Cómo mejorar las tasas de participación en la entrevista de salida

¿Por qué los empleados no participan en las entrevistas de salida con su empleador?

Las entrevistas de salida son una de las mejores maneras de obtener comentarios verdaderos y honestos de los empleados. La desventaja es que lleva un tiempo acumular una cantidad significativa de datos de las entrevistas de salida. Aumentar su tasa de participación, sin embargo, puede ayudarlo a obtener una mayor cantidad de información procesable más rápidamente de sus entrevistas de salida.

¿Cuál es una buena tasa de participación para las entrevistas de salida?

La investigación muestra que la tasa de respuesta promedio para las entrevistas de salida de papel y lápiz es de aproximadamente 30-35 por ciento.

Esto significa que una compañía con 2000 empleados y una tasa de rotación del 15 por ciento esperaría recibir aproximadamente 100 entrevistas de salida completadas por año. En este nivel de participación, la organización recibe comentarios de salida de solo el 5 por ciento de la población total de empleados.

Con solo un pequeño esfuerzo adicional, debería poder duplicar esa tasa de respuesta. El 65 por ciento o más es un buen objetivo para la participación en la entrevista de salida. Puede lograr esto con entrevistas en papel y lápiz, entrevistas de salida en línea y entrevistas telefónicas de salida.

Midiendo su participación en la entrevista de salida

Para medir su tasa de respuesta, divida la cantidad de entrevistas de salida completadas por la cantidad de empleados a quienes solicitó una entrevista de salida. Idealmente, el segundo número debe ser igual al número total de terminaciones, pero por razones prácticas, generalmente este no es el caso.

Como ejemplo, si tiene 125 entrevistas de salida completas de 300 personas a las que solicitó completar una entrevista de salida, su tasa de participación es 125/300, lo que equivale a .416 o 41.6 por ciento.

Es importante asegurarse de contar con un buen método para rastrear este tipo de participación. Como mínimo, desea hacer un seguimiento de la tasa de participación al inicio de un proyecto de mejora y luego periódicamente.

Un escenario ideal es mantener un promedio continuo al que pueda consultar regularmente.

Este número en tiempo real lo alerta inmediatamente sobre una caída (o aumento) en la participación de los empleados en las entrevistas de salida. Un sistema de gestión de entrevistas de salida en línea debería hacer esto automáticamente.

Las grandes empresas pueden querer rastrear las tasas de participación por separado para subsidiarias, divisiones grandes o regiones geográficas. Las pequeñas y medianas empresas generalmente pueden beneficiarse de una tasa de participación total para la organización.

Si decide que su tasa de participación en las entrevistas de salida podría mejorar, el siguiente paso es analizar su proceso actual de entrevista de salida . Las dos áreas más importantes para la revisión son:

  1. ¿Por qué los empleados eligen no completar la entrevista de salida?
  2. ¿Existen problemas logísticos que impidan que los recursos humanos puedan transmitir la información a los empleados de manera oportuna y efectiva?

Empleados que no completan su entrevista de salida

Algunas de las razones por las cuales los empleados eligen no completar las entrevistas de salida son:

Si está utilizando una encuesta de entrevista de salida con preguntas calificadas, 35-60 preguntas se refieren a la duración correcta de la encuesta. Más de 60 preguntas comienzan a sentirse largas e incómodas para el empleado. Si supera las 70 preguntas, debe estar preparado para un mayor número de entrevistas de salida incompletas.

Revise sus preguntas de la entrevista de salida por simplicidad. Póngase en el lugar del empleado y pregúntese cómo se sentiría al responder las preguntas. Evite muchas preguntas de entrevista de salida que piden sentimientos y emociones.

Muchos empleados no están en sintonía con sus sentimientos (o si es posible que no quieran compartirlos con usted). Es mucho más fácil para un empleado calificar la efectividad de un proceso que cómo se siente sobre el proceso.

Salir de la entrevista Comentarios ignorados

Los empleados no completarán sus entrevistas de salida si creen que los comentarios que brindan no se leerán o se ignorarán rápidamente. Es importante que los empleados sepan que valoran sus comentarios . Cuando realice mejoras basadas en las sugerencias de las entrevistas de salida, no tema decirle a los empleados de dónde proviene la idea.

Con el tiempo, los empleados aprenderán que escuchas . Una vez que esto se convierta en una parte de la cultura corporativa , puede estar seguro de muchas ideas, sugerencias y críticas abiertas y honestas.

Repercusiones de comentarios honestos

Además, tenga en claro con los empleados que los comentarios honestos no tendrán repercusiones . Las declaraciones hechas en una entrevista de salida nunca deben usarse para evitar elegibilidad futura para volver a contratar.

Hay muchos supuestos expertos que les dicen a los empleados que no sean honestos en su formulario de entrevista de salida o que no completen ninguno. Ellos afirman que las compañías usan esta información contra los empleados. Los profesionales de Recursos Humanos saben que esto no tiene sentido, sin embargo, aún deben luchar contra esta percepción infundada.

Comentarios enojados del empleado

Los empleados que están enojados con la compañía pueden sentir que no quieren ayudar participando en la entrevista de salida. Puede alentar a estos empleados a expresar su enojo en la entrevista de salida. Muchos de estos empleados enojados están encantados con la oportunidad de hacerse oír, especialmente si saben que será escuchada por la alta gerencia.

Un proceso limpio y simplificado también es importante. Ya sea en la web o en papel y lápiz, el formulario de entrevista de salida debe diseñarse muy bien con un formulario de encuesta intuitivo y fácil de entender.

Los problemas logísticos son la segunda área principal de revisión en su proceso de entrevista de salida. En general, hay enlaces débiles en cualquier proceso y las entrevistas de salida no son una excepción. Su examen debe incluir toda la cadena de eventos que comienza cuando un empleado da aviso y finaliza cuando el empleado envía la entrevista de salida.

Audite su proceso de entrevista de salida

Puede comenzar a auditar su proceso de entrevista de salida descubriendo la siguiente información.

Revise cada una de las preguntas de auditoría anteriores y eche un vistazo a su proceso de entrevista de salida. Determine qué puede hacer para mejorar cada una de estas áreas . Después de que termine su revisión, puede comenzar a hacer mejoras de inmediato.

Remedie su proceso de entrevista de salida

Algunos de los cambios que realice proporcionarán una mejora notable en las tasas de participación muy rápidamente. Otros requerirán más tiempo para penetrar de manera efectiva la cultura de la empresa.

Vuelva a medir sus tasas de participación en tres meses, seis meses, nueve meses y doce meses. Para la marca de los doce meses, debe esperar ver una mejora dramática en las tasas de participación en la entrevista de salida. Esto significa que tendrá más datos que pueden usarse para limitar la rotación y aumentar la retención de empleados.

Conclusión

Puede aumentar significativamente el valor de sus entrevistas de salida aumentando el número de empleados que terminan y participan en el proceso de la entrevista de salida. Al revisar y mejorar tanto el contenido como la estructura de la entrevista de salida, junto con sus propios procesos internos, puede generar un aumento sustancial de sus tasas de participación.

Finalmente, considere la posibilidad de que una entrevista real en persona con un miembro del personal de recursos humanos no solo mejore sus tasas de participación, sino que también proporcione una mejor información. No puede subestimar el valor del cuestionario de seguimiento.

Vea las preguntas de la entrevista de salida recomendadas .