La multitarea no funciona
Por ejemplo, imagine que mientras se cepilla los dientes por la mañana, comienza a pensar en la agenda de una gran reunión más tarde en el día.
No se necesita gran parte de la capacidad de procesamiento de su cerebro para cepillarse los dientes y es posible que pueda concentrarse en la agenda mientras maneja mecánicamente la tarea de limpieza de los dientes matutinos.
Pero, ¿qué pasa con dos tareas que requieren más de la capacidad de tu cerebro? Puede que esté hablando por teléfono mientras prepara el desayuno. Puede realizar ambas tareas correctamente, pero la oportunidad de errores debido a fallas en la atención es grande. Y como todos sabemos, mezclando
Chunking funciona mejor
Chunking "describe cómo funciona la utilización de la memoria humana. Es importante recordar este concepto cuando vemos completar varias tareas simultáneamente. De hecho, estamos cambiando entre ellas en lugar de hacerlo al mismo tiempo (aunque en el caso de cepillarnos los dientes, puede parecer que son simultáneos).
Imagina que estás en el teléfono cuando alguien entra a tu oficina. Le piden su consejo o una decisión rápida sobre un problema.
Deja de escuchar brevemente a la persona que está hablando por teléfono, escanea la nota que tiene delante, garabatea una respuesta y vuelve a la llamada telefónica. No hizo las dos actividades (llamada telefónica y conversación en persona) al mismo tiempo.
De hecho, hiciste tres tareas en secuencia; comenzó la llamada telefónica, tuvo la conversación en persona y luego reanudó la llamada telefónica.
Al igual que en el ejemplo del desayuno anterior, podría haber logrado que ambos se hicieran mejor, y en menos tiempo total, si los hubiera hecho uno tras otro en lugar de hacerlo al mismo tiempo. El motivo es que a medida que comienzas cada tarea tienes que concentrarte en ella y comenzar.
El tiempo de arranque mata la multitarea
Cuando comenzó la llamada telefónica, tenía que pensar en ello, encontrar el número de teléfono y hacer la llamada. Cuando lo interrumpieron, tuvo que averiguar qué quería esa persona de usted para poder tomar una decisión. Finalmente, cuando reanudó la llamada telefónica, tenía que recordar dónde lo dejó. Incluso podría haber tenido que decir: "Oops, lo siento, alguien entró. ¿Qué estabas diciendo?"
Cuantos más arranques y paradas realice durante el día, mayor será el tiempo de arranque que consume. Estos momentos son tiempo no productivo. Si tiene que preparar un informe diario, es probable que el momento de la puesta en marcha sea bastante breve en comparación con el informe que solo hace trimestralmente. Aún así, si está preparando ese informe y lo interrumpen, tiene casi el mismo tiempo para comenzar cada vez.
Puedo escribir mi informe semanal en aproximadamente 30 minutos sin interrupciones. He tardado varias horas en completarlo simplemente porque mi trabajo es operativo y requiere que trate las tareas no planificadas en gran medida.
(Ese es el código porque tengo muchas interrupciones en mi día). Sin embargo, el culpable no fue la gente que me interrumpió. El culpable fue el tiempo requerido para los momentos de arranque cada vez que reinicié el informe.
Algunas veces tienes que realizar múltiples tareas
De acuerdo, a veces tienes que hacer varias cosas a la vez. Tu trabajo puede ser operativo como el mío. Entonces, ¿qué es mejor que la multitarea? Chunking es mejor.
Chunking es el concepto de dividir tu día en trozos más grandes en lugar de reaccionar a interrupciones constantes. Cuantos más fragmentos de tiempo pueda dedicar a tareas específicas, menos serán los momentos de inicio que tendrá y su eficiencia mejorará proporcionalmente. Como no pasará tanto tiempo en los momentos iniciales, tendrá más tiempo y podrá hacer más cosas. Como beneficio adicional, ya que podrá concentrarse en la única tarea a mano, lo hará mejor.
Como una barra lateral, los administradores de proyectos descubrieron hace mucho tiempo el poder de esta técnica y crearon su propia versión de "fragmentación" a través del proceso de estructura de desglose del trabajo .
Comenzando con Chunking
Entonces, ¿cómo puedes comenzar a fragmentar?
- Comience poco a poco hasta que lo sienta. Elija una sola tarea, tal vez su informe semanal.
- Reserve los 30 minutos que sabe que tomará.
- Cierre la puerta o coloque un letrero que diga "Genius at work" o algo así y luego concéntrese en el informe y en nada más que en el informe.
- Ignora el teléfono.
- No revises el correo electrónico
- Solo escribe el informe.
Intente lo mismo con llamadas telefónicas, reuniones de empleados y otras actividades regulares. Concéntrese, dedíquele tiempo y después de algunas semanas de práctica, se sentirá y será más eficiente.
La línea de fondo
No pierdas tanto tiempo tratando de realizar múltiples tareas. En cambio, hágase más eficiente y más productivo mediante la fragmentación. Si bien el término es incómodo, ¡el concepto es efectivo!
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Actualizado por Art Petty