Cómo desarrollar una política de la compañía

6 Situaciones en el lugar de trabajo que requieren que usted cree una nueva política de la compañía

Identificar la necesidad de una política

Desea contar con las políticas y los procedimientos necesarios para garantizar un lugar de trabajo seguro, organizado, cordial, autoritario y no discriminatorio. Sin embargo, no desea escribir una política para cada excepción al comportamiento aceptado y esperado. El desarrollo de políticas es para muchos empleados, no por las pocas excepciones.

No desea crear un tesoro de políticas que controlan las acciones de sus muchos empleados, cuando todo lo que realmente necesita son políticas suficientes para controlar las acciones de unos pocos.

En consecuencia, no desea crear políticas para cada contingencia, lo que permite muy poca flexibilidad de gestión para abordar las necesidades individuales de los empleados. Por el contrario, desea tener las políticas necesarias, de modo que los empleados nunca sientan que residen en un entorno libre de favoritismo y trato injusto.

Si tiene demasiadas políticas, también aumenta la probabilidad de que sus gerentes las apliquen de manera desigual e injusta. Aumenta la necesidad de desarrollar pautas y herramientas de comunicación para garantizar que las políticas sean justas, se apliquen de manera coherente y se administren bien.

Debe tener un equilibrio saludable cuando desarrolle una nueva política de la compañía. En su mayor parte, no necesitará desarrollar una nueva política de la compañía siempre que se dirija a los empleados que se comportan de forma inapropiada en su lugar de trabajo.

Estos diez pasos lo llevarán a determinar la necesidad de una política mediante la distribución e integración de una política.

Vea estas pautas para ver si se necesita una política

Por cada una de las razones proporcionadas sobre por qué una política puede ser necesaria, se brindan ejemplos de las políticas que podrían incluirse en esa categoría de necesidad de una política. Una política es necesaria:

También puede haber otras razones por las que querrá desarrollar una política. Recuerde, sin embargo, que el mal comportamiento de un empleado no debe requerir una política que afectará a todos los demás empleados.

Articular el objetivo de la política

Una vez que haya determinado que una política es necesaria, determine el objetivo que desea lograr al redactar la política en particular. Cuando sea posible, querrá decirles a los empleados por qué está implementando la política.

Necesita suficientes detalles en la política para que la posición de la empresa sea clara, pero nunca podrá cubrir todas las situaciones potenciales abordadas por la política.

En consecuencia, el objetivo con una política es corto y simple. Reconozca que esto puede no ser posible con las políticas sobre áreas tales como el enfoque de la compañía con respecto a la Ley de Licencia y Medicina Familiar , la investigación de discriminación o reclamo, o el sistema de disciplina progresiva.

Pero, ¿cuánto puede decir realmente sobre la conducción mientras habla en un teléfono inteligente? Por lo tanto, use el sentido común a medida que determina el resultado que desea de su política.

Recopilar información

Esta sección de TheBalance.com proporciona ejemplos de políticas al igual que muchos otros sitios web, aunque otras compañías cobran con frecuencia por sus políticas. Incluso los sitios web que cobran, proporcionan muestras gratuitas para que pueda probar sus políticas.

Tendrá problemas para encontrar una política de muestra que sea exactamente adecuada para las circunstancias, el idioma y la cultura de su empresa. Sin embargo, investigue en línea y encuentre ejemplos de políticas para proporcionar una base para revisar políticas de muestra en lugar de escribir su política desde cero.

También puede suscribirse a un servicio que proporciona ejemplos tales como políticas de recursos humanos y ejemplos. Las fuentes de políticas externas también se proporcionan en este directorio de ejemplos de políticas . Finalmente, la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) proporciona ejemplos de políticas para los miembros.

En algunos casos, es posible que desee hablar con su abogado especializado en derecho laboral. Los bufetes de abogados escriben políticas genéricas para sus clientes que también puede personalizar según sus necesidades. Especialmente cuando una nueva ley se aprueba o el Departamento de Trabajo emite nuevas reglas, es probable que su abogado desarrolle una política de acompañamiento.

Desarrollar y escribir la política

Con los objetivos y las muestras en la mano, escriba la política usando palabras y conceptos simples. Hable directamente con las personas que leerán, harán cumplir y vivirán según la política.

Después de cada párrafo, hágase las preguntas "qué pasa si" para asegurarse de que la política cubra los aspectos básicos y las excepciones y preguntas normales.

No te obsesiones con esto, sin embargo; como se dijo, ninguna política cubre cada posible contingencia.

Revisa la política

Seleccione varios empleados, o incluso un pequeño grupo piloto, para leer la política y formular las preguntas que puedan tener sobre la política. Esta revisión proporciona comentarios que los empleados podrán entender y seguir la política.

Reescribe la política en función de los comentarios.

Obtener soporte de gestión para la política

Revise la política con los gerentes que deberán dirigir y poner en práctica la política. Querrá tener su apoyo y propiedad de la política . Habrá comenzado este proceso mucho antes, incluso cuando identificó la necesidad de la política, pero el apoyo de la administración a medida que implementa la política es crucial.

Obtener revisión legal de la política

Si la política tiene implicaciones legales, es litigiosa por naturaleza, tiene implicaciones personales para los empleados (como los procedimientos de seguridad), querrá que su abogado revise la política antes de distribuirla más.

Asegúrese de comunicarle a su abogado que no desea que la política se reescriba en términos legales . Desea que se revise la política en cuanto a las implicaciones legales y la redacción adecuada.

Implementar la política

En grupos pequeños, individualmente o en una reunión de la empresa, dependiendo generalmente de la naturaleza controvertida de la política y la facilidad con la que se entenderá, distribuir y revisar la nueva política. Ofrezca a los empleados la oportunidad de hacer preguntas.

La política siempre debe consistir en la política en una hoja de papel con la firma del empleado en una segunda hoja.

Los empleados pueden firmar que recibieron y entienden la política, pero conservan una copia para sus propios archivos.

Ejemplo de declaración de cierre de la política

Esta es una declaración de firma de muestra para usar:

Confirmo haber recibido y comprendido la Política (de su empresa). La política entra en vigencia (Fecha) hasta nuevo aviso.

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Firma del empleado

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Nombre del empleado (Imprimir por favor)

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Fecha

Decida cómo va a comunicar la política en el futuro

Incluya la política en su manual del empleado . También puede desear que la política forme parte de su Orientación para nuevos empleados .

Algunas empresas colocan políticas en su intranet o en una carpeta de políticas en la unidad común de la red informática. Determine si desea distribuir la política por métodos adicionales.

También querrá archivar y fechar las políticas anteriores que reemplaza esta política. Puede necesitarlos para referencia legal u otra referencia en el futuro.

Interpretar e integrar la política

No importa lo que escriba en la política, su aplicación de política posterior y las prácticas de trabajo determinarán el significado real de la política. Piense de manera consistente y justa a medida que interpreta la política a lo largo del tiempo.

Cuando encuentre que sus prácticas difieren de la política escrita, es hora de revisar y volver a escribir la política y el ciclo comienza de nuevo.

Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada por la exactitud y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Solicite asistencia legal o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean las correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.