El empleador tiene buenas razones para guardar varios archivos de personal, algunos legales y otros para mejores prácticas de empleo.
Se necesita documentación para que el empleador tenga una visión precisa del historial de empleo de un empleado. La documentación respalda las decisiones del empleador y puede proteger al empleador en un juicio, que se conserva correctamente.
El contenido del archivo de personal proporciona una descripción histórica de los acontecimientos importantes durante la carrera de un empleado. Apoyan las decisiones que se toman sobre el empleado y su carrera. Demuestran la lógica del empleador detrás de la contratación, las promociones, la transferencia, las recompensas y el reconocimiento, y las decisiones de despido.
Las diferentes pautas están asociadas con diferentes tipos de archivos de personal
Debido a que se recomiendan varios tipos de archivos de personal, se asocian diferentes reglas y pautas con cada tipo de archivo de personal.
- Cada tipo de archivo de personal tiene una razón diferente para los contenidos existentes y diferentes, basados en ese motivo.
- Cada tipo de archivo de personal se almacena de manera diferente.
- El acceso a un archivo de personal está restringido a ciertos empleados en la mayoría de las organizaciones. Los diferentes tipos de archivos de personal tienen diferentes pautas de acceso.
- Se permite el acceso de los empleados a su archivo de personal, pero la mayoría de los empleadores establecen pautas para el acceso de los empleados con una política de acceso a los archivos de personal en el manual del empleado . (Varios estados y jurisdicciones tienen reglas diferentes, por lo que debe mantenerse actualizado para su ubicación).
La mayoría de las organizaciones no permiten que el gerente del empleado tenga acceso al archivo de personal en general. Esperan que los gerentes guarden la documentación relevante en su propio archivo de empleado, que no es el archivo de personal oficial.
- El departamento de Recursos Humanos posee y es responsable de los archivos de personal de los empleados.
Archivos de personal recomendados
Estos son los tipos de archivos de personal recomendados y lo que necesita saber sobre cómo trabajar con ellos.
Archivo de personal del empleado
Este es el archivo principal de personal que un empleador mantiene para cada empleado. El archivo de personal almacena el historial de empleo de cada empleado. Esto es lo que necesita saber sobre un archivo de personal de empleado.
Archivo médico
El archivo médico del empleado tiene serias restricciones legales que el empleador debe conocer y prestar atención. Esto es lo que necesita saber sobre la confidencialidad y el contenido del archivo médico de un empleado.
Archivo de nómina
El acceso de los empleados al archivo de nómina de empleados es menos restrictivo que el acceso al archivo médico o de personal. El archivo de nómina contiene información sobre salario, selección de beneficios , cambios en la tasa de pago, embargos y otra documentación legal que afecta el sueldo de un empleado. Varios empleados de contabilidad y recursos humanos acceden a la información en el archivo de nómina.
Archivo de formularios I-9 para empleados
Debido a los derechos de acceso de varias agencias gubernamentales, usted sigue las mejores prácticas al mantener un archivo separado para los formularios I-9 de los empleados . Obtenga más información sobre cómo almacenar formularios I-9.
Descripción general de los archivos de personal
¿Solo desea los detalles rápidos y básicos sobre los archivos de personal de los empleados ? Consulte aquí para obtener una descripción general de los archivos de personal de los empleados.
Política de acceso al archivo de personal para empleados
Desea permitir que cada empleado sepa qué hay en su archivo de personal , pero necesita controlar la integridad, integridad y minuciosidad del archivo. El mantenimiento de la confidencialidad de los empleados y empleadores y el acceso limitado están garantizados con una política de acceso a los archivos de personal.
Qué no incluir en un archivo de personal del empleado
¿Busca pautas sobre el contenido que nunca deberían incluirse en un archivo de personal del empleado? Estas son mis mejores recomendaciones sobre el contenido que desea mantener, ya sea en una ubicación separada e informal o no retener en absoluto. La retención de documentación innecesaria y puramente dogmática puede perjudicarlo.
Documentación
¿Sabes qué documentación es? La palabra, documentación, aparece con frecuencia en el mundo del empleo y los recursos humanos. Pero, el significado de la documentación y por qué es posible que desee documentar los eventos de empleo particulares se trata completamente aquí.
> Descargo de responsabilidad: tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por la exactitud y legalidad. Solicite asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean las correctas para su ubicación. Esta información es solo para orientación.