Aprenda cómo implementar una política de asistencia y un sistema de seguimiento
Con respecto a los empleados por hora o no exentos, un sistema de asistencia define claramente cuándo se supone que los empleados deben presentarse para trabajar.
Esto es especialmente importante para los empleados no exentos que con frecuencia realizan trabajos que requieren que otra persona esté presente para atender a los clientes.
También es importante para los empleados que forman parte de un proceso automatizado que requiere que un trabajador esté presente en cada estación de trabajo para poder producir un producto o servicio en particular. En general, existen políticas de asistencia debido a este tipo de trabajadores. No existen por el bien de los empleados exentos. La asistencia también se usa para definir el número de personas presentes en un día en particular y con mayor frecuencia se refiere a los empleados a quienes se paga cada hora.
Presente en el trabajo y el departamento de recursos humanos
La asistencia también se conoce como "presente en el trabajo" o "presentismo". Por ejemplo, un departamento de recursos humanos puede tomar notas en el archivo de personal de un empleado o en la evaluación de una empresa de sus desafíos u objetivos en el lugar de trabajo.
Ejemplos de notas de "presenteismo" mantenidas por HR incluyen:
- Rob tenía un maravilloso récord de asistencia laboral; rara vez se perdía un día de trabajo.
- Mary tiene un desafío con la asistencia y llega tarde al trabajo al menos dos días a la semana.
- La asistencia en el primer turno promedió solo el 75 por ciento los lunes porque los empleados se estaban recuperando de la diversión de fin de semana.
- Es desafiante obtener empleados calificados que quieran trabajar un segundo turno con buena asistencia. Los empleados prefieren días de trabajo en lugar de noches de trabajo o, prefieren trabajar el turno de medianoche para que tengan sus días libres. Los segundos turnos reducen el tiempo libre de los empleados tanto en días como en noches.
¿Qué es una política de asistencia?
En pocas palabras, una política de asistencia proporciona los lineamientos y las expectativas para la asistencia de los empleados al trabajo tal como se define, escribe, difunde e implementa una organización.
Las políticas de asistencia existen con mayor frecuencia para los empleados por hora o no exentos, para quienes una organización generalmente debe hacer un seguimiento de las horas y pagar las horas extraordinarias que exceden las 40 horas a la semana.
El Acta de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés), que rige el pago de las horas extraordinarias, exige el mantenimiento de registros de tiempo de trabajo .
Además, los empleados para quienes se realiza un seguimiento de la asistencia a menudo realizan trabajos que dependen de que otros empleados estén presentes. Dichos trabajos incluyen el trabajo de la línea de producción en una instalación de fabricación.
Una política de asistencia a veces se usa indistintamente con una política de ausentismo. Sin embargo, una política de asistencia se define mucho más estrictamente y se limita a la asistencia, a diferencia de las políticas de ausentismo que abordan los problemas de gestión del ausentismo .
Un ejemplo de sistema de asistencia sin fallas
Un sistema sin puntos de falla es un ejemplo de una política de asistencia efectiva. El objetivo de este sistema es recompensar la buena asistencia y eliminar el empleo de personas con registros de asistencia pobres. Debido a que usa un sistema de puntos y no excusa las ausencias , deja a los gerentes y supervisores fuera del rol de juez y jurado.
Es un sistema objetivo que coloca la responsabilidad y la responsabilidad de la asistencia en el hombro del empleado, que es donde debería estar.
En un sistema de asistencia sin fallas, las ausencias se pueden registrar usando este sistema:
- Cada ausencia = 1 punto (sin ocurrencias de varios días)
- Cada entrada tardía (tarde) o salida temprana = 1/2 punto
- Cada no-show para el trabajo = 2 puntos
- Cada devolución sin llamada previa = 1 punto
- Cada trimestre libre de ausencia elimina todos los puntos y recompensa al empleado con un día libre con sueldo.
- Cada empleado comienza fresco, sin puntos, cada año.
Acción disciplinaria progresiva acompaña un sistema de asistencia sin culpa. Si un empleado gana una cierta cantidad de puntos, recibe una advertencia que empeora progresivamente. Un sistema como este permite que tanto el empleador como el empleado sepan exactamente cuáles serán las consecuencias para la baja asistencia.
- 7 puntos = advertencia verbal
- 8 puntos = advertencia escrita
- 9 puntos = 3 días de suspensión
- 10 puntos = terminación
Es importante que sus empleados cumplan con la política de asistencia detallada que incluye recompensas y sanciones por la asistencia horaria de los empleados.