Cómo trabajar más rápido y de manera más eficiente - Paso 1
Tener un plan escrito es imprescindible para evitar pensamientos molestos y prevenir desastres porque te olvidas de algo importante.
La mayoría de las mujeres encontrarán que deben desviarse de un plan diario de vez en cuando, pero tener una le ayudará a organizar mejor su tiempo, se preparará para proyectos específicos con anticipación, y un plan le dará una imagen mental más clara de todas las cosas tu tienes que hacer.
Deshacerse de las distracciones diarias con un plan
Si llegas al trabajo todos los días y te sientes abrumado por la larga lista de cosas por hacer y el desorden del escritorio, en el mejor de los casos te verás como un caballo de carreras (y rápidamente te quemarás después de un sprint, como un caballo de carreras) enfocándote en lo que parece más apremiante en un momento dado. El peor caso es que te sentarás en un funk sin saber por dónde empezar. De cualquier manera, simplemente "apagar incendios" cada día es la manera más simple y menos eficiente de atacar su carga de trabajo y la mejor manera de agotarse mientras se está quedando atrás.
Sin un plan, las distracciones de los días tomarán control rápidamente: suena el teléfono, comienzas a responder correos electrónicos, los compañeros de trabajo comienzan a chatear y antes de que te des cuenta ya ha llegado la hora del almuerzo y has logrado poco.
Su plan diario puede incluir una hora cada mañana para establecerse al devolver llamadas, consultar el correo electrónico antes de comenzar con otras tareas, pero hará más que solo servir como una guía sobre qué hacer con su tiempo. Por ejemplo, si deliberadamente aparta una hora para hacer algo y sobrepasa ese límite de tiempo, sabrá que debe ajustar su plan para el día siguiente.
Al mapear su día en segmentos o por tareas, puede identificar más fácilmente las áreas problemáticas y los tiempos de máxima eficiencia (es decir, puede ser menos eficiente después del almuerzo si sufre una caída de la tarde o puede ser lento por la mañana).
Un plan puede ayudarlo a evitar tomar más de lo que puede manejar
Un optimista es alguien que puede ver lo positivo en una situación dada generalmente se centrará en la creencia de que "todas las cosas son posibles". No hay nada de malo en ser un optimista a menos que te lleve a subestimar tus habilidades, el tiempo que tomará lograr algo y el resultado sea que tomes más de lo que puedes manejar.
Un realista puede ser optimista, pero un realista también ve la logística que puede estar involucrada en el manejo de una situación y tendrá en cuenta los posibles obstáculos y restricciones.
Si no tiene su propio plan de juego alineado para el día, puede tener más dificultades para decir que no para ayudar a otros o para realizar proyectos adicionales porque tiene una actitud positiva de "poder hacer" que prevalece sobre la realidad o el sentido común. Es fácil subestimar cuánto tiempo tomará llevar a cabo sus propias tareas, mucho menos que las de otra persona si piensa que es una supermujer, y una perspectiva soleada es todo lo que se necesita para hacer las cosas.
Saber qué hay en su propio plato para el día y haber determinado un presupuesto para su propio tiempo para tareas específicas puede ayudarlo a cumplir con los plazos, hacer más cosas todos los días y ser más realista acerca de asumir un trabajo adicional.
Creando su plan de ataque
Antes de ir al trabajo, decida de antemano en qué se enfocará cuando llegue allí. Mejor aún, planifique su día la noche anterior y prepare su escritorio para las tareas que desea realizar por la mañana. Por ejemplo, obtenga archivos o materiales de lectura organizados para la mañana, de modo que pueda simplemente ingresar directamente, o colocar los elementos que necesita escribir o las llamadas telefónicas para regresar en el orden que necesita para completarlos.
Tener un plan puede ayudarlo a crear rutinas predecibles que a su vez lo mantendrán mejor preparado para enfrentar días caóticos cuando su jefe o un cliente de alto mantenimiento le demande más tiempo.
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Paso 2: Establezca metas pequeñas y marque las que logre . Hacer una lista y marcar los elementos que ha logrado puede sonar como otra cosa más que hacer, pero cuando se hace correctamente, mantener el recuento de las tareas puede ayudarlo a trabajar más eficientemente.
Paso 3: deje de posponer las cosas, pero no dude en posponer el trabajo cuando sea necesario . Muchos de nosotros nos callamos porque nos molesta tener que hacerlos en primer lugar, especialmente si sentimos que es responsabilidad de otra persona.