Puede administrar la asistencia de los empleados para reducir los problemas de asistencia. Usted debe asumirlo como un componente importante de cualquier trabajo de administración o supervisión.
A continuación se detalla cómo administrar y fomentar la asistencia. Use estos cinco pasos para alentar la asistencia de los empleados al trabajo.
5 pasos para alentar la asistencia de los empleados
En primer lugar, debe tener una forma de rastrear el tiempo que las personas salen del trabajo para garantizar la integridad de su política de tiempo libre pagado (PTO) , su política de licencia por enfermedad y / o su política de vacaciones pagas . Esto también asegura que las reglas de tiempo fuera son las mismas para todos los empleados, lo cual es importante para el sentido de equidad y justicia en el lugar de trabajo.
Cuando los empleados se gestionan en todos los departamentos, debe asegurarse de que lo que John experimenta en el almacén sea la misma política que Mary experimenta en la oficina. Los empleados notan cuando los empleados son tratados de manera diferente y este tratamiento dispar crea problemas con la motivación y el compromiso.
Esto es especialmente importante para gestionar las ausencias no programadas para las cuales muchos lugares de trabajo tienen problemas con la cobertura laboral.
Alentar la asistencia de los empleados es importante para cualquier estación de trabajo orientada al cliente. La asistencia también es crítica cuando el trabajo de un empleado depende del trabajo del empleado anterior en trabajos tales como fabricación o montaje de productos.
Los maestros, los especialistas en atención al cliente, los proveedores de asistencia técnica, los profesionales de atención médica y otros empleados de servicios directos son ejemplos de empleados que tienen estaciones de trabajo en las que los empleados deben trabajar a diario.
De lo contrario, los empleadores no pueden programar y encontrar reemplazos de personal para hacer su trabajo.
Esta asistencia incluye la llegada oportuna a su estación de trabajo también. Por ejemplo, si una enfermera llega tarde a trabajar en la unidad de cuidados intensivos, la enfermera del turno anterior no puede irse a casa para un merecido descanso. Si se espera que un empleado trabaje en una estación intermedia en una línea de ensamblaje, o bien un empleado tiene que trabajar en dos estaciones, lo que es inconveniente e incluso puede poner en peligro al empleado o el empleador tiene que encontrar un reemplazo.
Debe comprometerse a gestionar el ausentismo
En segundo lugar, y probablemente lo más importante, debe gestionar el ausentismo y fomentar la asistencia de los empleados. Esto significa que el empleado debe llamar directamente al supervisor que está capacitado para manejar el ausentismo. Esto comienza con la llamada personal y el supervisor que le dice al empleado que será extrañado y describe el impacto de su ausencia en el lugar de trabajo.
Cada ausencia termina cuando el supervisor da la bienvenida personal al empleado de vuelta al trabajo, fomenta la asistencia de los empleados en el futuro y, una vez más, enfatiza el impacto de la ausencia del empleado en el lugar de trabajo y sus compañeros de trabajo.
No está manteniendo esta conversación con un tono de voz culpable -después de todo, muchas ausencias de los empleados son legítimas y necesarias-, realmente está dando la bienvenida al empleado de regreso al trabajo y reforzando el impacto de una ausencia no programada.
Su conversación debería, una vez más, describir el impacto que la ausencia tuvo en los empleados y el lugar de trabajo.
Habilite la flexibilidad en el lugar de trabajo siempre que sea posible
Tercero, si es posible, permita flexibilidad con los horarios en su lugar de trabajo para que un empleado con una cita temprana con el médico o un niño enfermo, como ejemplos, pueda trabajar más tarde o venir más temprano para recuperar el tiempo.
Las mujeres, lamentablemente, según las cifras del Departamento de Trabajo de EE. UU., Experimentan más problemas de asistencia relacionados con asuntos familiares. Especialmente madres solteras, que no tienen una red de seguridad de la familia o una pareja para ayudar con cuestiones relacionadas con el cuidado de los niños, luchan con la asistencia, en mi experiencia.
Por lo tanto, esta flexibilidad en el lugar de trabajo también puede incluir la posibilidad de compartir trabajos , programar días u horas flexibles , y trabajar desde casa, o trabajar a distancia , de acuerdo con las pautas.
No soy un gran admirador del tiempo compensatorio o de compilación porque creo que fomenta una actitud de reloj vigilante. Esto no está de acuerdo con la mentalidad de lograr todo el trabajo y los objetivos que busco en un empleado exento o asalariado . Pero, los trabajos exentos son también los trabajos que con mayor frecuencia permitirán la flexibilidad para el empleado y el empleador.
Recompensas y reconocimiento para empleados
En cuarto lugar, las recompensas y el reconocimiento por la asistencia positiva de los empleados pueden marcar la diferencia. Si bien no desea que la gente sienta que su empleador debe pagarles más por hacer su trabajo, sí desea que sepan que usted aprecia y respeta su asistencia positiva.
En algunos casos, especialmente con empleados no exentos , y para reducir las ausencias no programadas, es posible que desee crear recompensas monetarias reales en la política de asistencia de sus empleados . Estas políticas enfatizan la asistencia gratificante durante un cierto número de días. Con la parte de reconocimiento de empleados de su política de asistencia, desea enfatizar los días de asistencia, no el acto de disminuir las ausencias.
Demasiadas políticas de asistencia se enfocan en el lado del castigo de la ecuación. Un mayor énfasis en las recompensas por asistencia positiva podría darle más dinero por su dinero. Sin embargo, una política de asistencia exitosa y motivacional debe enfocarse en ambos.
Proporcionar consecuencias si el empleado no puede asistir al trabajo de manera oportuna
Finalmente, como con cualquier responsabilidad laboral, un empleado debe experimentar consecuencias si el empleado está fallando en su asistencia laboral. ¿A quiénes son las consecuencias más importantes? A todos los empleados que tienen buena asistencia, trabajan duro y su moral y motivación personal se ven afectadas por las personas que tienen poca asistencia. La disciplina progresiva es fundamental, comenzando con el coaching y la retroalimentación , y siguiendo los pasos de la gestión de asistencia mencionados anteriormente. Sus empleados asistentes se lo agradecerán.