aceptación en una institución, o pueden ser ofrecidas por el solicitante de empleo o el solicitante.
Qué está incluido en una carta de referencia
Una carta de referencia es un aval positivo de sus habilidades y atributos. Explica por qué el lector debe seleccionarlo y lo que lo califica para la oportunidad que está solicitando.
Una carta de referencia profesional generalmente es escrita por un supervisor, colega, cliente, maestro o profesor que conoce bien sus logros en un ambiente de trabajo.
Por lo general, incluye una descripción de su posición y responsabilidades, la duración de su tiempo en la empresa y sus capacidades, calificaciones y contribuciones a la organización.
Un amigo de la familia, un mentor o un vecino puede escribir un personaje o una carta de referencia personal que pueda dar fe de los rasgos que lo convertirían en un buen candidato para el puesto que está buscando. Explica cómo el escritor te conoce y analiza tus atributos personales, ya que se aplicarían en una configuración de trabajo.
Qué hacer antes de escribir una carta de referencia
Piense antes de decir "Sí". Antes de aceptar escribir la carta, asegúrese de sentir que puede escribir una carta de referencia positiva para esta persona. Si no conoce bien a la persona, o no cree que pueda elogiar las habilidades o habilidades de la persona, está bien rechazar la solicitud de una recomendación . De hecho, es mejor decir que no a la redacción de una recomendación en lugar de escribir una referencia negativa para la persona. Puede ser vago cuando rechaza la solicitud, simplemente diciendo "No creo que sea la mejor persona para hacerle una recomendación". Si es posible, sugiera a alguien más que pregunten.
Información requerida. Es una buena idea pedirle a la persona una copia de su currículum o CV, incluso si los conoce desde hace mucho tiempo.
Pueden tener nuevas acreditaciones o logros, y desea proporcionar tanta información actual como sea posible. Esto también ayudará a darle pautas para usar al redactar la carta.
Si la carta de referencia es para una oportunidad de empleo específica, también solicite una copia de la publicación del trabajo. Del mismo modo, si la carta de referencia es para una escuela o programa específico, solicite información sobre la escuela. Cuanta más información tenga, más fácil será escribir la carta.
Obtenga todos los detalles. Además de solicitar información sobre el candidato, obtenga toda la información que necesita sobre cómo enviar la carta. Pregunte a quién debe enviar la carta, cuándo es la fecha límite y en qué formato debe estar la carta. También pregunte si hay algún detalle que la escuela o el empleador desee que incluya en su carta.
Qué incluir en una carta de referencia
A menos que el candidato le proporcione un formulario para escribir su recomendación, debe escribir la referencia como una carta formal. Una carta de referencia debe comenzar con usted y la información de contacto del empleador (nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico) seguido de la fecha. Si se trata de un correo electrónico en lugar de una carta real, incluya su información de contacto al final de la carta, después de su firma .
Información de contacto y saludo: si está escribiendo la carta a un comité individual o de contratación, incluya su información de contacto en la parte superior de la carta y en su saludo. Si está escribiendo una carta general, puede escribir a " A quién corresponda " o simplemente comenzar su carta con el primer párrafo.
Tratamiento: Comience su carta con "Estimado Sr./Ms. Apellido". Si no conoce el apellido del empleador, simplemente escriba "Dear Hiring Manager". Si el candidato se está postulando para un programa académico, puede escribir "Dear Admissions Committee".
Introducción: explique su relación con la persona para quien está escribiendo la carta. Puede incluir cuánto tiempo hace que conoce a la persona. Luego explica por qué estás escribiendo la carta. Asegúrese de incluir el nombre de la empresa, el trabajo, la escuela o la oportunidad que la persona está presentando. Por ejemplo, "He sido supervisor de James Smith en XYZ Company durante los últimos cinco años. Me complace recomendarlo para el cargo de jefe de contabilidad en la empresa ABC.
Descripción general del cuerpo: en el cuerpo de la carta, incluya información específica sobre las características personales del candidato (creatividad, paciencia, confianza, etc.), habilidades específicas (excelentes habilidades de comunicación, habilidades organizativas , etc.). Sea lo más específico posible.
Primer párrafo: el primer párrafo de la carta de referencia explica su conexión con la persona que está recomendando, incluyendo cómo los conoce y por qué está calificado para escribir una carta de referencia para recomendar empleo o escuela de postgrado. Mencione la relación (personal o profesional) que tiene con la persona que está recomendando.
Segundo párrafo (y tercero y cuarto)
Los párrafos del medio de la carta de referencia contienen información sobre la persona sobre la que está escribiendo, incluyendo por qué están calificados y a qué pueden contribuir. Si es necesario, use más de un párrafo para proporcionar detalles. Sea específico y comparta ejemplos de por qué esta persona es un candidato calificado. Si puede, relacione instancias específicas donde observó a la persona usando con éxito las habilidades requeridas para el puesto.
Intente describir las cualidades y habilidades que se relacionan con el trabajo específico , la escuela o la oportunidad. Por ejemplo, si la persona está solicitando un trabajo como gerente, concéntrese en el liderazgo y las habilidades de comunicación de la persona.
Carta de cierre
En el párrafo final, ofrezca proporcionar más información e incluya su información de contacto (teléfono y correo electrónico) para estar disponible para dar una recomendación verbal, o responder más preguntas si es necesario. También puedes reiterar que recomiendas a esta persona "de todo corazón" o "sin reservas".
Firma: termine la carta con su firma, escrita a mano, seguido de su nombre escrito. Si se trata de un correo electrónico, simplemente incluya su nombre escrito, seguido de su información de contacto. A continuación, le mostramos cómo finalizar una carta con ejemplos de cierres de negocios.
Letra de recomendación Longitud, formato y fuente
Antes de comenzar a escribir la carta: Pídale al candidato que le envíe su currículum, transcripción, CV o cualquier otro material que lo ayude a describir con precisión a la persona. También puede solicitar una descripción del puesto que solicita y la información sobre la empresa. Cuanta más información tenga, más fácil será escribir una recomendación fuerte.
Duración: una carta de recomendación debe ser de más de uno o dos párrafos; una carta de este resumen sugiere que o bien no conoces bien a la persona o no la respaldas por completo. Sin embargo, debes mantener la concisión de la carta y concentrarte en algunos puntos clave, así que evita escribir más de una página. Tres o cuatro párrafos que explican cómo conoce a la persona y por qué los recomienda es una duración adecuada.
Formato: una carta de recomendación debe tener un espacio simple entre cada párrafo. Use márgenes de aproximadamente 1 "para la parte superior, inferior, izquierda y derecha de la página, y alinee su texto a la izquierda (la alineación para la mayoría de los documentos).
Fuente: use una fuente tradicional como Times New Roman, Arial o Calibri. El tamaño de fuente debe estar entre 10 y 12 puntos, por lo que es fácil de leer. Ajustar el tamaño de la fuente es una buena manera de mantener su carta en una sola página.
Editar: asegúrese de leer su carta antes de enviarla. Puede hacer que otra persona edite la carta, pero oculte el nombre del candidato para preservar su privacidad.
Revise un ejemplo
Estimada Sra. Johnson:
Estoy encantado de recomendar a Sarah Jones para el puesto de gerente de marketing digital en Sabre Marketing & PR. Como directora de marketing de A & B Media, tuve el placer de trabajar como supervisora de Sarah cuando fue contratada como asociada de marketing. Responsable, puntual y extremadamente brillante, Sarah estuvo entre los mejores talentos de A & B Media, y estoy totalmente de acuerdo con su calificación y su conjunto de habilidades.
Me quedé impresionado por el conocimiento que ella trajo a la mesa y su dedicación para mantenerse al tanto de lo último en el campo. Sarah combina habilidades de análisis agudas con una gran intuición, y siempre supe que podía confiar en ella para cumplir con los plazos y superar nuestras expectativas. Durante sus dos años con nosotros, logró numerosos logros, desde aumentar nuestro compromiso con las redes sociales en un 20%, hasta reducir nuestra tasa de rebote de sitios web en un 10%, hasta aumentar nuestro ROI en campañas digitales en un 15%.
Si bien la perspicacia profesional de Sarah fue inmensamente valiosa para A & B Media, también fue una maravillosa jugadora de equipo. Optimista, atractiva y fácil de entender, Sarah fue un verdadero placer tenerla en la oficina y fomentó muchas relaciones positivas dentro de nuestro departamento y en toda la empresa.
Dicho esto, estoy muy seguro de mi recomendación y creo que Sarah sería una gran opción para Sabre Marketing & PR. Si desea hablar más sobre mi experiencia trabajando con Sarah, envíeme un correo electrónico a melissa@abmedia.com o llámeme al 555-555-5555.
Sinceramente,
Melissa Bradley
Director de marketing
Medios de A & B
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Formateando tu carta
Si envía la carta por correo a un empleador o escuela, asegúrese de seguir el formato adecuado de carta comercial . Esto incluye una lista de su información de contacto, la fecha y la información de contacto de la persona que recibe su carta (por lo general, el gerente de contratación) en la parte superior de la carta. También incluya su firma manuscrita en la parte inferior de una carta física.
Sin embargo, si envía esta carta por correo electrónico, no necesita incluir ninguna información de contacto o la fecha en la parte superior de la carta. En su lugar, liste su información de contacto después de su firma de correo electrónico . También asegúrese de tener una línea de asunto clara y concisa que enumera el nombre del candidato, el trabajo para el que están solicitando (si corresponde) y el propósito de su carta. Por ejemplo, una línea de asunto puede leer: "Recomendación para el apellido del primer nombre: trabajo asistente de recursos humanos".
Use una plantilla de carta de referencia
Si no está seguro de qué escribir, use una plantilla de carta de referencia y personalícela para incluir su información. Una plantilla es una forma útil de ver cómo formatear su carta y qué incluir en la carta.
También puede ver ejemplos de cartas de referencia para obtener ideas sobre qué incluir en su propia carta. Sin embargo, recuerde cambiar la letra para que se aplique a la persona específica para la que está escribiendo la carta.