Heads Up: las leyes federales y las leyes estatales pueden diferir
Aquí hay pautas básicas para el mantenimiento de registros de recursos humanos. Sin embargo, recuerde que las leyes estatales pueden diferir de estas pautas. Si las leyes estatales y las leyes federales entran en conflicto, siempre conserve los registros según el requisito que sea más extenso.
Es mejor guardar algo por mucho tiempo que no lo suficiente.
Registros de contratación: 1 año
Debe guardar todos esos currículos, notas de entrevistas, solicitudes y ofertas de trabajo, e incluso un registro de sus búsquedas a través de su sistema de seguimiento de solicitantes durante un año después de que se tomó la decisión de hacer una oferta de trabajo. Entonces, si entrevistas a un solicitante, y todo el proceso se prolonga durante tres meses, no es hasta que se toma la decisión final de contratación que el reloj comienza a funcionar.
¿Por qué tienes que hacer esto? Si alguna vez alguien cuestiona su decisión de contratación, tendrá que demostrar que no estaba discriminando ilegalmente de ninguna manera o forma. Leyes como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades , el Título VII y muchos otros requieren que usted demuestre que cumple con los requisitos. Mantener estos registros te ayuda a hacer esto.
Registros de pruebas de drogas: 1 año o 5 años para trabajos de transporte
Si necesita pruebas de drogas para preempleo , es parte del registro de contratación y debe conservar una copia de los resultados por un año.
Si realiza pruebas adicionales de detección de drogas, ya sea debido a un incidente en el trabajo o como parte de un cheque aleatorio, también necesita mantener estos registros por un año. Sin embargo, si está sujeto a las regulaciones del departamento de transporte, entonces el marco de tiempo mínimo para los registros de pruebas de drogas es de cinco años.
Nómina / Tarjetas de tiempo, Etc .: Mínimo de 3 años, 5 años después de la terminación Recomendado
La ley exige que mantenga estos registros durante tres años, pero las demandas recientes significan que sería más inteligente para usted mantenerlos por más tiempo.
Desea mantener un registro de cuánto le pagaron a cada empleado y cuántas horas trabajaron durante toda su permanencia en su empresa. Mantenga sus registros durante al menos cinco años después de que el empleado se vaya, independientemente de la razón.
Para los empleados exentos, por supuesto, no necesita mantener registros de tiempo, ya que su salario es el mismo independientemente de la cantidad de horas trabajadas. Sin embargo, si alguna vez clasifica erróneamente a un empleado como exento cuando debería haber estado exento, estos registros de horas trabajadas pueden guiarlo para pagar las horas extraordinarias adeudadas .
Asegúrese de incluir cómo la compañía calculó el pago. Por ejemplo, debe realizar un seguimiento de si se trata de salario directo, salario más comisión, horas extras, trabajo a destajo o pago por hora directo.
Debe hacer esto no solo para cuestiones de pago e impuestos, sino que muchas otras decisiones dependen de la cantidad de horas trabajadas. Por ejemplo, la elegibilidad para FMLA depende de la cantidad de horas trabajadas en un año. Si tiene un empleado exento a tiempo parcial, es posible que desee considerar la posibilidad de registrar el tiempo para determinar la elegibilidad de FMLA. También debe poder demostrar que pagó a sus trabajadores por todas las horas que trabajaron.
Formulario I-9: 3 años después de la contratación, 1 año después de la terminación, lo que sea posterior.
Mantenga el Formulario I-9 del empleado, almacenado por separado de sus registros de personal, durante tres años después de contratar al empleado y durante un año después de la terminación del empleo, lo que ocurra más tarde.
Información sobre beneficios de salud / pensión: 6 años
Debe mantener sus registros de sus planes para todos sus beneficios durante un mínimo de seis años. Los tribunales han sostenido que si un empleado lo demanda y le dice que merece una pensión más alta, por ejemplo, es responsabilidad del empleador demostrar que no debe más, no la responsabilidad del empleado de demostrar que lo hace. Guarde todas esas descripciones resumidas del plan.
Si tiene ex empleados que son elegibles para COBRA , extendiendo sus beneficios de salud, también debe mantener esos registros durante seis años solo para estar seguro. La ley no especifica la retención, pero dado que esto podría aplicarse en virtud de la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación para Empleados (ERISA), esta ley requiere retención durante seis años. Para estar seguro, no arroje esos registros.
Registros de FMLA: 3 años
Cuando un empleado solicita FMLA , debe mantener ese registro, incluso si niega el permiso. Asegúrese de hacer un seguimiento de la ausencia de cada empleado, cuándo comenzó y cuánto tiempo se usa. Si el empleado tiene FMLA intermitente, asegúrese de rastrear cada ausencia y documente el número de horas utilizadas. Las fechas y el número de horas deben documentarse. Recuerde, la licencia intermitente se puede usar durante algunas horas en un día o algunos días en una semana. Documentarlo todo y mantener esos registros.
Recuerde, esta no es una lista exhaustiva y solo se aplica a los estatutos federales. Puede estar sujeto a leyes adicionales de retención de registros si, por ejemplo, usted es un contratista federal o su estado tiene estándares diferentes. En caso de duda, no lo arroje.
Puede acceder a recursos adicionales sobre mantenimiento de registros e informes obligatorios en la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM).
Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por la exactitud y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean las correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.